Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERPViet: ứng dụng CRM - Chăm sóc khách
Nội dung chính của tài liệu hướng dẫn sử dụng Odoo CRM:
1. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PIPELINE TRONG PHẦN MỀM ODOO ERPVIET - ỨNG DỤNG CRM
Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hoạt động là cách hoàn hảo để theo dõi công việc của bạn. Theo đó, bạn sẽ được nhắc nhở về những gì cần phải làm và lên lịch các hoạt động tiếp theo cần thực hiện.
Chức năng quản lý hoạt động cho phép người dùng quản lý các công việc theo thứ tự ưu tiên, có sẵn trên mọi ứng dụng của phần mềm Odoo ERPViet - ứng dụng CRM (chăm sóc khách hàng).
Các hoạt động có thể được lên kế hoạch từ các cuộc hội thoại hoặc trong các khung kanban. Đây là một ví dụ cho cơ hội:
Cài đặt loại hoạt động
Một số loại hoạt động có sẵn theo mặc định trong phần mềm Odoo ERPViet - ứng dụng CRM (ví dụ: cuộc gọi, email, cuộc họp, v.v.). Nếu bạn muốn đặt loại hoạt động mới, hãy đi tới Cài đặt ‣ Cài đặt chung ‣ Loại hoạt động.
Lên lịch họp
Lưu ý: Nếu bạn cần sử dụng các loại hoạt động khác với lịch, hãy lựa chọn loại Meeting.
Theo dõi một chuỗi các hoạt động
Bây giờ, khi một hoạt động được hoàn thành, bạn có thể chọn Đã hoàn thành & lên lịch tiếp theo. Các bước tiếp theo sẽ tự động được đề xuất.
Quản lý cơ hội thất bại trong Odoo CRM
Đánh dấu một cơ hội thất bại
Trong pipeline của bạn, chọn bất kỳ cơ hội nào bạn muốn đánh dấu thất bại. Trong giao diện chi tiết của từng cơ hội, bạn sẽ thấy nút Mark Lost (Đánh dấu thất bại).
Sau đó, bạn có thể chọn lý do thất bại đã có sẵn hoặc tạo một lý do mới.
Quản lý lý do thất bại
Bạn sẽ tìm thấy danh sách lý do thất bại của mình trong Cấu hình ‣ Lý do thất bại.
Bạn có thể đổi tên hoặc tạo mới lý do thất bại từ màn hình này.
Tìm kiếm cơ hội thất bại trong Odoo ERPViet CRM
Để tìm các cơ hội thất bại và tiếp tục thực hiện các hành động khác đối với chúng (gửi email, thực hiện cuộc gọi...), hãy chọn bộ lọc Lost (Thất bại) trong thanh tìm kiếm.
Sau đó bạn sẽ nhìn thấy tất cả các cơ hội đã được đánh dấu thất bại của mình.
Nếu bạn muốn tinh chỉnh, bạn có thể thêm bộ lọc vào Lý do thất bại. Ví dụ, bộ lọc quá đắt.
Khôi phục cơ hội thất bại
Bạn cũng có thể khôi phục nhiều mục từ chế độ xem Kanban khi chúng thuộc cùng một giai đoạn. Chọn Restore Records (Khôi phục các bản ghi) trong các tùy chọn. Bạn cũng có thể lưu trữ theo cách tương tự.
Để chọn cơ hội cụ thể, bạn nên chuyển sang chế độ xem danh sách.
Sau đó, bạn có thể tùy ý chọn các cơ hội và hành động bạn muốn thực hiện.
Quản lý nhiều nhóm bán hàng trong Odoo CRM
Trong phần mềm Odoo ERPViet, bạn có thể quản lý nhiều nhóm bán hàng, bộ phận hoặc kênh với các quy trình bán hàng cụ thể. Để thực hiện điều này, Odoo sử dụng khái niệm Sale Channel (Kênh bán hàng).
Tạo kênh bán hàng mới
Để tạo Kênh bán hàng, hãy chuyển đến Configuration (Cấu hình) ‣ Sale Channels (Kênh bán hàng).
Ở đó bạn có thể đặt email alias. Mỗi tin nhắn được gửi đến địa chỉ email đó sẽ tạo ra một khách hàng tiềm năng/cơ hội.
