Cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả dành cho mọi doanh nghiệp

Làm thế nào để triển khai thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp? Với cách sử dụng phần mềm ERP đúng cách, bạn sẽ tìm được câu trả lời cho những băn khoăn của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP và những vai trò không thể phủ nhận

Phần mềm ERP là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay, được sử dụng rộng rãi trên 23 quốc gia, đem lại những lợi ích thiết thực cho mỗi doanh nghiệp áp dụng đúng cách.

ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, thời gian, mà vẫn thu được hiệu quả cao nhất. Với ERP, doanh nghiệp sẽ giảm bớt được các thao tác thủ công, thay thể bằng các quy trình được tự động hóa, từ chấm công, phân ca, tính lương, quản lý hàng hóa,… Đồng thời, doanh nghiệp sẽ giảm thiếu tối đa sai sót dữ liệu trong quá trình chuyển giao, nhập liệu. Thông tin được cập nhật nhanh hơn, được chia sẻ giữa các bộ phận liên quan, giúp người dùng có thể nhanh chóng tiếp cận nguồn thông tin mình cần.

Với những ưu điểm vượt trội như thế, nhưng nếu không sử dụng hiệu quả ERP sẽ mang đến những bất lợi không mong muốn cho doanh nghiệp. Vì để đầu tư cho một hệ thống ERP, doanh nghiệp phải tốn rất nhiều chi phí, thời gian và công sức.

>>> Đọc thêm: Vai trò của nhà lãnh đạo trong triển khai hệ thống phần mềm ERP

Cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả dành cho mọi doanh nghiệp

Bất kỳ công cụ nào, dù hiện đại đến đâu đều sẽ trở nên vô dụng hoặc phản tác dụng nếu không biết cách sử dụng phần mềm. Phần mềm ERP cũng không phải ngoại lệ. Để tránh gặp phải những khó khăn trong quá trình triển khai, doanh nghiệp nên thực hiện đúng các bước sau:

Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp

Làm thế nào để lựa chọn được phần mềm phù hợp? Trước khi lựa chọn doanh nghiệp cần nắm được các thông tin dưới đây:
– Thấu hiểu quy trình quản lý và nhu cầu của các bộ phận được đặt trong tổng thể chung.
– Tìm hiểu một vài đơn vị cung ứng phần mềm trên thị trường
– Nhận tư vấn giải pháp và demo sản phẩm
– Lựa chọn nhà cung ứng phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình sau khi đã so sánh tương quan về giá cả, sản phẩm, dịch vụ đi kèm

Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP – Thấu hiểu để sử dụng thông minh

Cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả dành cho mọi doanh nghiệp 01

Với cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được hiệu quả nguồn lực tối đa

Hiểu rõ về ưu điểm và khó khăn có thể gặp phải trong triển khai

Khi lựa chọn xong nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ được cung cấp đầy đủ các thông tin về lợi ích, hạn chế, thời gian triển khai, cài đặt, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả. Tuy nhiên, trong quá trình này, doanh nghiệp cũng cần chủ động tìm hiểu để nắm được vai trò của phần mềm ERP, tại sao phải sử dụng phần mềm ERP. Bởi chỉ có hiểu biết tường tận mới có thể khiến hệ thống ERP phát huy được tối đa lợi ích của chúng.

>>> Đọc thêm: Khó khăn doanh nghiệp phải đối mặt khi triển khai phần mềm ERP

Tái cấu trúc, sắp xếp lại bộ máy và quy trình làm việc

Doanh nghiệp cần xem xét kỹ xem liệu bộ máy làm việc trong doanh nghiệp đã tối ưu hay chưa, có cần điều chỉnh về nhân sự hay không? Quy trình làm việc đã đạt chuẩn hay chưa? Kết hợp với ERP thì có thu được hiệu quả tối đa hay không.

Việc xem xét các yếu tố chưa đáp ứng đủ và điều chỉnh sẽ tối ưu hóa hiệu quả của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.
Đồng thời sau khi xem xét, doanh nghiệp cũng phải chuẩn hóa lại toàn bộ quy trình dữ liệu. Bởi bước đầu tiên có đúng thì các bước sau mới đúng. Nếu các dữ liệu bị nhập sai ngay từ đầu sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống, làm mất đi hiệu quả vốn có của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.

Xem thêm: Để dùng phần mềm ERP đạt hiệu quả cao, không thể bỏ qua những yêu cầu sau

Chạy thử

Trước khi đưa phần mềm ERP vào hoạt động chính thức, quá trình chạy thử là không thể thiếu. Quá trình này giúp kiểm tra xem các tính năng có chạy đúng với các số liệu trước đó hay không. Các chỉnh sửa, bổ sung mới có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần khác của hệ thống hay không.

Việc chạy thử cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được tính tiện lợi và ổn định của hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa những rắc rối có thể phát sinh về sau.

Đề xuất cải tiến và phát triển ERP liên tục

Phần mềm ERP vốn không phải là một hệ thống tĩnh. Trong quá trình sử dụng, nếu cảm thấy không phù hợp, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền tùy chỉnh, cải tiến để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu vào thời điểm đó cũng như đáp ứng được những thay đổi của doanh nghiệp trong tương lai, phù hợp hơn với hệ thống chính sách và quy định của Nhà nước.

Cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả dành cho mọi doanh nghiệp 02

Đo lường, cải tiến theo giai đoạn sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống phần mềm ERP hiệu quả

Đào tạo nhân viên sử dụng ERP

Lãnh đạo doanh nghiệp là người đưa ra quyết định nhưng người triển khai và đem đến thành công chính cho hệ thống phần mềm ERP chính là đội ngũ nhân viên. Chính vì vậy, quá trình đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng cho những người trực tiếp sử dụng phần mềm là điều cực kỳ quan trọng để hệ thống phần mềm ERP phát huy được tối đa hiệu quả của chúng.

Với những cách sử dụng hệ thống ERP đúng đắn, doanh nghiệp sẽ triển khai phần mềm hiệu quả hơn, đem đến thành công nhanh chóng cho doanh nghiệp sau khi triển khai.

>>> Đọc thêm: Tổng quan về hệ thống ERP – phần mềm quản trị doanh nghiệp

ERPViet

Từ khoá liên quan: cách sử dụng erp