Nâng cấp hệ thống ERP: Lợi ích, Thời gian và Checklist dự án

Thế giới đã thay đổi đáng kể trong vài năm - hoặc nhiều thập kỷ - kể từ khi nhiều tổ chức cài đặt hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Đồng thời, bản thân hệ thống ERP cũng đã trải qua một quá trình thay đổi.

Do đó, cho dù đó là do sự sai lệch ngày càng tăng giữa hệ thống ERP và các yêu cầu kinh doanh thay đổi, hay các tính năng bổ sung của các hệ thống ERP mới, nhiều tổ chức nhận thấy mình đã tới lúc cần nâng cấp ERP — hoặc thay thế. Nếu bạn lựa chọn tiến về phía trước, bạn sẽ cần một kế hoạch dự án và một danh sách kiểm tra nâng cấp ERP, doanh nghiệp có thể tham khảo tất cả những bước đó dưới đây.

Những lý do nên nâng cấp hệ thống ERP

Nhiều lý do hợp lại cho thấy đã đến lúc một tổ chức phải nâng cấp hệ thống ERP của mình, tất cả đều liên quan đến sự già cỗi của công nghệ hoặc sự phát triển của doanh nghiệp. Cuối cùng, hệ thống cũ của bạn có thể không còn hoạt động tốt nữa. Có thể hệ thống khó để phản ánh các quy trình kinh doanh mới trong các giải pháp hoặc vấp phải thách thức để có được khả năng hiển thị theo thời gian thực, điều mà hầu hết các công ty cần.

Thông thường, công nghệ kế thừa phát triển nhanh chóng, với các tùy chỉnh phức tạp, rất khó hoặc tốn kém để duy trì và yêu cầu doanh nghiệp phải có kiến thức phù hợp về công nghệ. Bạn có thể muốn chuyển sang cơ sở dữ liệu mới hơn, nâng cao hơn mà hệ thống ERP cũ của bạn không hỗ trợ. Hoặc, như đã đề cập trước đó, một hệ thống ERP tại chỗ cũ hơn có thể yêu cầu bạn bảo trì phần cứng máy chủ trong khi bạn không còn muốn tiếp tục phải lo lắng tới nữa.

Các hệ thống ERP rất cũ có thể chỉ hoạt động trên một hệ điều hành đã ngừng hoạt động hoặc bản thân giải pháp ERP của bạn có thể không còn được hỗ trợ nữa. Dù bằng cách nào, việc chuyển sang phiên bản phần mềm mới hơn đôi khi là cách duy nhất để nhận được sự hỗ trợ.

Các lý do khác mà một công ty có thể muốn nâng cấp hệ thống ERP của mình bao gồm:

• Giao diện người dùng lỗi thời khó sử dụng hoặc yêu cầu nhiều bước hơn các hệ thống mới hơn.

• Phần mềm không linh hoạt không thể hỗ trợ các cách nghiệp vụ mới, hiệu quả hơn mà doanh nghiệp của bạn muốn hướng tới.

• Không thể hoặc quá tốn kém để tăng công suất của hệ thống để phù hợp với tốc độ tăng trưởng kinh doanh.

• Báo cáo và phân tích dữ liệu không đủ nhanh để theo kịp tốc độ kinh doanh ngày nay.

• Có giới hạn hoặc không có hỗ trợ cho thiết bị di động.

Tại sao việc nâng cấp ERP lại quan trọng?

Điều quan trọng nhất khiến việc nâng cấp ERP trở nên cần thiết chính là giá trị kinh doanh mà họ có thể tạo ra sau khi nâng cấp hệ thống. Ngày nay, các tính năng của ERP có thể cho phép doanh nghiệp tận dụng các cơ hội mới hoặc tiết kiệm chi phí, điều mà các hệ thống kế thừa không thể sánh kịp. 

Ví dụ, trong những năm gần đây, các giải pháp ERP đã bổ sung khả năng hiển thị theo thời gian thực thông qua các bảng điều khiển, thẻ điểm và KPI toàn diện; ngày càng tận dụng trí tuệ nhân tạo và máy học để tự động hóa nhiều quy trình hơn và cải thiện việc ra quyết định; thông qua các khả năng thương mại điện tử hoàn chỉnh hơn và được tích hợp tốt hơn; cung cấp phiên bản hỗ trợ di động tốt hơn. Trong một thế giới đang chuyển dịch nhanh chóng các quy trình kinh doanh và các mối quan hệ kinh doanh từ thế giới vật chất sang lĩnh vực kỹ thuật số, những khả năng như vậy ngày càng có giá trị.

