Triển khai ERP: Cách tránh Bẫy chi phí điển hình

Tâm lý lo lắng khi triển khai ERP là tâm lý hoàn toàn bình thường bởi quá trình này yêu cầu doanh nghiệp cần phải xử lý rất nhiều vấn đề, đặc biệt là các vấn đề về ngân sách, tài chính. Nhiều quyết định có ảnh hưởng đến ngân sách doanh nghiệp các năm tiếp theo, thậm chí là hàng thập kỷ. Vì vậy, doanh nghiệp triển khai ERP hãy lưu ý để không rơi vào các bẫy chi phí điển hình.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù riêng, do đó, mọi dự án ERP đều sẽ khác nhau. Trong các cuộc nói chuyện về lựa chọn và triển khai hệ thống ERP, khách hàng tiềm năng thường phàn nàn về các vấn đề chi phí khá giống nhau. Trong bài viết này, chúng tôi đề cập tới "những bẫy chi phí điển hình" và cho bạn biết cách đối phó tốt nhất.

1. Nguyên mẫu thay vì mô hình thác nước (Prototype instead of waterfall)

Với cách tiếp cận dự án thác nước cổ điển, nơi các yêu cầu được xác định, soạn thảo và sau đó được thực hiện trước tiên, doanh nghiệp phải đợi khá lâu cho đến khi có thể nhìn thấy hệ thống ERP được hình thành. Do đó, các công ty nên dựa vào phương pháp nguyên mẫu (nhìn thấy tổng quan mô hình ERP mà doanh nghiệp sẽ làm việc trong tương lai ngay từ đầu) nhanh hơn nhiều thay cho các giai đoạn thiết kế dài dòng. 

Người dùng có thể nhìn thấy môi trường làm việc trong tương lai của họ ngay từ giai đoạn đầu của dự án. Dựa trên nguyên mẫu có sẵn, doanh nghiệp có thể tiếp tục thảo luận để đưa ra các yêu cầu chỉnh sửa riêng biệt cho phù hợp với nhu cầu đặc thù doanh nghiệp.

2. Tôn trọng tính toàn vẹn của các quy trình end-to-end

nên luôn ghi nhớ các sơ đồ quy trình điển hình, đã được suy nghĩ kỹ từ đầu đến cuối và thường được soạn thảo dưới dạng các quy trình mẫu. Điều này giúp bạn tập trung vào những điều cần thiết: mọi thứ khác với tiêu chuẩn sẵn có. Dự án có thể phát triển nhanh hơn theo cách này. Lý tưởng nhất là nhà cung cấp ERP cung cấp các giải pháp kỹ thuật số hoàn toàn cho mỗi quy trình, và không cần thêm phần mềm khác. Một ưu điểm khác: bạn tiết kiệm chi phí cấp phép cho phần mềm của bên thứ ba.

3. Tuỳ chỉnh ERP linh hoạt mà không làm xáo trộn phần mềm

Sự khác biệt là một trong những điểm mạnh lớn nhất của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Về hệ thống ERP, doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có nhiều sự tuỳ chỉnh. Những phần tùy chỉnh sâu rộng không chỉ khiến cho dự án ban đầu tốn nhiều ngân sách mà doanh nghiệp còn tốn chi phí cao hơn để bảo trì và nâng cấp lên các phiên bản mới hơn. 

Ngày nay, triển khai ERP tùy chỉnh không còn quá khó thực hiện như trước đây. Lập trình bổ sung hầu như đã trở nên lỗi thời vì các hệ thống ERP hiện đại có nhiều tính năng bổ sung dành riêng cho các ngành trong phiên bản tiêu chuẩn và cung cấp các cấu hình toàn diện. Một nhà cung cấp tập trung vào một vài ngành cốt lõi và đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của ngành đó sẽ tốt hơn một nhà cung cấp phần mềm có thể cung cấp mọi thứ nhưng mỗi thứ chỉ một chút. Dựa vào nguyên mẫu này, doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ cần tuỳ chỉnh thêm một số tính năng thực sự khác biệt và cần thiết, điều này sẽ giúp tiết kiệm một khoản chi phí lớn.

4. Tích hợp mọi phần mềm và tính năng vào chung hệ thống ERP

Quản lý riêng lẻ các ứng dụng, phần mềm khiến cho doanh nghiệp gặp rất nhiều vấn đề trong vận hành. Sau một vài năm sử dụng, sẽ không còn ai nhớ rõ các phần mềm này đã được cải thiện, tuỳ chỉnh những gì. Do đó, khi có nhu cầu đổi mới, xây dựng hệ thống quản trị mới sẽ cần phải rà soát, kiểm tra rất nhiều vấn đề.

Giải pháp ở đây chính là hãy tích hợp mọi ứng dụng, tính năng cần thiết vào một hệ thống ERP duy nhất. Khi doanh nghiệp muốn kết hợp hệ thống ERP của mình với nhiều hệ thống, thiết bị hoặc ứng dụng IoT khác, các hệ thống khác cũng có thể được kết nối nhanh chóng và dễ dàng. Các giao diện tiêu chuẩn hóa này không chỉ giúp bạn độc lập với các nhà cung cấp riêng lẻ mà còn giảm chi phí quy trình khi mức độ tự động hóa tăng lên.

5. Cẩn tắc vô ưu

Khi các quy trình liên quan đến nhiều lĩnh vực kinh doanh, quốc gia hoặc công ty con, mọi thứ có thể trở nên phức tạp rất nhanh chóng. Các quy định và tiền tệ khác nhau biến các quy trình liên công ty thành một thách thức lớn. Điều này rất có thể dẫn đến chi phí cao cho việc tùy chỉnh - hoặc bối cảnh của các hệ thống ERP khác nhau ở các quốc gia khác nhau. Bạn thoát khỏi rủi ro này bằng cách tôn trọng nhu cầu về các phiên bản quốc gia được chỉ định đã có trong quá trình lựa chọn ERP.

6. Muốn thêm nhiều tính năng ERP hơn nữa?

Phần lớn những người ra quyết định khi nghĩ về các hệ thống ERP toàn diện, họ chỉ nghĩ đến một từ: tốn kém. Tuy nhiên, lợi ích tuyệt vời của hệ thống toàn diện, nhiều mô-đun là bạn chỉ phải trả tiền cho các chức năng mà bạn đang thực sự sử dụng. Và bạn vẫn có thể chắc chắn rằng nhà cung cấp đầu tư vào sự phát triển của hệ thống tổng thể. Trong trường hợp bạn muốn thêm các mô-đun khác trong tương lai, bạn có thể tải phần mềm nâng cấp hiện đại.

7. Hãy tự mình thực hiện một số việc trong khả năng

Trong khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, có rất nhiều bước doanh nghiệp có thể tự thực hiện như: Thiết kế biểu mẫu, phân tích cá nhân hoá, thiết lập quy trình liên công ty, sao chép tệp chính,... Tự thực hiện các công việc này thay vì cần sự can thiệp của đơn vị triển khai ERP sẽ giúp tiết kiệm được nhiều chi phí. Tất nhiên, bạn không phải tự mình làm mọi thứ. Bạn vẫn có thể tìm một nhà tư vấn làm việc đó cho bạn. Nhưng thật tuyệt khi biết rằng bạn có thể tự làm được nếu bạn muốn.

8. Công việc mới trong lĩnh vực tư vấn ERP

Đã có lúc chuyên gia tư vấn phải tìm đến bạn vì những vấn đề nhỏ nhặt nhất. Và nếu nhà cung cấp ERP thiếu nhân sự, việc này có thể mất vài ngày hoặc vài tuần. Ngày nay, rất nhiều điều có thể được thực hiện với khả năng truy cập từ xa. Điều này giúp tiết kiệm chi phí đi lại.

Đơn vị triển khai phần mềm ERPViet đã phát triển một dịch vụ mới: tư vấn từ xa. Thay vì đợi chuyên gia tư vấn đến trực tiếp doanh nghiệp, giờ đây người dùng có thể nhận được trợ giúp nhanh chóng và chuyên nghiệp về các câu hỏi và nhiệm vụ trong công việc kinh doanh hàng ngày của họ - dưới dạng các gói được xác định hoặc hỗ trợ riêng lẻ.

Một dự án ERP là một khoản đầu tư của công ty. ERP không nên biến thành một hố tiền vô ích. Nếu doanh nghiệp bạn quản lý để tránh những bẫy chi phí điển hình này, bạn đã đạt được rất nhiều lợi ích từ hệ thống ERP. Hãy liên hệ với chuyên gia của chung tôi để được tư vấn triển khai ERP thành công và tối ưu chi phí.