Thêm thành viên vào kênh bán hàng của bạn
Bạn có thể thêm thành viên vào bất kỳ kênh nào; bằng cách đó, khi tham gia, các thành viên mới có thể nhìn thấy cấu trúc pipeline của kênh bán hàng. Bất kỳ khách hàng tiềm năng/cơ hội nào được giao cho họ sẽ liên kết với kênh bán hàng.
Điều này sẽ giúp người quản lý nhóm dễ dàng theo dõi thông tin.
Nếu bây giờ bạn tiến hành lọc theo một kênh cụ thể trong pipeline của mình, bạn sẽ tìm thấy tất cả các cơ hội của nó.
Bảng điều khiển kênh bán hàng
Để xem nhanh các hoạt động và kết quả của bất kỳ kênh bán hàng nào, người quản lý bán hàng có thể truy cập Dashboard (Bảng điều khiển) của kênh bán hàng và theo dõi các báo cáo.
Dashboard được chia sẻ với toàn bộ hệ sinh thái, tổng hợp thông tin của mọi luồng doanh thu bao gồm: Bán hàng, Thương mại điện tử, PoS, ...
➡️ So sánh các phần mềm chăm sóc khách hàng CRM
2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ODOO ERPVIET: QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TIỀM NĂNG (LEAD)
Chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành cơ hội
Hệ thống có thể tạo ra lead (khách hàng tiềm năng) thay vì cơ hội, với mục đích bổ sung thêm một bước thẩm định trước khi chuyển đổi Khách hàng tiềm năng thành Cơ hội và giao cho những người bán hàng phù hợp. Bạn có thể kích hoạt chế độ này từ phần Cài đặt ứng dụng CRM trong phần mềm Odoo ERPViet. Nó áp dụng cho tất cả các kênh bán hàng mặc định của bạn. Nhưng bạn có thể cụ thể hóa và áp dụng riêng cho một số kênh cụ thể thông qua biểu mẫu cấu hình.
Hướng dẫn sử dụng Odoo CRM: Cấu hình
Để sử dụng tính năng này, hãy truy cập CRM ‣ Configuration (Cấu hình) ‣ Setting (Cài đặt) và kích hoạt tính năng Lead.
Sau khi cấu hình, bạn sẽ nhìn thấy sự xuất hiện của 1 menu phụ Lead trong menu chính pipeline của ứng dụng CRM.
Chuyển đổi một lead (khách hàng tiềm năng) thành một cơ hội
Nếu trước đó trên hệ thống đã tồn tại cơ hội trùng với các thông tin bạn thu được, phần mềm Odoo ERPViet sẽ tự động đề xuất hợp nhất cơ hội. Tương tự, Odoo cũng sẽ tự động đề nghị bạn liên kết với một khách hàng hiện tại nếu khách hàng đó đã tồn tại.
Tạo khách hàng tiềm năng/cơ hội từ email
Tự động hóa việc tạo khách hàng tiềm năng/cơ hội sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả công việc của bạn. Theo mặc định, bất kỳ email nào được gửi tới sales@database_domain.ext sẽ tạo cơ hội trong pipeline mặc định của kênh bán hàng.
Cấu hình bí danh email trong Odoo CRM
Mỗi kênh bán hàng có thể có email alias riêng, để tạo khách hàng tiềm năng/cơ hội được gán tự động cho kênh đó. Việc này giúp bạn quản lý các nhóm bán hàng hiệu quả hơn. Bạn có thể cấu hình các kênh bán hàng bằng việc truy cập Configuration (Cấu hình) ‣ Sale Channels (Kênh bán hàng).
Tạo khách hàng tiềm năng/cơ hội từ trang liên hệ trên website
Tự động hóa việc tạo khách hàng tiềm năng/cơ hội sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả của bạn. Bất kỳ khách truy cập nào sử dụng biểu mẫu liên hệ trên trang web của bạn sẽ tự động tạo ra khách hàng tiềm năng/cơ hội trong pipeline.
Sử dụng liên hệ với chúng tôi trên trang web của bạn
Trước tiên bạn nên vào ứng dụng trang web của bạn.
Với việc cài đặt ứng dụng Odoo CRM, bạn sẽ có thể sử dụng ngay lập tức biểu mẫu liên hệ trên trang web Odoo, từ đó có thể tự động đổ lead/cơ hội về hệ thống.
Để thay đổi thành kênh bán hàng cụ thể, hãy truy cập Website ‣ Configuration (Cấu hình) ‣ Settings (Cài đặt) trong Communication, bạn sẽ tìm thấy thông tin Biểu mẫu liên hệ, bạn có thể thay đổi Kênh bán hàng hoặc Người bán hàng.
Tạo một biểu mẫu liên hệ tùy chỉnh trong Odoo ERPViet CRM
Bạn có thể muốn biết thêm từ khách truy cập của mình khi họ điền thông tin vào biểu mẫu. Bạn có thể sẽ cần phải xây dựng một form liên lạc tùy chỉnh trên trang web của bạn. Những biểu mẫu liên hệ đó có thể tạo ra nhiều loại bản ghi trong hệ thống (email, khách hàng tiềm năng/cơ hội, nhiệm vụ dự án, trợ giúp, ...)
Cấu hình
Bạn sẽ cần cài đặt module Form Builder có sẵn trong Odoo Enterprise.
Tạo một biểu mẫu liên hệ tùy chỉnh
Từ bất kỳ trang nào bạn muốn chỉnh sửa biểu mẫu liên hệ, hãy sử dụng trình tạo biểu mẫu trong trang và lựa chọn tất cả các trường bạn muốn.
Chú thích: Nếu một khách truy cập sử dụng biểu mẫu liên hệ hai lần, thông tin được điền lần thứ 2 sẽ được thêm vào khách hàng tiềm năng/cơ hội đầu tiên.
Tạo lead thay vì tạo cơ hội
Khi sử dụng một biểu mẫu liên hệ, bạn nên sử dụng một bước thẩm định trước khi chuyển thành cơ hội. Để thực hiện điều này, hãy kích hoạt Lead trong cài đặt CRM.
Gửi báo giá trong Odoo CRM
Khi một lead đủ điều kiện chuyển thành cơ hội, bạn sẽ cần sử dụng đến chức năng báo giá. Với ứng dụng CRM trong phần mềm Odoo ERPViet, bạn có thể dễ dàng tạo ra một báo giá.
Tạo một báo giá mới
Bằng cách nhấp chuột vào bất kỳ cơ hội hoặc khách hàng tiềm năng nào, bạn sẽ nhìn thấy nút New Quotation (Báo giá mới), sau khi click vào nút này, bạn sẽ được chuyển sang một màn hình mới để tạo và quản lý báo giá của mình.
Bạn có thể theo dõi số lượng báo giá cho một cơ hội cụ thể trong menu Quotations (Báo giá) thu nhỏ trên trang.
Đánh dấu thắng/thua trong Odoo CRM
Bạn có thể đánh dấu cơ hội của mình là thắng hay thua thông qua ứng dụng CRM của phần mềm Odoo ERPViet.
Nếu bạn đánh dấu một cơ hội là thắng, chúng sẽ di chuyển đến cột thắng của bạn trong chế độ xem Kanban. Tuy nhiên, nếu bạn đánh dấu chúng là thua, chúng sẽ được chuyển sang chế độ lưu trữ.
➡️ Khám phá 40 tính năng cải tiến của phần mềm Odoo 13
3. CHỈ ĐỊNH NHÂN VIÊN CHĂM SÓC VÀ THEO DÕI LEAD TRONG ODOO CRM
Theo dõi khách hàng tiềm năng
Theo dõi các hành động của khách hàng trên trang web sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin hơn về sở thích của khách truy cập.
Mỗi trang khách hàng viếng thăm sẽ được ghi lại nếu khách hàng sử dụng form liên hệ trên trang web của bạn.
Cấu hình Odoo ERPViet CRM
Để sử dụng tính năng này, hãy cài đặt module Lead Scoring (Chấm điểm lead) trong trang Ứng dụng (chỉ áp dụng đối với Odoo Enterprise).
Theo dõi một trang web
Truy cập trang tĩnh bạn muốn theo dõi trên trang web của mình và trong tab Promotion (Quảng cáo), bạn sẽ tìm thấy Optimize SEO (Tối ưu hóa SEO)
Ở đó bạn sẽ thấy một Track Page để theo dõi trang này.
Theo dõi các trang khách hàng đã truy cập
Mỗi khi khách hàng tiềm năng được tạo từ biểu mẫu liên hệ, hệ thống sẽ tự động theo dõi các trang được khách đó truy cập. Bạn có hai cách để xem các trang đó, ở góc trên bên phải của khách hàng tiềm năng/cơ hội của bạn, bạn có thể thấy nút Page Views (Lượt xem trang) hoặc ở dưới bạn sẽ thấy chúng trong cuộc trò chuyện.
