Tiết kiệm chi phí với hệ thống phần mềm ERP

Mục tiêu cốt lõi của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh là tạo ra lợi nhuận. Làm thế nào để cắt giảm chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc là câu hỏi bỏ ngỏ  không chỉ dành cho các doanh nghiệp nhỏ mà còn là câu hỏi luôn cần tìm kiếm câu trả lời mới của các doanh nghiệp và tập đoàn lớn. Phần mềm ERP có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí đến mức độ nào? Hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

I. ERP là hệ thống gì? ERP là làm gì?

ERP đề cập đến một loại hệ thống phần mềm tích hợp các quy trình và chức năng kinh doanh khác nhau trong một tổ chức. Mục đích chính của hệ thống ERP là hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực vào các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp.

Một hệ thống ERP thường bao gồm một cơ sở dữ liệu trung tâm lưu trữ thông tin từ các phòng ban khác nhau như tài chính, nhân sự, mua sắm, quản lý hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), sản xuất... Dữ liệu tập trung này cho phép các bộ phận khác nhau truy cập và chia sẻ thông tin, tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác tốt hơn trong toàn tổ chức.

Việc triển khai một hệ thống ERP đòi hỏi phải lập kế hoạch, tùy chỉnh và đào tạo cẩn thận để điều chỉnh phần mềm phù hợp với các nhu cầu và quy trình cụ thể của một tổ chức. Nó có thể mang lại những lợi ích đáng kể, bao gồm cải thiện hiệu quả hoạt động, đưa ra quyết định tốt hơn, nâng cao dịch vụ khách hàng và tiết kiệm chi phí.

II. Tiết kiệm chi phí với phần mềm ERP

ERP là phần mềm gì mà giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí? Có thể nói, do ERP là một hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp các quy trình, công việc của các bộ phận vào cùng một nền tảng duy nhất. Giải pháp này đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiệu quả, thu về nguồn doanh số lớn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí. Cụ thể như sau:

1. ERP giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu

Mặc dù chi phí triển khai ban đầu của một hệ thống ERP có thể là đáng kể, nhưng nó có thể giúp tiết kiệm chi phí lâu dài. Bằng cách hợp nhất nhiều hệ thống và hợp lý hóa các quy trình, các tổ chức có thể loại bỏ nhu cầu về giấy phép phần mềm, phần cứng và cơ sở hạ tầng riêng biệt cho từng bộ phận hoặc chức năng. 

Ví dụ:

• Hợp nhất nhiều hệ thống: Bằng cách triển khai hệ thống ERP, các tổ chức có thể loại bỏ nhu cầu về nhiều hệ thống riêng biệt, giúp tiết kiệm chi phí liên quan đến giấy phép phần mềm, phần cứng và cơ sở hạ tầng.

• Khả năng mở rộng: Hệ thống ERP được thiết kế để đáp ứng sự phát triển kinh doanh, giảm nhu cầu nâng cấp phần mềm thường xuyên hoặc thay thế hệ thống, điều này có thể giúp tiết kiệm chi phí trong thời gian dài.

2. Tiết kiệm chi phí lao động

Hệ thống ERP tự động hóa các tác vụ và quy trình công việc thủ công, giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và công việc hành chính lặp đi lặp lại. Điều này có thể giúp tiết kiệm chi phí lao động vì nhân viên có thể tập trung vào các hoạt động có giá trị gia tăng hơn là dành thời gian cho các công việc thường ngày.

Ví dụ:

• Quy trình tự động: Phần mềm ERP tự động hóa các tác vụ thủ công như nhập dữ liệu, tạo báo cáo và xử lý giao dịch. Điều này làm giảm nhu cầu lao động thủ công, tiết kiệm chi phí liên quan đến việc thuê và đào tạo nhân viên bổ sung.

• Cải thiện năng suất: Với quy trình công việc được sắp xếp hợp lý và khả năng truy cập thông tin theo thời gian thực, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm chi phí lao động bằng cách hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

3. Tiết kiệm chi phí quản trị

Phần mềm ERP tập trung dữ liệu và quy trình, giảm gánh nặng hành chính liên quan đến việc quản lý nhiều hệ thống và cơ sở dữ liệu. Nó loại bỏ nhu cầu đối chiếu và hợp nhất dữ liệu thủ công, do đó giảm chi phí hành chính.