Một số hệ thống ERP mới tích hợp thiết bị Internet of Things (IoT) để cung cấp thêm thông tin vị trí và trạng thái theo thời gian thực, giúp tăng cường kiểm soát chuỗi cung ứng và sớm bắt kịp những gián đoạn tiềm ẩn. Trong thời đại mà chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp và có nhiều khả năng xảy ra sai sót, một số doanh nghiệp có thể thấy đủ giá trị của khả năng mới này để lý giải cho việc nâng cấp ERP.

Nâng cấp hay Thay thế ERP?

Lựa chọn giữa nâng cấp ERP và thay thế hoàn toàn là một lựa chọn có ý nghĩa liên quan đến giá trị doanh nghiệp bởi cả hai cách đều sẽ tạo nhiều sự thay đổi, đồng thời đều tiêu tốn chi phí của công ty. Doanh nghiệp có thể chọn một trong hai phương án tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp và những hạn chế của phần mềm hiện có.

Lợi ích của việc nâng cấp

Thông thường, bản nâng cấp ít gây gián đoạn hơn so với việc thay thế. Trong trường hợp tốt nhất, các tích hợp và tùy chỉnh bạn đã tạo trong hệ thống ERP của mình vẫn tồn tại, trải nghiệm người dùng ít thay đổi và bạn không phải hợp tác với một nhà cung cấp phần mềm

mới (một lợi ích chỉ khi bạn hài lòng với chất lượng và dịch vụ của nhà cung cấp ERP hiện tại). Tương tự như vậy, nếu nhóm kinh doanh của bạn hài lòng với hệ thống hiện tại, thì bản nâng cấp sẽ có ít các rào cản quản lý thay đổi hơn.

Ưu điểm của việc thay thế

Đã có những tiến bộ lớn về công nghệ kể từ khi nhiều doanh nghiệp mua hệ thống ERP. Một nhà cung cấp khác có thể đã đổi mới công nghệ trong các lĩnh vực cụ thể, đặc biệt có giá trị đối với tổ chức của bạn. Chuyển sang một nền tảng ERP khác có thể cho phép bạn tận dụng nhiều cơ hội kinh doanh và hiệu quả quy trình hơn là chỉ nâng cấp lên phiên bản mới nhất của hệ thống hiện tại. 

Ngoài ra, trong các tình huống mà việc sáp nhập hoặc mua lại buộc bạn phải vận hành hai hệ thống ERP riêng biệt, một sự thay thế hoàn toàn có thể thay thế cho cả hai hệ thống cũ hơn, riêng biệt. Điều đó có thể làm giảm sự phức tạp và tăng cường sự hợp tác giữa hai đơn vị kinh doanh.

Cho dù bạn đang nghiêng về việc nâng cấp hay thay thế ERP, bạn nên xem xét các tùy chọn triển khai trên đám mây. Các giải pháp ERP đám mây như một dịch vụ (SaaS) ngày nay có thể giảm chi phí CNTT và giảm độ phức tạp bằng cách giảm bớt trách nhiệm quản lý phần cứng, hiệu suất, vá lỗi và nâng cấp cho nhà cung cấp. 

Các giải pháp đám mây cũng loại bỏ nhu cầu cho người dùng từ xa truy cập các chức năng ERP thông qua mạng riêng ảo (VPN) - cải tiến quản lý CNTT trong thời đại mà ngày càng nhiều người làm việc tại nhà. Khi chuyển sang giải pháp đám mây, các nâng cấp trong tương lai phần lớn trở nên phi vật chất; một số nhà cung cấp ERP đám mây tự động cung cấp các khả năng mới cho tất cả khách hàng như một phần của giá đăng ký.

Nhà cung cấp phần mềm hiện tại của bạn có thể khuyến khích bạn chuyển từ hệ thống tại chỗ sang hệ thống chạy trên đám mây. Đó có thể là nơi nhà cung cấp đang tập trung đầu tư trong tương lai và bạn cũng có thể tìm thấy lợi thế về chi phí và quản lý trong một giải pháp đám mây. Tuy nhiên, bạn nên đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ về dịch vụ của nhà cung cấp.

