15 điều phải thực hiện để triển khai ERP thành công

I. Lưu ý lựa chọn phần mềm ERP 

1. Doanh nghiệp cần hiểu vì sao mình cần triển khai ERP

2. Tổng hợp các yêu cầu của các phòng ban

3. Ưu tiên các chức năng cần thiết 

4. Sắp xếp con người, quy trình và công nghệ 

Một khía cạnh quan trọng khác của lựa chọn và thực hiện là liên kết chiến lược. Một chiến lược kỹ thuật số được xác định rõ ràng là rất cần thiết. Điều quan trọng là phải có lộ trình chiến lược với KPI phù hợp và đảm bảo đúng tiến độ.

Con người và quy trình cũng phải phù hợp với chiến lược đã xác định để đảm bảo dự án thành công. Các dự án triển khai ERP thành công là những dự án tập trung vào cải thiện quy trình vận hành và giúp nhân viên phát triển năng lực kỹ thuật số. 

>>> 6 tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP 

II. Thay đổi tổ chức và quản lý quy trình kinh doanh

1. Tập trung vào trải nghiệm khách hàng

Chúng tôi thường sử dụng cách tiếp cận từ trên xuống để quản lý quy trình nghiệp vụ. Điều này cho phép các công ty thấy các quy trình trên các chức năng và các đơn vị kinh doanh để loại bỏ dư thừa, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và tạo ROI.

Amazon là một ví dụ hoàn hảo về việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Tất nhiên, không phải tổ chức nào cũng có thể đáp ứng chi phí đắt đỏ của công nghệ như Amazon, nhưng các doanh nghiệp chắc chắn có thể xem họ như một mô hình.

2. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ

Doanh nghiệp cần xác định quy trình nào cần chuẩn hóa. Các công ty nên xem xét tiêu chuẩn hóa một số quy trình của họ dựa trên các thực tiễn để quá trình triển khai ERP thành công. 

>>> Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình nghiệp vụ trước khi triển khai ERP 
>>> 5 điều doanh nghiệp cần thực hiện trước khi triển khai ERP

3. Xác định KPI

Từ quan điểm hoạt động, KPI có vai trò rất quan trọng để xác định mục tiêu dự án bởi vì bạn cần một số phép đo thành công, không chỉ trong quá trình thực hiện, mà sau khi bạn đã đi vào hoạt động.

4. Xây dựng kế hoạch truyền thông về việc triển khai ERP

Việc áp dụng công nghệ vào hoạt động trong doanh nghiệp thường gặp khó khăn bởi yếu tố con người. Vì vậy, doanh nghiệp cần có một kế hoạch truyền thông, đánh giá sự sẵn sàng của các cá nhân trong doanh nghiệp.

Việc triển khai ERP và các sáng kiến ​​chuyển đổi kinh doanh làm thay đổi căn bản quy trình và hoạt động chính của tổ chức. Vì vậy, các công ty nên phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi, xem xét các thay đổi từ các quan điểm khác nhau như văn hóa, cấu trúc, quy trình làm việc, quy trình và nhận thức về kỹ thuật số.

>>> Triển khai phần mềm cần làm gì? Vai trò các bên tham gia cùng cách thức triển khai để thành công 

III. Lưu ý khi triển khai ERP

1. Tránh vượt ngân sách

Người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm cần tính đến các yếu tố như: thêm các tùy chỉnh, thêm ứng dụng, phí tư vấn, yếu tố nhân sự, và các vấn đề tổ chức không lường trước được. 

2. Tránh vượt kế hoạch thời gian triển khai ERP

Nhà quản lý cần xác định thời gian phù hợp cho quá trình triển khai ERP. Người phụ trách nên trao đổi kỹ với các bên gửi yêu cầu và nhà triển khai đồng thời thêm cả thời gian dự trù để đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch.

3. Tập trung vào việc triển khai các chức năng cơ bản

Nhiều công ty nghĩ rằng họ cần tất cả các chức năng mới nhất thì mới nhận được lợi ích cũng bởi công nghệ mới, người dùng đang tìm cách tận dụng thông tin và dữ liệu khác nhau. Tuy nhiên, khi các công ty đang triển khai các chức năng cơ bản là họ đã đang nhận được tất cả các loại lợi ích. 

4. Tập trung vào quản lý thay đổi

Doanh nghiệp cần tập trung vào quản lý thay đổi. Việc áp dụng nhân viên quyết định sự thành công của dự án ERP. Nếu các thành viên trong nhóm không cam kết tham gia vào dự án, họ sẽ không tập trung vào dự án. Từ đó, dự án sẽ không thể đi theo đúng tiến độ đã đề ra. Và nguy cơ thất bại là rất lớn.  

>>> 4 mẹo để quản lý thay đổi thành công   

5. Xác định phương pháp thực hiện

Doanh nghiệp nên xác định phương pháp thực hiện phù hợp với lộ trình phát triển của doanh nghiệp hoặc dựa trên các yếu tố đặc thù của doanh nghiệp. 

6. Đồng hành cùng chuyên gia triển khai ERP

Doanh nghiệp cần đồng hành với một chuyên gia giàu chuyên môn về ERP. Nhà triển khai ERP thường sẽ cử chuyên gia đồng hành với đội ngũ của doanh nghiệp để đảm bảo chuẩn hóa từ dữ liệu đến đào tạo người dùng để đảm bảo cấp nhân viên có thể sử dụng thành thạo. 

7. Xác định thành công ERP

Các tổ chức sẽ có định nghĩa thành công khác nhau về việc triển khai ERP. 

Đối với các chủ doanh nghiệp, thành công có thể là đã tối đa hóa quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu khó khăn cho nhân viên, giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp, vẫn tạo ra giá trị cho khách hàng,…hoặc là đã có các đổi mới. 

Từ góc độ người dùng cuối, thành công có thể giống như khả năng thực hiện công việc hiệu quả hơn. Khi mọi người được đào tạo về các hệ thống, họ nhận ra tầm quan trọng của dữ liệu.