Phần mềm ERP giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng như thế nào?

Mối quan hệ khách hàng tốt không được hình thành ngày một ngày hai mà là kết quả của cả quá trình lâu dài cần được quản lý bởi một hệ thống ERP tích hợp.

Dưới đây là năm cách một hệ thống ERP có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng:

1. Quản lý khách hàng

Quản lý các mối quan hệ khách hàng là một phần quan trọng của quy trình đặt hàng bằng tiền mặt. Cách tốt nhất để xử lý các mối quan hệ khách hàng, đặc biệt là đối với các công ty quy mô vừa và lớn, là tìm kiếm một nhà cung cấp ERP có tích hợp quản lý dữ liệu tập trung (MDM) và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Mặc dù MDM và CRM có thể được sử dụng cùng nhau nhưng cũng có thể là hai phân hệ khác nhau với hai mục đích riêng biệt.
Một phân hệ MDM có thể đảm bảo thông tin khách hàng nhất quán và chính xác được thu thập, lưu trữ và truy xuất bởi các bên liên quan trong nội bộ. Thông tin đó có thể bao gồm các dữ liệu như lịch sử đơn hàng, thông tin tín dụng, địa điểm, địa chỉ liên hệ chính, doanh thu hàng năm và hơn thế nữa. 
Thách thức mà nhiều công ty gặp phải khi triển khai phân hệ MDM là tổng hợp tất cả dữ liệu cần thiết từ mỗi khách hàng. Nếu thông tin bị phân tán, thì việc xác định và hợp nhất thông tin đó thành một tài nguyên là cần thiết. Sau khi hợp nhất, thông tin đó có sẵn cho tất cả các bên liên quan và các phân hệ khác thông qua tích hợp.
Trong khi MDM đưa dữ liệu tổng thể về một khách hàng, một giải pháp CRM cho phép nhân viên bán hàng theo dõi các tương tác của khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng để xác định các cơ hội. Đối với các công ty có nhiều khách hàng thì việc theo dõi thủ công mọi tương tác là không thể.
Chỉ có ứng dụng CRM có thể hợp nhất xu hướng, cơ hội, sở thích và dữ liệu tài chính. Điều này cho phép các công ty lập kế hoạch dự báo doanh thu và ngân sách tốt hơn.

2. Quản lý quá trình xử lý đơn hàng 

Một hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) cho phép các công ty theo dõi trạng thái của mọi đơn đặt hàng của khách hàng ở mọi giai đoạn: khi nào đơn hàng được nhập, thời điểm được xử lý, để quản lý tốt hơn các mối quan hệ khách hàng.
Một hệ thống quản lý đơn hàng có thể giúp một công ty quản lý các tùy chọn vận chuyển, kho bãi và nhiều loại tiền tệ khác nhau. Trong quá trình lựa chọn phần mềm ERP, hãy chắc chắn tìm kiếm một hệ thống có thể đáp ứng những điều trên.
• Cải thiện mối quan hệ khách hàng - Trải nghiệm của khách hàng có thể được cải thiện đáng kể bằng cách cho phép quy trình đặt hàng tốt hơn, giao hàng nhanh hơn và lập hóa đơn chính xác hơn. Trải nghiệm càng được nâng cao, khách hàng sẽ càng có nhiều tin cậy khi đặt hàng. Nếu xảy ra sự cố với đơn đặt hàng, OMS cho phép nhân viên nhanh chóng xác định và khắc phục sự cố.
• Tối đa hóa vốn lưu động và dòng tiền - OMS giảm lỗi, tăng tốc độ thực hiện đơn hàng và cho phép thanh toán chính xác hơn. Từ đó giúp cải thiển dòng tiền và vốn lưu động lớn hơn.
• Tăng cường hiệu quả chuỗi cung ứng - Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) cung cấp cái nhìn tổng quan về hàng tồn kho, quy trình làm việc, giá cả và xu hướng thị trường. Điều này có thể dẫn đến hiệu quả tổ chức lớn hơn và tạo điều kiện cho việc ra quyết định chủ động. Từ góc độ chuỗi cung ứng, một hệ thống quản lý đơn hàng có thể giúp giảm chi phí quản lý hàng tồn kho.
• Cải thiện quản lý nhân viên - Bằng cách cho phép khách hàng đặt hàng trực tuyến theo cách thức được kết nối với giải pháp ERP, công ty có thể quản lý nhân viên tốt hơn. Xử lý đơn đặt hàng theo cách này cho phép các công ty đáp ứng tốt hơn mong đợi của khách hàng.
Đọc thêm: Triển khai phần mềm ERP: 15 lợi ích ít người biết  
         5 cách để phần mềm ERP nâng cao trải nghiệm khách hàng 