Nếu bạn quyết định ở lại với một hệ thống tại chỗ, hãy xem lại lộ trình của nó để đảm bảo rằng nó sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn trong tương lai.

Bạn đánh giá hệ thống ERP như thế nào?

Như với bất kỳ quyết định kinh doanh nào, đánh giá nâng cấp ERP bắt đầu với những gì bạn đang cố gắng đạt được: những vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết và những cơ hội mà bạn muốn tận dụng. Ví dụ: Những chi phí bạn có thể giảm hoặc loại bỏ nếu doanh nghiệp có cái nhìn thời gian thực về xu hướng bán hàng hoặc số liệu chuỗi cung ứng như đơn đặt hàng được thực hiện mỗi ngày.

Bạn có thể đã phải vật lộn với các dự báo hàng quý không chính xác là kết quả của các giả định xấu được tích hợp trong các bảng tính không sử dụng dữ liệu cập nhật. Bạn có thể định lượng mức tăng doanh số bán hàng có thể xảy ra nếu bạn có các khả năng thương mại điện tử tốt hơn, luôn phản ánh thông tin hàng tồn kho hiện tại. Bạn có thể tiết kiệm thời gian và tài nguyên chỉ bằng cách sử dụng chức năng tích hợp để đóng sách nhanh hơn mỗi tháng.

Có thể có các phương pháp hay nhất về tài chính và hoạt động mà bạn có thể triển khai và tự động hóa bằng hệ thống ERP hiện đại sử dụng công nghệ máy học. Cuối cùng, chỉ các phân tích nâng cao được tích hợp trong một số phần mềm ERP mới có thể giúp bạn cải thiện cách định lượng, cách thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của khách hàng, tối ưu hóa giá cả, cải thiện hiệu suất tiếp thị hoặc xác định các đơn đặt hàng có khả năng gian lận.

Khi bạn biết mình muốn nâng cấp hoặc thay thế ERP để hoàn thành điều gì, bạn có thể so sánh cách thức mỗi tùy chọn có thể mang lại những cải tiến đó như thế nào, chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến mỗi tùy chọn (bao gồm tích hợp, tùy chỉnh và đào tạo) và so sánh việc triển khai kế hoạch cho mỗi nhiệm vụ.

Khi nào cần nâng cấp hệ thống ERP của bạn?

Vào năm 2017, SelectHub nhận thấy rằng hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP trong vòng 5-10 năm trước khi nâng cấp nó. Rõ ràng, mọi công ty đều khác nhau và bạn sẽ không nâng cấp hoặc thay thế hệ thống của mình cho đến khi có một trường hợp kinh doanh thuyết phục để làm như vậy. Một số tổ chức tích hợp nâng cấp ERP của họ vào các kế hoạch rộng lớn hơn để hiện đại hóa doanh nghiệp và tận dụng tự động hóa đòi hỏi các khả năng ERP mới.

Danh sách kiểm tra nâng cấp ERP

Cho dù bạn đang nâng cấp hay thay thế hệ thống ERP, thì việc lập kế hoạch dự án cẩn thận là rất quan trọng. Sử dụng danh sách kiểm tra này để giúp xây dựng kế hoạch đó và theo dõi tiến độ:

1. Thành lập nhóm dự án sơ bộ

Tập hợp các cá nhân từ các phòng ban khác nhau với kiến ​​thức và vai trò liên quan để xác định xem liệu một nâng cấp hoặc thay thế ERP có đáng để theo đuổi hay không. Thu hút sự tham gia của người dùng cuối — nhân viên kho hàng, người quản lý chuỗi cung ứng, điều phối viên tiếp thị và chuyên gia bán hàng hiểu những hạn chế của hệ thống hiện tại của bạn theo cách mà những người khác không thực sự nắm rõ.

2. Xây dựng Business Case và nhận được sự chấp thuận của quản lý

Nếu việc tiếp tục tiến lên có ý nghĩa sau lần đánh giá ban đầu đó, hãy ghi lại giá trị mà tổ chức của bạn có thể đạt được với một giải pháp mới. Sau đó, trình bày nó cho các giám đốc điều hành để đảm bảo sự chấp thuận của họ, có thể sẽ mất một khoảng thời gian.

3. Xác định các yêu cầu

Xác định một giải pháp phải bao gồm những gì để mang lại giá trị, cùng với "những điều tốt đẹp" có thể bị hy sinh, nếu cần thiết.

4. Xác định các nhà cung cấp giải pháp tiềm năng 

Nghiên cứu các đơn vị cung cấp giải pháp ERP có hồ sơ đã được chứng minh về năng lực giải quyết các yêu cầu tương tự như của bạn (điều này có thể bao gồm nhà cung cấp hiện tại của bạn). Nên xem xét việc liên hệ với các đối tác trong ngành để tìm hiểu xem họ sử dụng hệ thống ERP nào và hỏi về kinh nghiệm của họ với nhà cung cấp đó.

5. Xây dựng và phê duyệt kế hoạch thực hiện với các mốc thực tế của dự án 

Đặc biệt chú ý đến việc nâng cấp cơ sở dữ liệu back-end, tích hợp và di chuyển dữ liệu; chuyển đổi các tùy chỉnh kế thừa (phải được giữ lại và các tùy chỉnh khác có thể được thay thế bằng cách nào?); đào tạo người dùng; lên kế hoạch trực tiếp; giảm thiểu các điểm có thể xảy ra gián đoạn; và các tùy chọn hỗ trợ nhà cung cấp đang diễn ra. Danh sách kiểm tra kế hoạch triển khai ERP thường có nhiều giai đoạn, vì vậy bạn có thể bắt đầu đạt được giá trị nhanh chóng trong khi thiết lập nền tảng để triển khai các khả năng nâng cao hơn sau này.

Thiết lập một mối quan hệ thẳng thắn và cởi mở, trong đó tất cả các bên có thể bày tỏ quan ngại, đánh dấu các rủi ro đang nổi lên và cùng nhau hướng tới các giải pháp.

6. Xác định những điểm cần loại bỏ và lập kế hoạch cho các bước tiếp theo

Hầu hết các tổ chức biết rằng họ sẽ chỉ học hỏi được thêm kinh nghiệm nếu họ dành thời gian để làm như vậy. Nhưng nó không phải lúc nào cũng xảy ra. Với các dự án ERP, điều này đặc biệt quan trọng vì bạn sẽ làm việc với công nghệ và các đối tác nhà cung cấp của mình trong nhiều năm, do đó, việc duy trì một mối quan hệ tích cực và hiệu quả mang lại giá trị thực sự.

Và hãy thực hiện các bước sau nếu bạn định thay thế hệ thống ERP của mình:

Quyết định nâng cấp hay thay thế

Dựa trên thông tin được cung cấp bởi các nhà cung cấp ở giai đoạn này, hãy chọn một con đường dựa trên phân tích so sánh về chi phí, sự gián đoạn và giá trị kinh doanh. Đảm bảo rằng hầu hết các bên liên quan đều đi đúng hướng với con đường đã chọn.

Danh sách rút gọn các nhà cung cấp hàng đầu

Yêu cầu và xem xét các đề xuất và minh chứng chi tiết. Đặt câu hỏi, đánh giá lộ trình, làm rõ sự khác biệt giữa các đề xuất cần giải thích thêm, kiểm tra tài liệu tham khảo, so sánh cẩn thận chi phí và hiểu cách mỗi nhà cung cấp cam kết hỗ trợ bạn.

Chọn một nhà cung cấp

Chọn một đơn vị cung cấp giải pháp ERP mà bạn tin tưởng và tin rằng có thể đáp ứng các yêu cầu của bạn với mức giá phù hợp trong thời gian tối ưu. Điều đó đôi khi liên quan đến sự đánh đổi, vì vậy bạn có thể cần phải xem xét cách bạn sẽ giải quyết bất kỳ vấn đề nào mà giải pháp không thể xử lý hoặc chưa thể xử lý.

Tuyển dụng đầy đủ đội dự án và tổ chức cuộc họp khởi động

Xác định các nguồn lực của công ty và nhà cung cấp và đảm bảo họ có thể dành thời gian cần thiết cho dự án này. Tìm các công cụ xác định trách nhiệm giải trình cho các nhiệm vụ khác nhau và theo dõi tiến độ so với các mục tiêu (với ngày đến hạn).

Nâng cấp ERP là một khoản đầu tư lớn, có nghĩa là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần hoàn thành việc đánh giá kỹ lưỡng giải pháp hiện tại của họ và xây dựng danh sách các lý do tại sao cần nâng cấp. Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp nâng cấp ERP, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia ERP của chúng tôi để trao đổi trực tiếp và tìm ra phương án phù hợp nhất.