Một nhà máy sản xuất đồ gỗ mất hàng chục triệu đồng mỗi tháng chỉ vì nguyên vật liệu nhập kho sai số lượng, xuất kho không đúng định mức, và không ai biết chính xác kho còn bao nhiêu ván ép cho đến khi dây chuyền sản xuất... dừng lại giữa chừng. Đây không phải câu chuyện hiếm gặp. Với phần lớn doanh nghiệp sản xuất và phân phối tại Việt Nam, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi phí vận hành, nhưng lại là khâu dễ bị quản lý rời rạc, thủ công và thiếu minh bạch nhất. Đó cũng chính là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến ERP như một lời giải căn cơ cho bài toán quản lý vật liệu.
Trong một hệ thống ERP hiện đại, dữ liệu vật liệu không còn tồn tại độc lập theo từng phòng ban mà được hợp nhất trên một nền tảng duy nhất, kết nối xuyên suốt từ bộ phận mua hàng, kho vận cho đến sản xuất và kế toán. Khi một phiếu nhập nguyên vật liệu được tạo ra tại kho, thông tin sẽ tự động cập nhật vào công nợ nhà cung cấp bên kế toán, đồng thời phản ánh ngay vào tồn kho khả dụng cho bộ phận sản xuất. Cách vận hành "một dữ liệu - một sự thật" này giúp loại bỏ tình trạng mỗi phòng ban có một con số tồn kho khác nhau, vốn là nguyên nhân phổ biến gây ra sai sót và tranh cãi nội bộ trong quản trị vật tư truyền thống.
Với phần mềm quản lý kho của ERPViet, doanh nghiệp có thể tổ chức vật liệu theo nhiều lớp: kho, khu vực, kệ, lô/sê-ri, giúp kiểm soát chính xác vị trí và số lượng của từng loại vật tư trong hệ thống đa kho, đa địa điểm. Song song đó, module quản lý sản xuất tích hợp trực tiếp với dữ liệu vật liệu thông qua định mức nguyên vật liệu (BOM), cho phép mỗi lệnh sản xuất tự động xác định cần bao nhiêu nguyên liệu, lấy từ kho nào, và trừ tồn kho theo thời gian thực ngay khi lệnh sản xuất được thực hiện.
Xem thêm: Sử dụng ERP để theo dõi và kiểm soát tồn kho hiệu quả
Một trong những giá trị cốt lõi mà ERP mang lại cho công tác quản lý vật liệu là khả năng theo dõi theo thời gian thực. Mỗi lần xuất, nhập hay điều chuyển vật liệu giữa các kho đều được ghi nhận đầy đủ thông tin: mã phiếu, điểm đi - điểm đến, đối tác liên quan, chứng từ gốc và trạng thái xử lý. Nhờ đó, người quản lý có thể nắm bắt ngay tình trạng luân chuyển vật tư tại bất kỳ thời điểm nào, phát hiện sớm các phiếu bị chậm trễ hoặc tồn đọng mà không cần chờ đến cuối kỳ kiểm kê mới phát hiện ra vấn đề.
Bên cạnh đó, tính năng hỗ trợ kiểm kê kho trong hệ thống cho phép doanh nghiệp tạo các đợt kiểm kê theo từng kho, từng khu vực hoặc từng thời điểm cụ thể. Khi nhân viên kho nhập số liệu thực tế, hệ thống sẽ tự động so sánh với số liệu tồn kho trên hệ thống và đưa ra chênh lệch, giúp phát hiện kịp thời tình trạng thất thoát hay sai sót nhập xuất. Đối với doanh nghiệp sản xuất, tính năng quản lý định mức nguyên vật liệu còn đi xa hơn: mỗi sản phẩm được quy định rõ cần dùng loại vật liệu nào với số lượng bao nhiêu, công nhân sản xuất buộc phải tuân thủ định mức, và mọi trường hợp thừa thiếu vật liệu đều phải được giải trình cụ thể trên hệ thống.
Xem thêm: Cách sử dụng ERP để quản lý và cấp phát nguồn lực cho các dự án
Trước khi có ERP, phần lớn doanh nghiệp quản lý vật liệu bằng excel hoặc sổ sách rời rạc, dẫn đến việc nhập liệu trùng lặp, tốn nhiều thời gian đối chiếu và tiềm ẩn rủi ro sai lệch số liệu giữa các bộ phận. Khi chuyển sang hệ thống ERP, toàn bộ quy trình từ đề xuất mua vật liệu, tạo đơn mua hàng, nhập kho, xuất kho cho sản xuất đến ghi nhận công nợ kế toán đều được tự động hóa và liên kết chặt chẽ với nhau. Một lệnh sản xuất được tạo ra sẽ tự động kiểm tra tồn kho vật liệu, đề xuất mua bổ sung nếu thiếu hụt, và cập nhật tiến độ theo từng bước xử lý mà không cần nhân viên phải nhập liệu thủ công nhiều lần trên nhiều hệ thống khác nhau.
Việc chuẩn hóa quy trình còn thể hiện rõ qua hệ thống báo cáo tự động theo thời gian thực, bao gồm báo cáo tồn kho, báo cáo xuất/nhập vật liệu, định giá tồn kho và truy xuất nguồn gốc sản phẩm. Nhờ có dữ liệu tổng hợp tức thời, ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định mua sắm, dự trù vật liệu dựa trên số liệu thực tế thay vì cảm tính, đồng thời hạn chế tối đa tình trạng tồn kho vật liệu quá mức gây đọng vốn hoặc thiếu hụt gây gián đoạn sản xuất. Đây cũng là một trong những yếu tố then chốt giúp các dự án triển khai ERP tại doanh nghiệp Việt Nam, như các dự án chuyển đổi số mà IZISolution đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp phân phối và sản xuất, đạt được hiệu quả rõ rệt ngay sau giai đoạn Go-live.
Xem thêm: Lợi ích của hệ thống ERP trong quản trị doanh nghiệp
Xét về mặt vận hành, lợi ích dễ thấy nhất khi ứng dụng ERP vào quản lý vật liệu là giảm thiểu sai sót và thất thoát nhờ mọi giao dịch vật tư đều được ghi nhận, kiểm soát và đối chiếu tự động trên cùng một hệ thống. Doanh nghiệp không còn phải phụ thuộc vào trí nhớ hay sổ sách cá nhân của thủ kho, mọi thông tin về số lượng, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của vật liệu đều minh bạch và có thể truy xuất bất kỳ lúc nào, kể cả khi doanh nghiệp vận hành cùng lúc nhiều kho, nhiều địa điểm khác nhau.
Về mặt chiến lược, quản lý vật liệu hiệu quả bằng ERP còn giúp doanh nghiệp tối ưu dòng vốn lưu động, vì dự trù nguyên vật liệu được tính toán sát với nhu cầu sản xuất thực tế thay vì nhập dư thừa để "phòng hờ". Đồng thời, dữ liệu vật liệu liên thông với kế toán và sản xuất giúp doanh nghiệp tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm, làm căn cứ vững chắc cho việc ra quyết định kinh doanh. Đây chính là lý do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp sản xuất và phân phối tại Việt Nam lựa chọn ERPViet làm nền tảng đồng hành lâu dài trong hành trình chuyển đổi số.
Xem thêm: Triển khai ERP là gì? Quy trình triển khai hệ thống ERP hiệu quả trong thực tế
| ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ TRIỂN KHAI ERPVIET |
| Chuyển đổi số doanh nghiệp với giải pháp công nghệ của IZISolution! Đăng ký ngay để nhận sự tư vấn chuyên sâu, đội ngũ chuyên gia tận tâm của chúng tôi sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và khám phá những cơ hội đầy tiềm năng trong thế giới số. ĐĂNG KÝ NGAY |
Văn phòng Hà Nội: Tầng 7, Tòa nhà Hoàng Ngọc, Số 4, Ngõ 82, Phố Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam
contact@izisolution.vn
0936 468 469