3. Quản lý tín dụng

Việc tích hợp quản lý tín dụng vào hệ thống ERP của tổ chức sẽ tạo nên sự minh bạch, giúp tổ chức tuân thủ điều khoản được phê duyệt cho mỗi khách hàng. Nếu không tích hợp chính sách quản lý tín dụng vào giải pháp ERP thì các công ty sẽ gặp rủi ro lớn hơn khi mở rộng các điều khoản tín dụng cho những khách hàng không có khả năng thanh toán.

Chính sách tín dụng rõ ràng và được tích hợp vào hệ thống ERP giúp cho sự mua hàng của khách hàng tốt hơn.

4. Hóa đơn và tài khoản phải thu

Khi gửi hóa đơn cho khách hàng, tận dụng công nghệ và kết hợp một số hình thức tự động hóa được ưu tiên hơn so với gửi thủ công. Tự động hóa cho phép theo dõi tốt hơn và giúp các công ty thu được tiền hiệu quả hơn.
Một giải pháp ERP hiệu quả nên kết hợp một số hình thức tự động hóa đơn, lý tưởng nhất là thông qua phương pháp gửi hóa đơn trực tiếp vào phần mềm ERP. Điều này giúp loại bỏ lỗi và việc thanh toán chậm.
Giải pháp ERP có thể cung cấp báo cáo các khoản phải thu, theo dõi tiến trình gửi hóa đơn và thanh toán cuối cùng. Khả năng này có thể giúp các công ty xác định và loại bỏ các lỗi lập hóa đơn có thể xảy ra trước khi đến với khách hàng.

5. Ứng dụng thanh toán và tiền mặt

Phần quan trọng cần được chú ý trong việc đặt hàng bằng tiền mặt là thanh toán của khách hàng và ứng dụng tiền mặt. Hai quy trình này rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Tận dụng phần mềm ERP có thể quản lý hiệu quả hai lĩnh vực này trong dài hạn để đảm bảo thanh toán đúng hạn cho khách hàng và áp dụng chính xác khoản thanh toán đó vào tài khoản khách hàng.

Tuy đơn giản nhưng nó lại là một thách thức đối với nhiều công ty. Ngay cả sau khi một hệ thống mới được triển khai, các quy trình được tối ưu hóa có thể khó duy trì. Điều này là do nhân viên thường chống lại các quy trình mới và bám vào cách làm việc cũ. Lúc này, doanh nghiệp cần thực hiện quản lý thay đổi để giảm thiểu thách thức này.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERPViet: Ứng dụng CRM - Chăm sóc khách hàng 

Dưới đây là ba cách để đảm bảo phần mềm ERP mới của bạn cải thiện trải nghiệm của khách hàng:

1. Dữ liệu được chia sẻ trên toàn công ty

Các bộ phận bán hàng và tiếp thị cần được xem các số liệu có thể được sử dụng để thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh số thì

2. Đảm bảo dữ liệu không chỉ tập trung vào cả khách hàng hiện tại và tiềm năng 

Hệ thống ERP cho phép theo dõi nguồn tiếp cận của các khách hàng tiềm năng từ nhiều nền tảng khác nhau. Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra giải pháp phù hợp để khai thác và gia tăng doanh số từ nhóm khách hàng này. 

3. Theo dõi và truyền đạt các số liệu tạo nên sự khác biệt

Điều quan trọng là nhà quản trị cần phân tích tính ảnh hưởng của dữ liệu tới tổ chức và khách hàng.

Ví dụ: các số liệu như thời gian và chi phí sản xuất hoặc thời gian đáp ứng dịch vụ khách hàng. Truyền đạt các số liệu này đến khách hàng nên là ưu tiên hàng đầu cho các nhóm tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng của bạn. 

Để quá trình triển khai phần mềm quản lý ERP hiệu quả, hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi theo hotline 096 4578 234 ngay ngày hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm. 

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP