Câu hỏi “chi phí triển khai ERP tổng thể là bao nhiêu” hiếm khi có một con số duy nhất, vì tổng chi phí là kết quả cộng dồn của nhiều lớp. Lớp dễ thấy nhất là tiền phần mềm và dịch vụ triển khai. Lớp thứ hai là những khoản thường bị quên khi lập kế hoạch, như thời gian của nhân viên nội bộ, làm sạch dữ liệu hay nâng cấp hạ tầng. Lớp thứ ba là các khoản phát sinh khi dự án đã chạy, từ yêu cầu thay đổi đến hỗ trợ sau khi đi vào vận hành. Nếu doanh nghiệp còn cần phát triển thêm tính năng riêng, chi phí phát triển phần mềm cũng phải được tính vào ngay từ đầu. Bài viết này đi qua từng thành phần chi phí và hướng dẫn cách ước tính, lập ngân sách để bạn không bị bất ngờ giữa chừng.
Phí cấp phép (license) là khoản trả để được quyền sử dụng phần mềm. Khoản này có thể tính theo số người dùng, theo số module hoặc theo gói, và có thể trả một lần hoặc thuê bao theo tháng, theo năm. Với các hệ thống ERP của nước ngoài, ngoài chi phí triển khai doanh nghiệp thường còn phải trả phí tư vấn và tiền bản quyền, nên cần hỏi rõ cách tính ngay từ khi nhận báo giá: tính theo từng tên người dùng hay theo số người dùng đồng thời, và mở rộng thêm module có phải trả phí riêng hay không.
Phí bảo trì thường tính định kỳ hằng năm, gắn với quyền nhận bản cập nhật và hỗ trợ kỹ thuật, và có thể tăng theo thời gian. Vì vậy doanh nghiệp nên thương lượng trần tăng giá ngay trong hợp đồng. ERPViet giới thiệu lợi thế là không cần mua bản quyền, đồng thời công bố báo giá ERPViet theo tháng, theo số lượng người dùng và số ứng dụng, giúp doanh nghiệp dễ hình dung chi phí lặp lại hằng kỳ.
Dịch vụ triển khai bao gồm khảo sát hiện trạng, phân tích quy trình, thiết kế giải pháp, cấu hình hệ thống, kiểm thử, đưa vào vận hành và hỗ trợ sau đó. Phí tư vấn có thể được tính theo ngày công hoặc theo gói trọn gói, và thường là phần chiếm nhiều công sức nhất vì phụ thuộc trực tiếp vào số phòng ban, số quy trình và mức độ phức tạp của doanh nghiệp.
Khi so sánh các đề xuất, đừng chỉ nhìn con số phí triển khai ở dòng đầu mà hãy kiểm tra xem báo giá đã gồm chuyển đổi dữ liệu, tích hợp, kiểm thử, đào tạo, chuyển đổi sang hệ thống mới và hỗ trợ sau go-live hay chưa. ERPViet cung cấp dịch vụ triển khai trọn gói để doanh nghiệp có một đầu mối thực hiện từ khảo sát đến vận hành.
Xem thêm: Giới thiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERPViet
Di chuyển dữ liệu gồm trích xuất dữ liệu từ bảng tính hoặc phần mềm cũ, làm sạch, chuyển đổi định dạng, đối chiếu và nạp vào hệ thống mới. Đây là phần công việc thường bị đánh giá thấp lúc lập kế hoạch, và nhiều chuyên gia xếp dữ liệu vào nhóm khoản chi đáng kể nhất trong hầu hết các dự án ERP. Dữ liệu càng nhiều năm, càng nhiều nguồn thì công sức càng lớn.
Tích hợp là chi phí kết nối ERP với các hệ thống còn lại như bán lẻ POS, thương mại điện tử, hóa đơn điện tử hay ngân hàng. Mỗi kết nối riêng lẻ có thể nhỏ nhưng tổng của chúng thì không, nên phạm vi tích hợp cần được liệt kê đầy đủ trước khi chốt giá. Phân hệ kế toán của ERPViet có thể đồng bộ với hóa đơn điện tử và hỗ trợ import sổ phụ ngân hàng, đây là hai điểm kết nối quan trọng mà doanh nghiệp nên hỏi rõ khi triển khai.
Xem thêm: Phần mềm quản lý ngân hàng điện tử
Chi phí phát triển phần mềm phát sinh khi nghiệp vụ của doanh nghiệp có điểm đặc thù mà chức năng chuẩn chưa đáp ứng, ví dụ báo cáo riêng, biểu mẫu riêng hay luồng phê duyệt riêng. Các hệ thống ERP viết theo yêu cầu thường có giá khá cao, nên doanh nghiệp cần khảo sát giá và xác định kỹ phần nào thật sự cần tùy chỉnh trước khi quyết định.
Tùy chỉnh không chỉ tốn tiền một lần mà còn kéo theo chi phí dài hạn, vì mỗi lần nâng cấp phiên bản đều phải kiểm tra lại các phần đã sửa. Khi cần phát triển thêm, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu và bài viết Lập trình ERP là gì? Tầm quan trọng và các yếu tố cần lưu ý để hiểu những yếu tố cần cân nhắc.
Đào tạo gồm tập huấn cho nhóm người dùng chủ chốt, hướng dẫn cho người dùng cuối và xây dựng tài liệu. Chi phí này không chỉ là phí giảng viên mà còn là thời gian nhân viên rời công việc hằng ngày để học hệ thống mới. Quản lý thay đổi bao gồm truyền thông nội bộ, giải thích lý do triển khai và có sự cam kết rõ ràng từ lãnh đạo.
Nếu bỏ qua khoản này, doanh nghiệp thường phải trả giá ở giai đoạn sau: người dùng nhập sai dữ liệu, quay lại làm thủ công song song hoặc liên tục nhờ hỗ trợ. ERPViet có dịch vụ đào tạo sử dụng phần mềm cùng bộ hướng dẫn sử dụng để người dùng làm quen nhanh hơn.
Với mô hình On-premise, doanh nghiệp tự đầu tư máy chủ, giấy phép cơ sở dữ liệu, lưu trữ, sao lưu, bảo mật, hệ thống mạng và nhân sự quản trị, nên phần lớn chi phí dồn vào năm đầu tiên. Ngoài ra còn có thiết bị đầu cuối cho từng nghiệp vụ, chẳng hạn phân hệ kho của ERPViet hỗ trợ thiết bị cầm tay PDA và máy quét mã vạch cho thao tác kho nhanh hơn.
Với mô hình đám mây, phần lớn chi phí hạ tầng được chuyển thành phí thuê bao, giúp giảm đầu tư ban đầu. ERPViet có dịch vụ cho thuê Cloud ERP cho doanh nghiệp không muốn tự vận hành máy chủ. Dù chọn mô hình nào, doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí qua nhiều năm thay vì chỉ nhìn chi phí khởi điểm.
Đưa hệ thống vào vận hành không phải là điểm kết thúc mà là bắt đầu của một giai đoạn chi phí mới. Giai đoạn ổn định sau go-live thường phát sinh nhiều yêu cầu hỗ trợ, từ lỗi nhỏ, điều chỉnh cấu hình đến câu hỏi của người dùng. Về lâu dài còn có chi phí cập nhật, nâng cấp phiên bản và tinh chỉnh khi doanh nghiệp thay đổi quy trình.
Doanh nghiệp nên làm rõ trước phạm vi hỗ trợ, thời gian phản hồi, kênh liên hệ, và việc tính phí theo giờ hay theo gói hằng năm. Trong dịch vụ Cloud ERP, ERPViet nêu lộ trình gồm demo theo nhu cầu, báo giá các gói dịch vụ, đào tạo theo kế hoạch và hỗ trợ triển khai trực tuyến 24/7, là các điểm đáng đưa vào bảng so sánh khi đánh giá nhà cung cấp.
Nhân viên của doanh nghiệp phải tham gia khảo sát yêu cầu, xác nhận thiết kế, kiểm thử và học hệ thống, nhưng thời gian này không nằm trên hóa đơn nào nên rất dễ bị bỏ sót. Nhiều tài liệu về chi phí ERP xếp nhân sự nội bộ vào nhóm chi phí ẩn lớn nhất. Dự án cần ít nhất một lãnh đạo bảo trợ, một quản lý dự án và những người dùng chủ chốt đại diện từng phòng ban.
Khi nhân sự chủ chốt dồn sức vào dự án, công việc thường ngày của họ phải có người đảm nhận, bằng cách tuyển tạm, phân công lại hay tăng ca. Nếu không bố trí người thay thế, chi phí không biến mất mà chuyển thành sự chậm trễ ở những việc khác. Doanh nghiệp nên quy đổi thời gian tham gia dự án ra giờ công để đưa vào ngân sách một cách rõ ràng.
Ngoài hạ tầng cơ bản ở phần I, quá trình triển khai thường làm lộ ra những nhu cầu bổ sung như nâng cấp đường truyền, thiết bị mạng ở chi nhánh hoặc kho, thay máy tính cũ, thêm máy in tem nhãn, thêm môi trường kiểm thử riêng hay mở rộng dung lượng lưu trữ khi dữ liệu tăng lên. Đây là các khoản nhỏ lẻ nhưng cộng lại có thể thành con số đáng kể.
Khi số người dùng hoặc số chi nhánh tăng, hệ thống cũng chịu tải lớn hơn và có thể cần nâng cấp thêm. Cách tốt nhất là khảo sát hạ tầng hiện có từ sớm, ghi nhận những điểm cần cải thiện và quyết định xem mô hình đám mây có giúp giảm bớt các khoản này hay không.
Dữ liệu cũ hiếm khi sẵn sàng để chuyển ngay: khách hàng bị trùng, mã hàng không thống nhất, thông tin còn thiếu hoặc sai định dạng. Việc làm sạch phải được thực hiện trước khi chuyển, và thường do nhân viên nội bộ gánh thêm hoặc phải thuê hỗ trợ, đồng thời họ còn phải tham gia thiết kế, kiểm thử và đào tạo.
Các việc cần làm gồm chuẩn hóa danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, đối chiếu số dư kế toán và tồn kho, và xác nhận lại với bộ phận nghiệp vụ. Nếu dữ liệu không được chuẩn bị kỹ, thời gian chạy song song hệ thống cũ và mới sẽ kéo dài, khiến nhân viên phải xử lý mọi giao dịch hai lần và làm chi phí tăng lên.
Yêu cầu mới thường xuất hiện khi người dùng nhìn thấy hệ thống chạy thật: thêm một báo cáo, thay đổi một bước phê duyệt, bổ sung một đối tượng cần quản lý. Doanh nghiệp không lập kế hoạch kỹ từ đầu là nhóm dễ gặp chi phí ẩn và vượt ngân sách nhất. Việc nhân sự chủ chốt bị phân tán cũng làm dự án kéo dài hơn dự tính.
Cách kiểm soát hiệu quả là thiết lập quy trình yêu cầu thay đổi: mô tả yêu cầu, đánh giá tác động đến chi phí và thời gian, rồi mới phê duyệt. Bên cạnh đó, nhiều tài liệu tham khảo quốc tế khuyến nghị đặt khoản dự phòng ở mức hai chữ số phần trăm ngân sách, để sẵn sàng xử lý các phát sinh mà không phải xin thêm ngân sách giữa chừng.
Xem thêm: ERP và dịch vụ thuê ngoài (Outsourcing): Giải pháp quản lý toàn diện trong kỷ nguyên số
Trước khi xin báo giá, doanh nghiệp nên kiểm kê những gì đang có: phần mềm đang sử dụng, dữ liệu hiện hữu, hạ tầng máy chủ và mạng, năng lực của đội ngũ IT và những người dùng có thể tham gia dự án. Bước này giúp biết điểm xuất phát thay vì để nhà cung cấp tự giả định.
Kết quả kiểm kê cho biết nên chọn mô hình On-premise hay đám mây, dự án có cần bố trí người thay thế hay không, và hệ thống nào cần được tích hợp hoặc ngừng sử dụng. Chi phí duy trì các hệ thống cũ trong giai đoạn chuyển tiếp cũng nên được tính vào ngân sách ngay từ đầu.
Hãy gửi cùng một bản mô tả yêu cầu cho hai hoặc ba nhà cung cấp để so sánh công bằng, và đề nghị họ tách riêng từng hạng mục: license, triển khai, tùy chỉnh, chuyển đổi dữ liệu, tích hợp, đào tạo và hỗ trợ. Khi các báo giá được trình bày theo cùng một khung, doanh nghiệp dễ phát hiện khoản nào chưa được tính.