Cả hai sẽ được cập nhật tự động nếu người xem quay lại trang web của bạn và truy cập nhiều trang hơn.
Nếu khách hàng truy cập cùng 1 trang nhiều lần, Odoo CRM ERPViet sẽ không ghi nhận các truy cập trùng.
Với tính năng này, bạn có thể dễ dàng biết được insight khách hàng!
Chỉ định khách hàng tiềm năng dựa trên tính điểm
Với tính năng Lead Scoring (chấm điểm lead), bạn có thể tự động xếp hạng khách hàng tiềm năng của mình dựa trên các tiêu chí đã chọn.
Ví dụ: bạn có thể chấm điểm khách hàng từ quốc gia của bạn hoặc những người đã truy cập các trang cụ thể trên trang web của bạn cao hơn.
Cấu hình Odoo ERPViet CRM
Để sử dụng tính năng này, hãy cài đặt tính năng Lead Scoring (Chấm điểm lead) trong trang Ứng dụng của bạn (chỉ áp dụng với Odoo Enterprise).
Tạo quy tắc tính điểm
Sau khi cài đặt tính năng Lead Scoring, bạn sẽ thấy một tab mới xuất hiện trong ứng dụng Odoo CRM để quản lý quy tắc tính điểm.
Bạn có thể sửa đổi bất kỳ tiêu chí nào bạn muốn. Bạn cũng có thể thêm các tiêu chí mới.
Hệ thống sẽ tự động quét mỗi giờ một lần và ghi nhận điểm theo đúng quy tắc tính điểm bạn đã thiết lập.
Chỉ định khách hàng tiềm năng
Khi điểm số được tính, khách hàng tiềm năng có thể được chỉ định cho các nhóm cụ thể của cùng một khu vực. Để thực hiện điều này, hãy truy cập CRM ‣ Leads Management ‣ Team Assignation và áp dụng một khu vực cụ thể cho mỗi nhóm. Tên khu vực này có thể bao gồm điểm số.
Xa hơn nữa, bạn có thể chỉ định khu vực cho một nhà cung cấp cụ thể trong nhóm.
Để thực hiện điều này, hãy truy cập CRM ‣ Leads Management (Quản lý lead) ‣ Leads Assignation (Phân bổ lead).
Chú thích: Lead và đội nhóm trong Odoo ERPViet CRM sẽ được phân bổ với tần suất 1 lần/ngày.
Đánh giá và sử dụng các khách hàng tiềm năng chưa được phân bổ
Vào thời điểm áp dụng quy tắc tính điểm, rất có thể một số khách hàng tiềm năng của bạn vẫn chưa được chỉ định. Một số trong số họ vẫn có thể đem đến cơ hội bán hàng vì vậy bạn có thể tận dụng để thực hiện các hoạt động chăm sóc nhằm tối ưu tỷ lệ chốt sale.
Trong trang khách hàng tiềm năng của Odoo CRM, bạn có thể đặt một bộ lọc để tìm khách hàng tiềm năng chưa được chỉ định của mình.
Bạn có thể sử dụng ứng dụng Email Marketing để gửi email hàng loạt cho họ. Bằng cách này, bạn có thể sẽ thu về được một số cơ hội chốt sale cao.
4. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ODOO CRM: PHÂN TÍCH HIỆU SUẤT
Kiểm tra tỷ lệ thắng/thua
Để biết hiệu quả trong pipeline của Odoo CRM, hãy kiểm tra tỷ lệ thắng/thua.
Để truy cập báo cáo này, hãy chuyển đến chế độ xem pipeline của bạn trong tab Báo cáo.
Từ đó, bạn có thể lọc những cơ hội từ kênh bán hàng hoặc từ toàn bộ công ty của bạn, ... Sau đó, bạn có thể nhấp vào bộ lọc và kiểm tra tỷ lệ Thắng/Thua.
Bạn có thể thay đổi phương pháp đo lường theo doanh thu.
Dự báo doanh thu chính xác
Cấu hình các giai đoạn Kanban trong Odoo CRM
Theo mặc định, chế độ xem Odoo ERPViet Kanban có bốn giai đoạn: Mới, Thẩm định, Đề xuất, Thắng. Tương ứng với xác suất thành công 10, 30, 70 và 100%. Bạn có thể thêm các giai đoạn cũng như chỉnh sửa chúng. Bằng cách điều chỉnh xác suất thành công mặc định cho doanh nghiệp của bạn trên các giai đoạn, bạn có thể dự đoán cơ hội chốt sale và doanh số chính xác hơn.
