Hướng dẫn nâng cấp hệ thống ERP: Lợi ích, Thời gian và Checklist dự án

Thế giới đã thay đổi đáng kể trong vài năm - hoặc nhiều thập kỷ - kể từ khi nhiều tổ chức cài đặt công cụ quản lý doanh nghiệp (ERP). Đồng thời, xảy ra sự chênh lệch giữa hệ thống ERP và các yêu cầu kinh doanh, hay các tính năng bổ sung của các hệ thống ERP mới. Nhiều tổ chức nhận thấy mình đã tới lúc cần nâng cấp ERP. Nếu bạn lựa chọn tiến về phía trước, bạn sẽ cần một kế hoạch dự án và một danh sách kiểm tra nâng cấp ERP, doanh nghiệp có thể tham khảo tất cả những bước đó dưới đây.

I. Lợi ích của việc nâng cấp công cụ quản lý doanh nghiệp ERP

Điều quan trọng nhất khiến việc nâng cấp công cụ ERP trở nên cần thiết chính là giá trị kinh doanh mà họ có thể tạo ra sau khi nâng cấp hệ thống. Ngày nay, các tính năng của ERP có thể cho phép doanh nghiệp tận dụng các cơ hội mới hoặc tiết kiệm chi phí, điều mà các hệ thống kế thừa không thể sánh kịp. 

Ví dụ, trong những năm gần đây, các giải pháp ERP đã bổ sung khả năng hiển thị theo thời gian thực thông qua các bảng điều khiển, thẻ điểm và KPI toàn diện; ngày càng tận dụng trí tuệ nhân tạo và máy học để tự động hóa nhiều quy trình hơn và cải thiện việc ra quyết định; thông qua các khả năng thương mại điện tử hoàn chỉnh hơn và được tích hợp tốt hơn; cung cấp phiên bản hỗ trợ di động tốt hơn. Trong một thế giới đang chuyển dịch nhanh chóng các quy trình kinh doanh và các mối quan hệ kinh doanh từ thế giới vật chất sang lĩnh vực kỹ thuật số, những khả năng như vậy ngày càng có giá trị.

Một số công cụ ERP mới tích hợp thiết bị Internet of Things (IoT) để cung cấp thêm thông tin vị trí và trạng thái theo thời gian thực, giúp tăng cường kiểm soát chuỗi cung ứng và sớm bắt kịp những gián đoạn tiềm ẩn. Trong thời đại mà chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp và có nhiều khả năng xảy ra sai sót, một số doanh nghiệp có thể thấy đủ giá trị của khả năng mới này để lý giải cho việc nâng cấp ERP.

II. Thời gian nâng cấp hệ thống ERP

Thời gian cần thiết để nâng cấp công cụ quản trị doanh nghiệp có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào các yếu tố khác nhau như độ phức tạp của hệ thống, phạm vi nâng cấp, quy mô của tổ chức, nguồn lực sẵn có và mức độ tùy chỉnh cần thiết. Thật khó để cung cấp một khung thời gian cụ thể mà không biết chi tiết cụ thể về hệ thống ERP và dự án nâng cấp của bạn.

Tuy nhiên, việc nâng cấp hệ thống ERP thường bao gồm một số giai đoạn, bao gồm lập kế hoạch, đánh giá hệ thống, di chuyển dữ liệu, tùy chỉnh, đào tạo người dùng, triển khai và hỗ trợ sau triển khai. Mỗi giai đoạn yêu cầu dòng thời gian riêng và thời lượng tổng thể của dự án nâng cấp sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp và quy mô của các giai đoạn này.

Các tổ chức vừa và nhỏ có thể hoàn thành nâng cấp hệ thống ERP trong vòng vài tháng, trong khi các tổ chức lớn hơn hoặc những tổ chức có hệ thống tùy biến cao có thể mất vài tháng hoặc thậm chí một năm để hoàn tất quá trình nâng cấp. Ngoài ra, những thách thức hoặc vấn đề không lường trước phát sinh trong quá trình nâng cấp cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ.

Để có ước tính chính xác hơn về thời gian cần thiết cho việc nâng cấp hệ thống ERP cụ thể, nên tham khảo ý kiến ​​của: các chuyên gia công nghệ thông tin trong doanh nghiệp, nhà cung cấp ERP hoặc đối tác triển khai, những người có thể đánh giá hệ thống hiện tại và cung cấp lịch trình dự án chi tiết dựa trên các yêu cầu cụ thể của tổ chức bạn và hoàn cảnh.