Ví dụ:

• Quản lý dữ liệu tập trung: Hệ thống ERP cung cấp một cơ sở dữ liệu thống nhất, duy nhất, loại bỏ nhu cầu quản lý nhiều nguồn dữ liệu và giảm các nỗ lực hành chính và chi phí liên quan đến việc đối chiếu và hợp nhất dữ liệu.

• Hợp lý hóa các quy trình: Phần mềm ERP chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình giữa các bộ phận khác nhau, giảm chi phí hành chính và nhu cầu can thiệp thủ công.

Xem thêm: Lợi ích của hệ thống ERP trong quản trị doanh nghiệp

4. Tiết kiệm chi phí lưu trữ tài liệu

Hệ thống ERP cung cấp khả năng quản lý tài liệu kỹ thuật số, cho phép các tổ chức giảm tài liệu trên giấy và các chi phí liên quan như in ấn, lưu trữ và truy xuất. Tài liệu điện tử có thể được lưu trữ, truy cập và chia sẻ hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm chi phí.

Ví dụ:

• Tài liệu không cần giấy tờ: Hệ thống ERP cung cấp các tính năng quản lý tài liệu, cho phép các tổ chức lưu trữ, quản lý và truy xuất tài liệu điện tử. Điều này giúp loại bỏ các chi phí liên quan đến tài liệu trên giấy, chẳng hạn như in ấn, lưu trữ và quản lý tệp vật lý.

• Kiểm soát tài liệu nâng cao: Phần mềm ERP cung cấp các tính năng bảo mật và kiểm soát phiên bản, giảm nguy cơ mất hoặc sao chép tài liệu và các chi phí liên quan.

5. Một số chi phí khác theo đặc thù ngành

Tùy thuộc vào ngành và yêu cầu kinh doanh cụ thể, phần mềm ERP có thể tiết kiệm thêm chi phí. Ví dụ, trong sản xuất, hệ thống ERP có thể tối ưu hóa việc lập kế hoạch và lập kế hoạch sản xuất, dẫn đến giảm chi phí nguyên vật liệu và cải thiện quản lý hàng tồn kho. Trong phân phối và hậu cần, hệ thống ERP có thể tối ưu hóa việc lập kế hoạch lộ trình và kiểm soát hàng tồn kho, giúp tiết kiệm chi phí quản lý phân phối và lưu trữ. Điển hình như:

• Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu: Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho bằng cách cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức độ tồn kho, dự báo nhu cầu và kích hoạt đặt hàng lại tự động. Điều này đảm bảo mức tồn kho tối ưu, giảm rủi ro hết hàng hoặc dự trữ quá mức và giúp giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu.

• Tiết kiệm chi phí quản lý phân phối: Hệ thống ERP tích hợp các chức năng bán hàng, quản lý đơn hàng và hậu cần, cho phép các tổ chức hợp lý hóa các quy trình phân phối. Điều này có thể giúp tiết kiệm chi phí trong các lĩnh vực như vận chuyển, kho bãi, thực hiện đơn hàng và dịch vụ khách hàng.

• Tiết kiệm chi phí lưu kho: Bằng cách tối ưu hóa mức tồn kho và cải thiện dự báo nhu cầu thông qua hệ thống ERP, các tổ chức có thể giảm thiểu nhu cầu về không gian kho quá mức. Điều này có thể giúp tiết kiệm chi phí về phương tiện lưu trữ và các chi phí liên quan.

Với những lợi ích chi phí kể trên, là người có tầm nhìn xa trông rộng, chắc chắn bạn đã nhìn thấy cơ hội rất lớn của phần mềm này cũng như cách thức mà hệ thống này giúp bạn và doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí rồi đúng không?

Để tìm hiểu sâu hơn về ERP và nhận báo giá chính xác, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Đội ngũ chuyên gia của ERPViet luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/24.

Xem thêm: 

Phần mềm ERP có giá bao nhiêu?

Làm thế nào để không bị hớ khi nhận báo giá từ các đơn vị cung ứng phần mềm ERP