Ngoài báo giá, nên yêu cầu xem demo, dùng thử hệ thống và hỏi chi phí của năm thứ hai, thứ ba. ERPViet có trang báo giá công khai và cho phép đăng ký dùng thử, giúp doanh nghiệp trải nghiệm thực tế trước khi so sánh các đề xuất.
Xem thêm: Tham khảo bảng giá phần mềm ERP online
Phạm vi là yếu tố quyết định độ chính xác của báo giá. Doanh nghiệp nên liệt kê các quy trình cần số hóa, các phân hệ, số người dùng, số chi nhánh và kho, các kết nối với hệ thống khác và các báo cáo cần có, rồi phân loại thành bắt buộc, nên có và có thì tốt.
Từ đó có thể chia dự án thành các giai đoạn, quyết định hạng mục nào làm trước và hạng mục nào để lại sau, và ghi rõ vào tài liệu phạm vi. Mọi thay đổi sau đó đi qua quy trình yêu cầu thay đổi để chi phí không bị trượt dần. Doanh nghiệp theo ngành có thể xem thêm giải pháp ERP cho doanh nghiệp sản xuất hoặc cho doanh nghiệp phân phối để xác định phạm vi sát hơn.
Ngân sách đầy đủ cần gộp mọi hạng mục đã nêu: phần mềm, dịch vụ triển khai, tùy chỉnh, dữ liệu, tích hợp, đào tạo, hạ tầng, nhân sự nội bộ và hỗ trợ sau triển khai. Nên tách chi phí một lần với chi phí định kỳ và tính tổng chi phí sở hữu trong nhiều năm thay vì chỉ năm đầu.
Sau đó thêm khoản dự phòng, chia ngân sách theo từng giai đoạn của dự án và theo dõi thực chi so với kế hoạch theo định kỳ, chẳng hạn hằng tháng. Việc phân công người chịu trách nhiệm phê duyệt các khoản phát sinh sẽ giúp ngân sách không bị vượt mà không ai hay biết.
Các hướng tiết kiệm phổ biến gồm ưu tiên phân hệ theo nhu cầu kinh doanh, hạn chế tùy chỉnh ở những nơi không tạo khác biệt, cân nhắc mô hình đám mây để giảm đầu tư hạ tầng, đàm phán điều khoản cấp phép và trần tăng giá, và đầu tư đào tạo ngay từ đầu để giảm chi phí hỗ trợ về sau.
Với ERPViet, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ vài phân hệ cần thiết nhất rồi mở rộng dần khi nhu cầu tăng, không cần mua bản quyền và không bị phụ thuộc vào một đơn vị cung ứng phần mềm. Bạn có thể đăng ký dùng thử để xác định phân hệ nào thật sự cần trước khi lập ngân sách chính thức.
Chi phí triển khai ERP tổng thể là tổng của nhiều khoản: phần mềm và license, dịch vụ triển khai, dữ liệu, tích hợp, tùy chỉnh, đào tạo, hạ tầng, nhân sự nội bộ và hỗ trợ lâu dài. Con số cuối cùng khác nhau ở mỗi doanh nghiệp vì phụ thuộc vào quy mô, phạm vi, mô hình triển khai và chất lượng dữ liệu hiện có.
Để có con số sát với thực tế, hãy bắt đầu bằng việc xác định phạm vi và kiểm kê nguồn lực hiện có, sau đó yêu cầu báo giá theo từng hạng mục. Bạn có thể xem báo giá ERPViet, đăng ký dùng thử hoặc liên hệ đội ngũ ERPViet để được tư vấn theo hiện trạng doanh nghiệp.
| ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ TRIỂN KHAI ERPVIET |
| Chuyển đổi số doanh nghiệp với giải pháp công nghệ của IZISolution! Đăng ký ngay để nhận sự tư vấn chuyên sâu, đội ngũ chuyên gia tận tâm của chúng tôi sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và khám phá những cơ hội đầy tiềm năng trong thế giới số. ĐĂNG KÝ NGAY |
Văn phòng Hà Nội: Tầng 7, Tòa nhà Hoàng Ngọc, Số 4, Ngõ 82, Phố Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam
[email protected]
0936 468 469
