Thay thế hệ thống ERP? Sự lựa chọn nằm ở thực trạng doanh nghiệp

Trong bối cảnh công nghệ dần được ứng dụng rộng rãi và các doanh nghiệp ngày càng cần sự chính xác và hiệu quả trong quản lý, việc thay thế hệ thống Enterprise Resource Planning (ERP) đang trở thành đề tài được quan tâm . Tuy nhiên, quyết định này phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng và nhu cầu của từng doanh nghiệp. Vì vậy, cần xem xét một số lưu ý sau trước khi quyết định có nên thay thế hệ thống ERP hay không.

I. Vì sao doanh nghiệp cần thay thế hệ thống ERP?

Khi công nghệ phát triển và việc sử dụng phần mềm quản lý ERP ngày càng phổ biến, quy mô và phạm vi, các hệ thống kế thừa độc lập, phải vật lộn để theo kịp. Thông thường, do kiến ​​trúc hệ thống phức tạp, vô số mô-đun và chức năng, nên việc nâng cấp lên hệ thống ERP tại chỗ truyền thống rất khó thực thi, chứ chưa nói đến việc duy trì. 

Điều này thường khiến khách hàng trong tình trạng lấp lửng, không thể tận dụng những lợi ích của ERP, chẳng hạn như phân tích dữ liệu nâng cao, giao diện người dùng trực quan hơn, có thể tùy chỉnh hoặc nhận các giá trị gia tăng to lớn của ERP di động. Thêm vào đó là chi phí nâng cấp hệ thống, một yếu tố quan trọng khi tính toán ROI.

Đây là lý do tại sao nhiều tổ chức đang tìm cách thay đổi ERP tại chỗ của họ thành một hệ thống ERP trên nền tảng đám mây. Nguyên nhân cho sự thay đổi này đó là ERP đám mây cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu nhanh chóng và chính xác, đồng thời chi phí duy trì ít hơn so với hệ thống tại chỗ.

Trước khi cân nhắc việc thay thế hoặc nâng cấp hệ thống ERP hiện tại của mình, doanh nghiệp nên biết rằng tiền triển khai hệ thống ERP mới không hề nhỏ, trong đó chi phí triển khai có thể vượt ngoài tầm kiểm soát, tùy thuộc vào quy mô tổ chức của bạn và số lượng người dùng. Hơn nữa, việc triển khai dự án rất phức tạp, tốn nhiều thời gian và nguồn lực và có thể mất từ ​​6-18 tháng để hoàn thành.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn duy trì tính cạnh tranh, thì việc nâng cấp hoặc thay thế hệ thống ERP là điều cần thiết.

II. 5 Mẹo cần xem xét trước khi thay thế hệ thống ERP

1. Sự đồng thuận thay đổi hệ thống

Trước khi thay thế hệ thống ERP, điều quan trọng đầu tiên là đảm bảo rằng tất cả những người ra quyết định trong tổ chức (ban lãnh đạo và hội đồng quản trị) đều "đồng ý" với quyết định thay đổi. Mọi công ty đều lên kế hoạch trước, đặt nền móng cho tương lai, các câu hỏi cần phải giải quyết đó là “Sự thay đổi này sẽ quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp của chúng tôi?” "Liệu nó có đáp ứng nhu cầu hoạt động nội bộ của chúng tôi và nhu cầu của khách hàng bên ngoài không?" Và cuối cùng, “Tổ chức của chúng tôi sẽ được lợi như thế nào trong ngắn hạn và dài hạn, từ việc triển khai các công nghệ kỹ thuật số?”.

2. Xây dựng kế hoạch triển khai ERP

Doanh nghiệp phải tích lũy kiến ​​thức chuyên môn, kỹ năng và cách thức thực hiện, thường là với sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn ERP thuê ngoài, để phát triển một kế hoạch dài hạn, lý tưởng là cho 10-15 năm tới, trước khi triển khai một hệ thống ERP mới. Kế hoạch này phải dựa trên các yêu cầu và mục tiêu kinh doanh riêng của bạn. Song song đó, doanh nghiệp nên tìm kiếm thị trường để tìm ra đơn vị cung cấp giải pháp ERP được công nhận và đáng tin cậy, những người có chung lý tưởng và hiểu rõ về nhu cầu thực sự của công ty.

3. Suy nghĩ và thiết kế lại hệ thống ERP

Các tổ chức triển khai thành công nhất làm rất nhiều điều cơ bản trước khi thay thế hệ thống ERP của họ. Bằng cách thiết kế lại hệ thống hiện tại của họ, bất kể hệ thống cũ hay lỗi thời đến mức nào, các công ty có thể tạo đủ không gian (theo nghĩa ảo) để đưa vào một hệ thống mới và mọi thứ đi kèm với nó. Quá trình này bao gồm việc nắm vững nghệ thuật di chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác, một quá trình thường mất nhiều thời gian hơn dự kiến, nhưng được coi là trọng tâm của quá trình tích hợp.

4. Ngân sách và ý nghĩa

Điều quan trọng đối với bất kỳ triển khai ERP thành công nào, trọng tâm chính vẫn là sử dụng ngân sách của bạn một cách khôn ngoan và không chuyển hướng khỏi kế hoạch ban đầu. Dành thời gian và nguồn lực của bạn cho dự án và tuyển dụng đội ngũ nội bộ tốt nhất có thể, CIO, CFO, CNTT, quản trị viên hệ thống và những người khác, để giúp đưa dự án thành hiện thực. Ngay cả khi điều này có nghĩa là đưa một chuyên gia tư vấn ERP bên ngoài tham gia, hãy thêm nó vào ngân sách của bạn. Đó sẽ là tiền được chi tiêu tốt.

5. Quá trình vận hành

Sau khi triển khai hệ thống mới, điều quan trọng là các tổ chức phải dành cho mình nhiều thời gian để làm quen với phần mềm mới. Những điều chỉnh ban đầu, dự kiến, có thể bao gồm giảm hiệu suất, thời gian ngừng hoạt động, trục trặc trong chia sẻ dữ liệu/tài liệu, giao dịch và các tác vụ dường như cơ bản khác. Để làm chủ bất cứ điều gì mới đều sẽ cần thời gian, sự kiên nhẫn và sự cẩn trọng. Việc triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp cũng vậy. Từ khi bắt đầu kế hoạch, cho đến khi bắt đầu hoạt động, sẽ có những khó khăn trên lộ trình triển khai, nhưng theo thời gian, cùng với kinh nghiệm tích lũy (và một thái độ tích cực), hệ thống sẽ trở nên cực kỳ dễ dàng để làm chủ.

III. Khi nào là thời điểm thích hợp để thay thế hệ thống ERP?

Nếu bạn đang ở trong trạng thái mơ hồ và vẫn không thể quyết định điều gì tốt nhất cho doanh nghiệp của mình, chúng tôi đã tổng hợp một danh sách các ưu và nhược điểm, nêu chi tiết lý do tại sao bạn nên thay thế hệ thống ERP hiện tại của mình, hãy tham khảo và chọn nâng cấp hệ thống.

Xem xét thay thế hệ thống ERP trong doanh nghiệp nếu:

Bạn có nhiều bản nâng cấp cho hệ thống hiện tại của mình chỉ để tiếp tục duy trì hoạt động và những bản nâng cấp có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá giống như việc triển khai một hệ thống mới

Bạn thất vọng với nhà cung cấp ERP hiện tại, dịch vụ và hỗ trợ khách hàng, thời gian phản hồi, quản trị viên chung hoặc lập trình

Cấu trúc hệ thống hiện tại không còn hỗ trợ lượng lớn dữ liệu của bạn, tích hợp với phần mềm của bên thứ ba hoặc các ứng dụng di động

Cân nhắc nâng cấp hệ thống ERP trong doanh nghiệp nếu:

Nâng cấp lên phiên bản mới nhất sẽ giúp đáp ứng và vượt qua nhu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai của doanh nghiệp

Tổng chi phí sở hữu thấp hơn đáng kể

Bạn có mối quan hệ thỏa đáng (hoặc tốt hơn) với đơn vị cung cấp giải pháp ERP, nơi nhà cung cấp cam kết giúp bạn tiếp tục thành công và triển khai hệ thống suôn sẻ

Khách hàng cuối cùng của bạn hài lòng với hệ thống hiện tại của bạn và việc thực hiện một thay đổi mạnh mẽ (thay thế hệ thống mới), có thể dẫn đến việc các bên liên quan khác trong chuỗi cung ứng của bạn giảm sự chấp nhận của người dùng, thì lúc này bạn chỉ nên lựa chọn nâng cấp hệ thống cũ thay vì thay thế bằng một hệ thống mới.

Triển khai một hệ thống ERP mới là một cột mốc quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào, khi tất cả được đúng, nó có thể dẫn đến tăng hiệu quả hoạt động, năng suất và lợi nhuận. Việc triển khai ERP thành công, có thể là hệ thống thay thế hoặc nâng cấp phần mềm của doanh nghiệp, đều yêu cầu sự hỗ trợ điều hành và sự tham gia của nhân viên. Cần xác định phạm vi dự án rõ ràng, kế hoạch chi tiết (và khả thi) để tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn, quản lý thay đổi chủ động và kiên nhẫn. Chúc may mắn!

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về triển khai ERP, cách thức, lý do và khi nào, hãy liên hệ với ERPViet ngay hôm nay để gặp và trao đổi với những chuyên gia ERP của chúng tôi.