Mô hình hệ thống ERP của Vinamilk và câu chuyện bứt phá thành công

Trong những năm gần đây, Vinamilk đã đạt được sự phát triển vượt bậc trong việc ứng dụng công nghệ để nâng cao năng suất và tối ưu hóa quy trình sản xuất kinh doanh. Trong đó, hệ thống ERP của Vinamilk là một trong những mô hình nổi bật nhất. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc ứng dụng ERP tại Vinamilk đã giúp công ty tiết kiệm thời gian, tối đa hóa năng suất và đẩy mạnh doanh thu. Hãy cùng tìm hiểu thêm về câu chuyện ERP Vinamilk trong bài viết dưới đây.

I.  Thực trạng của Vinamilk trước khi ứng dụng ERP

Quản lý nguyên vật liệu khó khăn

Trong giai đoạn đầu, Vinamilk đã thực hiện theo dõi hàng hóa nhập vào và xuất ra hoàn toàn thủ công trên file Excel. Tuy nhiên, việc thực hiện theo cách này đã gây ra tình trạng tốn nhiều thời gian nhập liệu và làm cho số liệu cập nhật chậm hơn thời gian thực. Sự chậm trễ từ khâu quản lý này đã dẫn đến tình trạng tăng cao lượng hàng tồn kho của Vinamilk. Việc này đòi hỏi Vinamilk tốn nhiều nguyên liệu và nhân công hơn trong quá trình sản xuất. Mới đây, lợi nhuận của Vinamilk đã bị ảnh hưởng nghiêm trọng do việc triển khai thủ công hệ thống quản lý dẫn đến sự chậm trễ trong quản lý tồn kho.

Hạch toán chưa phản ánh chính xác thực tế

Với phần kế toán - tài chính, việc thực hiện hạch toán thủ công là rất khó khăn. Số lượng giấy tờ và thủ tục cần phải xử lý là rất lớn, dẫn đến nguy cơ nhân sự mắc sai lầm và bỏ sót các số liệu quan trọng. Việc hạch toán là một nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp, do đó, các vấn đề liên quan đến sai sót cần được khắc phục ngay lập tức để tránh mất mát tài nguyên chung.

Hoạt động sản xuất rời rạc

Trong doanh nghiệp, quy trình vận hành được tạo ra thông qua sự tương tác và phối hợp giữa các phòng ban. Với cơ cấu tổ chức lớn, Vinamilk cần phải chặt chẽ gắn kết tất cả các quy trình lại với nhau. Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu, việc liên kết từ khâu sản xuất đến hoàn thiện, cung ứng, bán hàng và quảng bá truyền thông của doanh nghiệp còn chưa đạt được sự ổn định và hiệu quả cao nhất.

Truyền tải dữ liệu bị đứt quãng, gây khó khăn trong việc chia sẻ thông tin

Mỗi bộ phận trong Vinamilk sử dụng một phần mềm nghiệp vụ riêng, tuy nhiên chúng không có tính đồng bộ thông minh, dẫn đến không thể chia sẻ và liên kết dữ liệu trong nội bộ công ty. Do đó, khi cần chuyển giao thông tin, người phụ trách phải thực hiện lưu file thủ công hoặc in bản cứng, đây là cách làm tốn nhiều thời gian và công sức, cũng như giảm năng suất lao động và tăng nguy cơ mất dữ liệu.

II. Sự thay đổi của Vinamilk sau khi áp dụng hệ thống ERP

Từ năm 2007, Vinamilk triển khai ERP để đối phó với những thách thức trong công tác hoạch định nguồn nhân lực. Qua thực trạng triển khai ERP của Vinamilk đã phản ánh ERP là một nền tảng quản lý công việc liên tục và kết nối giữa các bộ phận và phòng ban trong công ty. Sau chỉ 8 tháng sử dụng, Vinamilk đã đạt được nhiều thay đổi tích cực và sản xuất kinh doanh diễn ra ổn định, giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh. Thành công này còn giúp Vinamilk được vinh danh trong danh sách 200 công ty có doanh thu tốt nhất Châu Á - Thái Bình Dương vào năm 2019.

Nâng cao hiệu quả công việc

Hệ thống ERP của Vinamilk giúp người quản lý đánh giá chính xác hiệu quả công việc của từng nhân viên. Mỗi khi một nhân sự cập nhật trạng thái công việc mới, người quản lý sẽ tự động nhận được thông báo, đảm bảo việc nắm bắt thông tin liên tục. Hơn nữa, ERP còn phân tích dữ liệu thu thập được để đề xuất kế hoạch và các phương hướng giải quyết khó khăn cho doanh nghiệp. Những vị trí kém hiệu quả sẽ được loại bỏ và thay thế bằng quy trình mới tinh gọn và ít rủi ro hơn.

Quy trình thanh toán nhanh chóng, chính xác

Mô hình ERP của Vinamilk có tính năng thanh toán tự động theo cài đặt của doanh nghiệp là một trong những tính năng nổi bật. Việc thanh toán cho nhà cung cấp hay đối tác sẽ được thực hiện tự động bởi hệ thống khi đến thời hạn. Bên cạnh đó, giao dịch giữa người bán và người mua cũng trở nên đơn giản và nhanh chóng nhờ liên kết trực tiếp với ngân hàng. Khách hàng có thể hoàn tất quá trình mua sắm ngay tức thì chỉ bằng cách quét mã hoặc thao tác trên ứng dụng.

Báo cáo tổng quát

Sản phẩm của Vinamilk có tác động đến sức khỏe của người tiêu dùng, vì vậy, quản lý chất lượng từ nguyên liệu, chế biến, đóng gói, và vận chuyển luôn được đặt lên hàng đầu. Hệ thống ERP giúp người quản lý và lãnh đạo có thể nắm bắt toàn cảnh công việc ở mọi thời điểm và đưa ra các quyết định chính xác nhất để tối ưu quy trình làm việc.

Quy trình nghiệp vụ tinh gọn

Vinamilk hiện đang cung cấp khoảng 200 dòng sản phẩm khác nhau cho thị trường trong nước và quốc tế, mỗi dòng sản phẩm lại có chính sách giá và ưu đãi giảm giá riêng, tạo áp lực không nhỏ lên việc kiểm soát và thống kê theo thời gian. Vì vậy, việc tự động hóa và đơn giản hóa các nghiệp vụ bằng hệ thống ERP được xem là giải pháp ưu việt giúp Vinamilk khắc phục khó khăn và tăng trưởng rõ rệt về năng suất và doanh thu.

III. Bài học rút ra cho các doanh nghiệp nếu muốn triển khai ERP hiệu quả như Vinamilk

1. Liên kết các phòng ban trong doanh nghiệp

Hệ thống ERP của Vinamilk được thiết kế để tích hợp các phòng ban và chức năng khác nhau trong một tổ chức. Điều quan trọng là phải có sự tham gia của các đại diện từ mỗi bộ phận trong quá trình thực hiện. Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống giải quyết các nhu cầu và quy trình công việc cụ thể của từng bộ phận và thúc đẩy sự cộng tác giữa các bộ phận.

2. Kiểm soát thông tin an toàn, khoa học

Bảo mật dữ liệu và kiểm soát thông tin cần được ưu tiên cao trong quá trình triển khai ERP. Thực hiện các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu kinh doanh nhạy cảm và đảm bảo tuân thủ các quy định có liên quan. Thiết lập các biện pháp kiểm soát truy cập thích hợp, giao thức mã hóa và sao lưu dữ liệu thường xuyên để bảo vệ thông tin quan trọng. 

3. Tập trung vào mục tiêu 

Xác định rõ mục tiêu kinh doanh và mục tiêu triển khai hệ thống ERP. Cho dù đó là cải thiện hiệu quả hoạt động, nâng cao dịch vụ khách hàng hay tăng khả năng sinh lời, hãy điều chỉnh quá trình thực hiện cho phù hợp với các mục tiêu này. Điều này giúp duy trì sự tập trung và đảm bảo rằng hệ thống được định cấu hình và tùy chỉnh để mang lại kết quả mong muốn. 

4. Xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT chuẩn hoá

Trước khi triển khai hệ thống ERP, điều cần thiết là phải đánh giá và nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT của bạn. Đảm bảo rằng phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng mạng của bạn có thể hỗ trợ các yêu cầu của hệ thống ERP. Chuẩn hóa môi trường CNTT của bạn bằng cách triển khai các cấu hình phần cứng và phần mềm nhất quán để giảm thiểu các sự cố tương thích và hỗ trợ tích hợp mượt mà hơn. 

5. Lựa chọn đúng đơn vị triển khai

Việc lựa chọn đơn vị triển khai phù hợp là rất quan trọng để triển khai ERP thành công. Các doanh nghiệp có thể chọn giữa triển khai tại chỗ, dựa trên đám mây hoặc kết hợp. Xem xét các yếu tố như ngân sách, khả năng mở rộng, yêu cầu bảo mật và khả năng CNTT khi quyết định mô hình triển khai. Đánh giá các nhà cung cấp khác nhau và dịch vụ của họ để tìm ra giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của bạn. 

IV. ERPViet - Đơn vị triển khai ERP tin cậy

Tại Việt Nam, ERPViet là một trong những đơn vị cung ứng giải pháp về phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, được thiết kế đặc biệt dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu bạn đang muốn phát triển doanh nghiệp, đưa tổ chức của bạn lên một tầm cao mới, nâng cao hiệu quả sản xuất, năng suất hoạt động, ERP chính là câu trả lời hoàn hảo dành cho bạn.

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT

Xem thêm: 

Lợi ích khi sử dụng ERP

Khó khăn của doanh nghiệp khi triển khai hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP