Tại sao cần nâng cấp hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP

Hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP là một phần mềm hoạt động hàng ngày của các doanh nghiệp và chiếm một lượng ngân sách đầu tư đáng kể. ERP system được sử dụng trong tất cả các doanh nghiệp muốn quản lý nhân viên, khách hàng và hàng tồn kho của họ trong một hệ thống tập trung và tích hợp. Điều quan trọng đối với việc vận hành các bộ phận chính như Tài chính, Nhân sự, CRM, Hoạt động của Chuỗi cung ứng, Quản lý Rủi ro và nhiều bộ phận khác, ERP giúp hợp lý hóa các nhiệm vụ và thủ tục. 95% công ty đã báo cáo sự cải thiện trong các quy trình quản lý sau khi triển khai ERP.

Nhưng các tổ chức thường có thể phạm sai lầm khi bỏ qua các hệ thống back-office này khi có khả năng đáng kể để nâng cấp và tối ưu hóa đầu tư hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP. Khi các doanh nghiệp chịu gánh nặng kinh tế của Covid-19, ROI quan trọng hơn bao giờ hết.

I. Tại sao phải nâng cấp hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP càng sớm càng tốt?

Các đơn vị cung cấp hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP cung cấp hỗ trợ sản phẩm cho các bản phát hành phần mềm gần đây nhất của họ. Cũng như các cải tiến liên tục về tính năng của sản phẩm, điều này bao gồm các bản cập nhật về bảo mật và lập pháp. Khi bạn xem xét rằng chỉ riêng trong tháng 7 năm 2020, Oracle đã vá 29 vấn đề bảo mật trên EBS, thì nhu cầu cập nhật trở nên rõ ràng.

Phiên bản áp chót của Oracle E-Business (“EBS”) R12.1 ngừng hỗ trợ Premier vào tháng 12 năm 2021. Người dùng EBS cần nâng cấp lên R12.2 mà Oracle đã đảm bảo sẽ hỗ trợ trong hơn 10 năm tới. Tuy nhiên, theo khảo sát gần đây nhất của chúng tôi, 70% người dùng EBS vẫn đang hoạt động trên các bản phát hành trước.

Mặc dù các doanh nghiệp có thể nghĩ rằng họ có 15 tháng để thực hiện nâng cấp, nhưng chỉ có một số hữu hạn đối tác với các kỹ năng cần thiết có thể giúp doanh nghiệp thực hiện nâng cấp. Việc lựa chọn các đối tác này có thể là một quá trình tốn thời gian và thực sự có nguy cơ khan hiếm nguồn lực chuyên gia nếu các công ty đều muốn nâng cấp cùng một lúc.

II. Yếu tố then chốt cần cân nhắc khi nâng cấp phần mềm ERP 

Có một số yếu tố mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi nâng cấp hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP để tối ưu hóa khoản đầu tư của mình.

• Các tính năng mới trên ERP system:

Chắc chắn sẽ có các tính năng mới để cải thiện chức năng trong các phiên bản mới nhất của hệ thống hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP. Ví dụ: EBS R12.2 cung cấp 30 Trung tâm chỉ huy doanh nghiệp mới để báo cáo thời gian thực trên các mô-đun khác nhau và vá trực tuyến để cho phép quá trình vá diễn ra với thời gian chết tối thiểu. Ngoài ra, có một loạt các tính năng mới trong mỗi ứng dụng để xem xét.

• Tùy chỉnh phần mềm:

Gần như tất cả các hệ thống ERP đều được tùy chỉnh. Các doanh nghiệp cần chắc chắn rằng họ hiểu mục đích của từng tùy chỉnh, liệu chúng có thể bị gỡ bỏ hoặc thay thế bằng chức năng mới và tác động của việc chuyển chúng sang các bản phát hành mới sẽ kéo theo những gì.

• Cơ sở hạ tầng:

Là một phần của việc đảm bảo rằng con đường dẫn đến nền tảng công nghệ được nâng cấp “sắp xảy ra” được hiểu rõ, các tổ chức cần kiểm tra cơ sở hạ tầng nào họ cần để hỗ trợ phiên bản mới của phần mềm. Đây có thể là một cơ hội chính để chuyển các giải pháp hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP “tiền đề” sang một đám mây cơ sở hạ tầng, phù hợp với chiến lược “đám mây trên hết”. Theo khảo sát dịch vụ được quản lý mới nhất của Claremont, 69% người dùng Oracle EBS hiện đang lưu trữ trên các máy chủ vật lý thay vì đám mây cơ sở hạ tầng, nhưng khoảng 40% đang tìm cách chuyển sang đám mây để tận hưởng sự linh hoạt mà nó mang lại.

• Cơ sở dữ liệu:

Nếu bạn đang chạy Oracle Linux trước phiên bản 7 thì cần phải nâng cấp hệ điều hành trước khi nâng cấp cơ sở dữ liệu. Với việc hoàn thiện Hỗ trợ Premier cho Oracle Linux 6 vào tháng 3 năm 2021, nhiều tổ chức sẽ sớm nâng cấp hoặc có nguy cơ chạy trên một nền tảng không được hỗ trợ khác.

Xem thêm: Hướng dẫn nâng cấp hệ thống ERP: Lợi ích, Thời gian và Checklist dự án

III. Các mẹo và thủ thuật nâng cấp ERP

Để tiết kiệm thời gian của nhân viên CNTT, doanh nghiệp nên chọn một đối tác để hỗ trợ nâng cấp. Họ sẽ có kinh nghiệm và bộ kỹ năng để đảm bảo rằng các doanh nghiệp tránh được những cạm bẫy phổ biến (và đôi khi đắt đỏ). Và các doanh nghiệp không nên đợi cho đến trước thời hạn hủy hỗ trợ vì khó có thể tìm được đối tác hơn trong bối cảnh gấp rút.

Không thể phóng đại tầm quan trọng của việc lập kế hoạch nâng cấp đúng cách. Các tổ chức cần hiểu đầy đủ phạm vi của những việc liên quan và chi phí thực hiện công việc. Tùy thuộc vào phạm vi dự án nâng cấp của bạn, có thể mất 6 - 9 tháng để hoàn thành và từng giai đoạn của quá trình từ di chuyển dữ liệu đến triển khai cần phải được hiểu tỉ mỉ.

Lựa chọn đối tác phù hợp

Sử dụng một phần mềm phức tạp cũng giống như chạy một chiếc xe Công thức 1. Nó đòi hỏi một đội ngũ kỹ sư chuyên nghiệp, với các chuyên môn khác nhau, làm việc trên đó để tối ưu hóa và làm cho nó hoạt động tốt nhất. Đây là điểm mà việc hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ được quản lý (MSP) có thể tạo ra sự khác biệt lớn.

Xem thêm: Các nhà cung cấp phần mềm ERP tốt nhất tại Việt Nam

Đối tác cần có nhiều kiến ​​thức về sản phẩm cần thiết cũng như nâng cấp kinh nghiệm. Đây là chìa khóa để đảm bảo rằng quá trình nâng cấp được hoàn thành một cách hiệu quả và cũng có cơ hội nắm bắt các tính năng mới, có khả năng cải thiện ROI.

Các tổ chức cần một đối tác sẽ làm việc với họ để đảm bảo nhóm của họ tham gia bất cứ khi nào có thể. Hầu hết các tổ chức mất đi "kiến thức bộ lạc" theo thời gian khi những người triển khai ban đầu rời khỏi doanh nghiệp và nhân viên mới học kiến ​​thức cơ bản sẽ bị rơi rớt dần kiến thức căn bản. Việc nâng cấp cho phép các doanh nghiệp thiết lập lại và sử dụng chuyên môn của MSP để đào tạo theo tiêu chuẩn cao.

Claremont đã phát triển Đánh giá nâng cấp cho người dùng Oracle E-Business để giúp các doanh nghiệp hiểu rõ từng khía cạnh này, lập kế hoạch và ngân sách cho việc nâng cấp sắp tới của họ, đồng thời giúp họ cải thiện tình hình kinh doanh của mình.

Với việc nhiều hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP sẽ không được hỗ trợ nữa, bây giờ là thời điểm tốt để bắt đầu lập kế hoạch cho tương lai và xem xét các tùy chọn nâng cấp, bao gồm cơ sở dữ liệu, cơ sở hạ tầng đám mây và các tùy chỉnh. Điều này sẽ mang lại sự hỗ trợ lâu dài, ổn định và một môi trường kinh doanh phong phú về mặt chức năng cho các tổ chức vào thời điểm họ cần nhất.

Doanh nghiệp đang tìm cách phát triển, cải thiện hoặc tối ưu hiệu quả từ hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP, hãy liên hệ tới ERPViet để được hỗ trợ trực tiếp từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.