Lý do ngân hàng cần triển khai hệ thống ERP phù hợp

Hiện tại, các ngân hàng tại Việt Nam đang chú trọng nhiều hơn vào việc áp dụng phần mềm ERP bởi những lợi ích thiết thực mà nó mang lại. Phần mềm ERP ngành ngân hàng đáp ứng đặc thù của lĩnh vực là mang tính bảo mật cao và quy trình làm việc hợp lý để ngăn ngừa những sai sót tiềm tàng dù là nhỏ nhất. 

I. Tại sao Ngân hàng cần triển khai hệ thống ERP phù hợp

1. Hợp nhất các chức năng và quy trình khác nhau giữa các bộ phận

Ngân hàng là một tổ chức lớn với nhiều bộ phận và chức năng khác nhau như:  Bộ phận điều hành ngân hàng, Kinh doanh, phòng ban khối Dịch vụ, Quản trị rủi ro, bộ phận khối Hỗ trợ,... Chính vì ngân hàng bao gồm nhiều phòng ban và nghiệp vụ khác nhau nên việc áp dụng phần mềm giúp liên kết các bộ phận là vô cùng cần thiết.

Triển khai hệ thống ERP cho phép hợp nhất các chức năng và quy trình này thành một hệ thống duy nhất, giúp tạo ra sự liên kết và tương tác hiệu quả giữa các bộ phận. Điều này giúp cải thiện sự phối hợp và tương tác trong tổ chức, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu các sai sót do thiếu sót thông tin hoặc trùng lặp công việc.

Xem thêm: Phần mềm ERP: Tăng hiệu suất công việc từng phòng ban trong doanh nghiệp

2. Quản lý dữ liệu nâng cao

Các tổ chức, doanh nghiệp thường có nhiều tài liệu và dữ liệu quan trọng. Đặc biệt là ngân hàng khi họ có một lượng lớn thông tin và dữ liệu từ khách hàng, tài khoản, giao dịch tài chính và nhiều tài liệu đầu tư khác. Hệ thống ERP cho phép ngân hàng quản lý dữ liệu một cách toàn diện, giúp tổ chức lưu trữ, tra cứu và phân tích dữ liệu trong cùng một hệ thống. Điều này giúp ngân hàng nắm bắt thông tin quan trọng và đưa ra quyết định chính xác, cũng như đáp ứng các yêu cầu báo cáo và tuân thủ quy định.

Xem thêm: Vai trò của ERP trong quản lý dữ liệu khách hàng

3. Tuân thủ quy định

Ngành ngân hàng đang chịu sự quản lý nghiêm ngặt từ các cơ quan quản lý và các quy định về bảo mật và tuân thủ tài chính. Hệ thống ERP tự động hóa quy trình và giám sát các hoạt động của ngân hàng. Điều này giúp đảm bảo rằng các hoạt động của ngân hàng tuân thủ các quy định và quy trình được thiết lập, từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý và xử lý sự vi phạm.

Đặc biệt đối với các phần mềm được thiết kế bởi công ty Việt Nam thường được tối ưu để phù hợp với chính sách và quy định của Chính phủ Việt Nam. 

4. Quản lý tài chính

Quản lý tài chính là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của ngân hàng. Hệ thống ERP cung cấp các công cụ quản lý tài chính như quản lý kế toán, quản lý ngân sách, quản lý chi phí và quản lý thu chi. Bằng cách tích hợp các quy trình tài chính vào một hệ thống duy nhất, ngân hàng có thể nắm bắt và phân tích thông tin tài chính một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó tăng cường khả năng ra quyết định và kiểm soát tài chính.

5. Quản lý rủi ro

Nhắc đến lĩnh vực ngân hàng thì không thể kể đến các rủi ro như: rủi ro tín dụng, rủi ro thị trường và rủi ro hoạt động. Hệ thống phần mềm ERP cung cấp các công cụ quản lý rủi ro để giúp ngân hàng định vị, đánh giá và giảm thiểu rủi ro. Bằng cách tổ chức và quản lý thông tin liên quan đến rủi ro, ngân hàng có thể đưa ra quyết định hợp lý và thực hiện các biện pháp kiểm soát phù hợp.

6. Quản lý quan hệ khách hàng

Phần mềm ERP cung cấp các công cụ quản lý quan hệ khách hàng để giúp ngân hàng theo dõi thông tin khách hàng, tương tác với khách hàng một cách hiệu quả và cung cấp dịch vụ tốt hơn. Điều này giúp tăng cường tương tác và tạo sự hài lòng cho khách hàng, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh và khách hàng trung thành.

Xem thêm: Cách khai thác dữ liệu khách hàng trong ERP để cung cấp dịch vụ tốt hơn

7. Khả năng mở rộng và tăng trưởng

Triển khai một hệ thống ERP phù hợp cho phép ngân hàng dễ dàng mở rộng và tăng trưởng trong tương lai. Hệ thống này có thể tích hợp các module và chức năng mới để đáp ứng nhu cầu mở rộng của ngân hàng. Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ tích hợp với các hệ thống khác, cho phép ngân hàng tương tác với các đối tác và hệ thống bên ngoài một cách liền mạch.

II. Cách thức giúp Ngân hàng triển khai Phần mềm ERP hiệu quả

Để ngân hàng có thể triển khai hệ thống phần mềm ERP hiệu quả thì việc tuân thủ các quy trình triển khai là vô cùng quan trọng. Dưới đây là những bước Ngân hàng cũng như các doanh nghiệp cần làm để có một giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể thành công. 

Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Nhà cung cấp dịch vụ sẽ khảo sát: hệ thống hạ tầng, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, các nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, bảng biểu, báo cáo… từ đó xây dựng nên hồ sơ đánh giá hiện trạng làm căn cứ cho quá trình triển khai sau này.

Từ thông tin khảo sát này, nhà cung cấp sẽ hiểu hơn về hoạt động của doanh nghiệp, còn doanh nghiệp sẽ biết được để triển khai giải pháp đó thì cần hoàn thiện những nội dung gì để có thể triển khai được.

Bước 2: Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở

Trước khi tiến hành triển khai thì 2 bên đối tác cần thống nhất để chuẩn hóa hạ tầng cơ sở, thống nhất một số vấn đề như: chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hồ sơ và tài liệu… Nhà cung cấp có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống hoặc tư vấn về những vấn đề liên quan đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong phần chuẩn bị này thì còn cần chuẩn hóa chi tiết một số tài liệu triển khai như:

1. Chuẩn hóa bộ danh mục và hệ thống mã về vật tư, tài sản, khách hàng, nhân viên và các đối tượng liên quan khác.

2. Xây dựng lại cây danh mục tài khoản hạch toán kế toán và danh mục bút toán theo bài toán quản lý mới

3. Thống kê và chuẩn mực lại nguồn lực của doanh nghiệp như các hệ thống máy móc, thời gian sản xuất, quy trình, định mức và tài liệu liên quan

4. Xây dựng các bài toán như: bài toán giá thành, bài toán quản lý kế hoạch, cách thức quản lý vật tư, các chỉ tiêu và thông số quản trị hàng hóa sản phẩm, báo cáo quản trị…

5. Hệ thống mẫu biểu và chứng từ

6. Sổ sách kế toán, bóc tách số liệu cho phù hợp với các nghiệp vụ trong hệ thống

Bước 3: Hoạch định dự án

Sau khi đã có 2 bước chuẩn bị nền tảng thì nhà cung cấp cùng với doanh nghiệp sẽ cùng nhau hoạch định kế hoạch tổng thể như: Lộ trình cụ thể về thời gian làm việc, nguồn nhân lực thực hiện dự án… Đây là cơ sở để quá trình triển khai dựa vào đó mà thực hiện nhằm đến được cái đích đã đặt ra.

Bước 4: Khởi động và vận hành dự án

Khởi động và vận hành dự án là quá trình nhà cung cấp tiến hành khảo sát, thiết lập, cài đặt, chỉnh sửa hệ thống ERP và đào tạo để những người tham gia trực tiếp vào hệ thống đó của khách hàng để có thể sử dụng được phần mềm. Đây là giai đoạn chính và dài nhất của quá trình triển khai hệ thống ERP.

Bước 5: Nghiệm thu dự án

Thời gian triển khai dự án ERP cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau và cũng có thể thay đổi so với thời gian dự kiến ban đầu. Thường dự án ERP nghiệm thu khi hệ thống thiết kế đáp ứng được các nhu cầu nghiệp vụ mà doanh nghiệp đề ra. Các bộ phận sử dụng phần mềm thao tác tốt và lên được các báo cáo cần thiết. Việc nghiệm thu dự án xong không có nghĩa là quá trình hỗ trợ của nhà cung cấp đã hoàn thành.

Thường sau quá trình triển khai của bộ phận kỹ thuật thì trong quá trình sử dụng bộ phận bảo hành sẽ cùng hỗ trợ để hệ thống ERP được vận hành tốt. Khác với những sản phẩm tiêu dùng khác, thường các doanh nghiệp sẽ chọn những nhà cung cấp uy tín để có thể nâng cấp hệ thống khi cần thiết.

Không phải quá trình triển khai hệ thống ERP nào cũng diễn ra thành công. Có nhiều lý do dẫn đến việc triển khai thất bại. Vì thế thường các doanh nghiệp lựa chọn rất kỹ nhà cung cấp. Đặc biệt là trong quá trình triển khai cả 2 bên đều thiện chí và hỗ trợ nhau để dự án được hoàn thành tốt như mong đợi. Việc hiểu rõ các vấn đề và lập kế hoạch để quản trị dự án là một trong những yếu tố giúp tăng tỷ lệ thành công và mức độ thành công lên cao hơn.

ERPViet là một phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở tốt nhất hiện nay. ERPViet được nghiên cứu để phù hợp mọi tổ chức doanh nghiệp của Việt Nam. Ngoài những tính năng tối ưu mà các phần mềm ERP khác mang đến cho doanh nghiệp, phần mềm ERPViet được tích hợp chặt chẽ với các công cụ marketing online giúp giảm thiểu chi phí mà vẫn thu được tối đa khách hàng tiềm năng.

Đăng ký dùng thử phần mềm: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT

Đọc thêm: 

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý ERP

10 điều chủ doanh nghiệp cần biết về phần mềm ERP Việt Nam

Triển khai ERP mất bao lâu? 11 yếu tố quyết định thời gian triển khai

Giải pháp phần mềm Cloud ERP – Xu thế quản trị doanh nghiệp của tương lai

5 Mẹo quản lý dự án ERP