III. Checklist dự án 

1. Xác định mục tiêu nâng cấp

Bước này rất quan trọng vì nó định hướng cho toàn bộ dự án nâng cấp. Bằng cách xác định rõ ràng các mục tiêu nâng cấp, chẳng hạn như nâng cao hiệu quả, tăng cường chức năng hoặc tăng khả năng mở rộng, bạn cung cấp tầm nhìn rõ ràng cho dự án và đảm bảo rằng việc nâng cấp phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

2. Tiến hành đánh giá hệ thống

Đánh giá hệ thống ERP hiện tại giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu của nó. Đánh giá này cho phép bạn hiểu những lĩnh vực nào cần cải thiện và cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định khi lựa chọn một hệ thống ERP mới. Nó cũng giúp xác định tính khả thi và những thách thức tiềm ẩn liên quan đến việc nâng cấp.

3. Lập kế hoạch tiến trình nâng cấp

Sau khi đánh giá hệ thống hoàn tất, bạn có thể phát triển một kế hoạch nâng cấp toàn diện. Kế hoạch này vạch ra các bước cụ thể, thời hạn và các yêu cầu về nguồn lực cho dự án nâng cấp. Nó giúp tổ chức và quản lý quá trình nâng cấp một cách hiệu quả và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ cần thiết đều được giải quyết.

4. Đánh giá yêu cầu di chuyển dữ liệu

Dữ liệu là một thành phần quan trọng của hệ thống công cụ quản lý doanh nghiệp ERP và việc đánh giá các yêu cầu di chuyển dữ liệu là điều cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ sang hệ thống được nâng cấp. Bước này liên quan đến việc đánh giá dữ liệu hiện có, xác định phạm vi di chuyển dữ liệu, giải quyết nhu cầu định dạng hoặc làm sạch dữ liệu và xác định bất kỳ thách thức hoặc rủi ro tiềm ẩn nào liên quan đến việc truyền dữ liệu.

5. Đánh giá các tùy chỉnh và tích hợp

Bước này liên quan đến việc đánh giá bất kỳ tùy chỉnh hoặc tích hợp nào hiện có với hệ thống ERP. Nó giúp xác định xem các tùy chỉnh hoặc tích hợp này có tương thích với hệ thống được nâng cấp hay không hoặc liệu chúng có yêu cầu sửa đổi hoặc triển khai lại hay không. Đánh giá này đảm bảo chức năng liền mạch và tích hợp với các hệ thống hoặc quy trình khác.

6. Kế hoạch đào tạo người dùng

Nâng cấp hệ thống ERP thường giới thiệu các tính năng, quy trình làm việc và giao diện mới. Một kế hoạch đào tạo người dùng được thiết kế tốt là điều cần thiết để đảm bảo rằng người dùng có thể thích nghi hiệu quả với hệ thống được nâng cấp. Cần cung cấp các buổi đào tạo, tài liệu hướng dẫn người dùng và tài nguyên hỗ trợ để trang bị cho người dùng kiến ​​thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng hệ thống mới một cách hiệu quả.

Xem thêm: 6 Lưu ý trong cách đào tạo ERP cho người dùng hệ thống tại doanh nghiệp

7. Thực hiện nâng cấp

Bước này liên quan đến việc thực hiện kế hoạch nâng cấp và triển khai hệ thống ERP đã nâng cấp. Nó đòi hỏi sự phối hợp giữa các bên liên quan, nhóm CNTT và nhà cung cấp để đảm bảo triển khai suôn sẻ và thành công. Giám sát tiến độ và giải quyết mọi vấn đề hoặc thách thức phát sinh trong giai đoạn này là rất quan trọng để giảm thiểu sự gián đoạn và đảm bảo nâng cấp thành công.

8. Xác thực dữ liệu và đưa vào hoạt động

Sau khi nâng cấp, điều quan trọng là phải xác minh tính chính xác và tính toàn vẹn của dữ liệu được di chuyển. Tiến hành xác thực và kiểm tra dữ liệu đảm bảo rằng dữ liệu trong hệ thống được nâng cấp là đáng tin cậy và đáng tin cậy. Ngoài ra, bước này liên quan đến việc đảm bảo rằng hệ thống hoạt động đầy đủ, bao gồm triển khai các biện pháp bảo mật cần thiết, tối ưu hóa hiệu suất và sao lưu dữ liệu thường xuyên.

Nâng cấp công cụ ERP là một khoản đầu tư khá lớn, có nghĩa là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần hoàn thành việc đánh giá kỹ lưỡng giải pháp hiện tại của họ và xây dựng danh sách các lý do tại sao cần nâng cấp. Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp nâng cấp ERP, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia ERP của chúng tôi để trao đổi trực tiếp và tìm ra phương án phù hợp nhất.