Mỗi một cơ hội của bạn sẽ có xác suất mặc định, bạn có thể sửa chúng trong quá trình trao đổi với khách hàng để cập nhật xác suất gần nhất và chính xác nhất.
Thiết lập doanh thu dự kiến và ngày kết thúc của cơ hội
Khi bạn nhận được thông tin về khách hàng tiềm năng, bạn nên thiết lập doanh thu dự kiến và ngày kết thúc dự kiến. Điều này sẽ cho phép bạn theo dõi tiến độ, dự đoán chính xác hơn về cơ hội chốt sale.
Theo dõi các cơ hội quá hạn hoặc cần đóng sớm
Trong pipeline, bạn có thể lọc các cơ hội quá hạn hoặc cần phải đóng sớm.
Là người quản lý bán hàng, công cụ này sẽ giúp bạn theo dõi và cải thiện quy trình bán hàng của mình.
Theo dõi tổng doanh thu dự kiến
Ở chế độ xem Kanban, bạn có thể theo dõi doanh thu dự kiến cho từng giai đoạn của mình dựa trên doanh thu dự kiến của mỗi cơ hội.
Bạn có thể truy cập CRM ‣ Reporting (Báo cáo) ‣ Pipeline Analysis (Phân tích Pipeline) và thiết lập phương pháp đo lường theo doanh thu dự kiến. Báo cáo này cung cấp cho bạn thông tin chính xác về doanh thu dự kiến, giúp bạn lập kế hoạch và tối ưu hóa mục tiêu tốt hơn.
5. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ODOO CRM: TỐI ƯU HÓA CÔNG VIỆC
Đồng bộ hóa Lịch Google với Odoo ERPViet
Phần mềm Odoo ERPViet - ứng dụng CRM (chăm sóc khách hàng) được tích hợp với Lịch Google, theo đó bạn có thể xem và quản lý các cuộc họp của mình từ cả hai nền tảng.
Thiết lập trong Google
- Đi đến Google APIs Platform để tạo thông tin đăng nhập API lịch của Google. Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn.
- Chuyển đến trang API & Dịch vụ.
- Tìm kiếm Google Calendar API và tích chọn.
- Kích hoạt API.
- Chọn hoặc tạo dự án API để lưu trữ thông tin đăng nhập nếu chưa thực hiện trước đó. Đặt tên để phân biệt (ví dụ: Odoo Sync).
- Tạo thông tin đăng nhập.
- Chọn Trình duyệt web (Javascript) làm nguồn và dữ liệu Người dùng là dữ liệu.
- Sau đó, bạn có thể tạo ID khách hàng. Nhập tên của ứng dụng (ví dụ: Lịch Odoo) và các trang mà bạn sẽ được chuyển hướng. Trường Authorized JavaScript origin (Nguồn JavaScript được ủy quyền) là URL Odoo. URI chuyển hướng được ủy quyền là URL Odoo theo sau là '/google_account/authentication'.
- Chuyển qua bước Màn hình chấp thuận bằng cách nhập tên sản phẩm (ví dụ: Lịch Odoo). Vui lòng kiểm tra các tùy chọn tùy chỉnh (không bắt buộc). Màn hình chấp thuận sẽ chỉ hiển thị khi bạn nhập ID khách hàng trong phần mềm Odoo CRM ERPViet lần đầu tiên.
- Sau đó, bạn sẽ được cung cấp ID khách hàng. Đi đến Credentials (Xác thực) để nhận Bảo mật khách hàng. Cả hai đều được yêu cầu trong Odoo.
Thiết lập trong phần mềm Odoo ERPViet
- Cài đặt Ứng dụng Lịch Google từ menu Ứng dụng hoặc bằng cách chọn tùy chọn trong Settings ‣ General Settings.
- Đi đến Settings ‣ General Settings và nhập ID khách hàng và Bảo mật khách hàng của bạn trong tùy chọn Lịch Google.
- Các thiết lập đã sẵn sàng. Mở Lịch Odoo của bạn và đồng bộ hóa với Google. Ở lần đầu tiên truy cập, bạn sẽ được chuyển hướng đến Google để yêu cầu quyền kết nối. Khi quay lại Odoo, bạn nhấp chuột vào nút đồng bộ hóa. Bạn có thể sử dụng nút này bất kỳ lúc nào khi muốn đồng bộ hóa lịch.
