Tăng hiệu suất công việc từng phòng ban trong doanh nghiệp nhờ ERP

I. Các phòng ban thường gặp phải vấn đề gì trong xử lý và quản lý công việc?

Xử lý và quản lý công việc có thể đi kèm với nhiều thách thức và vấn đề khác nhau. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến mà các cá nhân và tổ chức thường gặp phải: 

Quản lý thời gian: Một trong những thách thức phổ biến nhất là quản lý thời gian hiệu quả và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Mọi người thường phải vật lộn với việc cân bằng nhiều trách nhiệm và thời hạn, dẫn đến căng thẳng gia tăng và thiếu năng suất. 

Làm việc quá tải: Làm việc quá sức hoặc có khối lượng công việc quá mức có thể dẫn đến kiệt sức và giảm hiệu suất. Việc đặt ra những kỳ vọng thực tế và học cách ủy thác nhiệm vụ khi cần thiết có thể là một thách thức. 

Thiếu mục đích và mục tiêu rõ ràng: Không có mục tiêu và mục tiêu rõ ràng, việc tập trung nỗ lực và đo lường thành công trở nên khó khăn. Sự không chắc chắn về kỳ vọng có thể dẫn đến nhầm lẫn và lãng phí tài nguyên. 

Sự cố truyền thông: Giao tiếp kém có thể cản trở sự hợp tác, tạo ra hiểu lầm và dẫn đến sai sót. Điều quan trọng là thiết lập các đường liên lạc cởi mở và đảm bảo thông tin lưu chuyển thông suốt trong một nhóm hoặc tổ chức. 

Trì hoãn và thiếu động lực: Nhiều cá nhân đấu tranh với sự trì hoãn và tìm động lực để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này có thể xuất phát từ nhiều yếu tố khác nhau như thiếu hứng thú, sợ thất bại hoặc cảm thấy choáng ngợp. 

Nguồn lực không đầy đủ: Nguồn lực không đủ, bao gồm hạn chế về ngân sách, nhân sự hạn chế hoặc công nghệ lạc hậu, có thể cản trở năng suất và chất lượng công việc. Điều quan trọng là phải xác định và giải quyết các khoảng trống tài nguyên để cho phép quản lý công việc hiệu quả. 

Vượt quá phạm vi: Trong các dự án, phạm vi vượt quá đề cập đến việc mở rộng không kiểm soát các yêu cầu của dự án vượt quá kế hoạch ban đầu. Nó có thể dẫn đến sự chậm trễ về thời gian, tăng chi phí và giảm thành công chung của dự án.

Xem thêm: Từ cách tối ưu hóa hiệu quả công việc - Thấy ngay lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp 

II. Tăng hiệu suất công việc từng phòng ban nhờ ERP

1. Kiểm soát thông tin doanh nghiệp

Hệ thống ERP tập trung và tích hợp dữ liệu của nhiều phòng ban khác nhau, chẳng hạn như tài chính, nhân sự, hàng tồn kho và bán hàng. Cơ sở dữ liệu tập trung này cho phép kiểm soát và quản lý thông tin doanh nghiệp tốt hơn. 

Chẳng hạn, thay vì mỗi bộ phận duy trì các bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu riêng biệt, tất cả dữ liệu liên quan có thể được truy cập và cập nhật theo thời gian thực thông qua hệ thống ERP. Điều này giúp loại bỏ trùng lặp dữ liệu, giảm rủi ro sai sót và cung cấp thông tin chính xác và nhất quán cho mục đích ra quyết định và báo cáo.

Ví dụ: Trong một tổ chức có hệ thống ERP, bộ phận tài chính có thể dễ dàng truy cập dữ liệu bán hàng cập nhật từ bộ phận bán hàng và đồng bộ hóa dữ liệu này với dữ liệu hàng tồn kho từ kho. Điều này cho phép báo cáo tài chính chính xác, giúp xác định xu hướng và mô hình, đồng thời tạo điều kiện cho việc ra quyết định sáng suốt hơn.

2. Hạn chế sai sót công việc

Một hệ thống ERP kết hợp các quy trình và luồng công việc được tiêu chuẩn hóa, giúp giảm khả năng xảy ra sai sót và nâng cao độ chính xác của công việc tổng thể. Bằng cách tự động hóa các tác vụ thông thường và tích hợp các bộ phận khác nhau, hệ thống giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công, loại bỏ sự không nhất quán của dữ liệu và đảm bảo tuân thủ các quy tắc và quy định đã thiết lập.

Ví dụ: Trong một công ty sản xuất, hệ thống ERP có thể tự động hóa việc tạo đơn đặt hàng dựa trên mức tồn kho được xác định trước. Điều này giúp loại bỏ khả năng xảy ra sai sót do đặt hàng thủ công và đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng khi cần thiết cho sản xuất. Tương tự, các quy trình thanh toán tự động trong hệ thống có thể giảm các lỗi lập hóa đơn và cải thiện độ chính xác về tài chính.

3. Tăng tốc độ dòng công việc

Hệ thống ERP hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh, loại bỏ tắc nghẽn và nâng cao tốc độ hoạt động chung. Bằng cách tích hợp các phòng ban khác nhau và cung cấp một nền tảng tập trung, nhân viên có thể truy cập và chia sẻ thông tin nhanh chóng, cộng tác hiệu quả và hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Ví dụ: Trong một tổ chức bán lẻ, hệ thống ERP có thể tối ưu hóa quy trình thực hiện đơn hàng. Khi khách hàng đặt hàng, hệ thống có thể tự động kiểm tra mức tồn kho, bắt đầu quy trình chọn và đóng gói, tạo nhãn vận chuyển và cung cấp thông tin theo dõi thời gian thực. Điều này giúp loại bỏ sự phối hợp thủ công giữa các bộ phận, giảm thời gian xử lý đơn hàng và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Bằng cách triển khai giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức, các phòng ban có thể hoạt động hiệu quả hơn, cải thiện năng suất và đạt được kết quả kinh doanh tổng thể tốt hơn. Hãy liên hệ với các chúng tôi theo hotline 096 4578 234 ngay ngày hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc triển khai ERP.

➡️ ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERPViet