Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP – Thấu hiểu để sử dụng thông minh

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là gì?

Enterprise resource planning (ERP) thường được hiểu là phần mềm quản trị doanh nghiệp là một hệ thống có kết nối chặt chẽ với nhau, ghi lại toàn bộ các hoạt động, hỗ trợ đưa ra quyết định, giảm thiểu tối đa sai sót. Nhìn chung, phần mềm này có thể giúp các chủ doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh của mình dễ dàng hơn, hiệu quả hơn, tiêu tốn ít nguồn lực hơn.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP – Thấu hiểu để sử dụng thông minh 01

Phần mềm ERP – giúp doanh nghiệp phát huy tối đa tiềm năng của mình

Mục tiêu quan trọng nhất của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là tích hợp được tất cả các quy trình hoạt động và thống kê lại các thông tin thu thập theo luồng, hỗ trợ tổ chức, chủ doanh nghiệp trong quá trình đưa ra quyết định.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP chuẩn được xây dựng lên nhờ quá trình thu thập và tổng hợp dữ liệu thu về từ tất cả các nguồn, các cấp trong tổ chức và kết nối các thông tin với nhau, tạo thành một mạng lưới chặt chẽ, mà nhìn vào đó, chủ doanh nghiệp có thể nhìn thấu các vấn đề đang diễn ra trong từng bộ phận và trong chính doanh nghiệp của mình.

Sử dụng ERP một cách thông minh sẽ khiến doanh nghiệp có thể chuẩn hóa và tự động hóa tất cả các quy trình kinh doanh và cải thiện được tối đa hiệu quả vận hành của tổ chức. Thêm vào đó, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, đồng nhất các số liệu, đảm bảo tỷ lệ sai số trong quá trình nhập liệu, luân chuyển giữa các bộ phận ở mức thấp nhất.

Các tổ chức sẽ nhận ra rằng họ cần phải sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP khi họ bắt đầu phát triển hệ thống kinh doanh, đặc biệt khi các hệ thống kinh doanh trở nên phức tạp, bao gồm nhiều quy trình khác nhau. Các phần mềm thông thường thường không đáp ứng được tất cả các nhu cầu của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp sẽ có xu hướng tìm kiếm những phần mềm có khả năng tương thích cao với nhu cầu thực tế, giải quyết triệt để bài toán nội tại của doanh nghiệp. Khi đó, ERP là một sự lựa chọn hàng đầu mà nhiều doanh nghiệp cân nhắc.

Tuy nhiên, không có một mẫu số chung cụ thể nào cho phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Với sự linh hoạt trong cách vận hành, sự liên kết thông minh, các tùy chọn phong phú, doanh nghiệp có thể tự quyết định chọn cho mình một mô hình ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp. Doanh nghiệp khai khoáng sẽ không sử dụng cùng một mô hình và cùng các tính năng như doanh nghiệp bán lẻ. Với sự điều chỉnh linh hoạt, ERP sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của từng bộ phận.

Các loại hình phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP được chia làm 2 loại hình chính là tại chỗ và đám mây.

Các hệ thống ERP có khuynh hướng được cấu tạo phức tạp, gồm nhiều thành phần, tính năng. Chính vì vậy không hề dễ để có thể sử dụng theo loại hình ERP đám mây. Hầu hết các hệ thống phần mềm ERP đều được xây dựng ngay trên chính máy chủ của chính doanh nghiệp. Việc này có thể khiến doanh nghiệp cần chi thêm một khoản phí cho việc đầu tư hệ thống, tuyển thêm nhân sự, đào tạo quy trình,…

Tuy nhiên, khi ngày càng nhiều doanh nghiệp bắt đầu lưu trữ dữ liệu trên đám mây thì các nhà cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP ngày càng nỗ lực hơn để có thể đưa ngày càng nhiều tính năng của ERP lên đám mây để tối ưu hóa nhu cầu sử dụng đa dạng của người dùng. Các phần của ERP được đưa lên đám mây đều được đơn giản hóa tối ưu để giảm thiểu chi phí cũng như hạn chế sự phức tạp của quá trình triển khai.

Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng kết hợp giữa hai loại hình ERP, các phần phức tạp vẫn lưu trữ tại chỗ, một số phần tính năng đơn giản hơn chạy trên đám mây.

Một số doanh nghiệp không muốn đưa hệ thống phần mềm ERP và các ứng dụng quan trọng lên đám mây vì nhiều lý do, đa phần là họ lo sợ trước các rủi ro trong quá trình bảo mật, có thể khiến doanh nghiệp đánh mất dữ liệu.

>>> Đọc thêm: Lợi ích khi sử dụng ERP

Hệ thống ERP đa tầng

Việc triển khai ERP, dù theo loại hình tại chỗ hay đám mây thì đều dựa trên các tiêu chuẩn từ nhà cung cấp. Nhiều doanh nghiệp, tổ chức hiện nay đang chạy nhiều hệ thống ERP (ERP đa tầng) cho một hệ thống tổ chức. Điều này thường xảy ra ở các doanh nghiệp có chi nhánh tại nhiều thành phố, quốc gia khác nhau.

Để sử dụng hệ thống ERP đa tầng, các doanh nghiệp cần tạo tầng chính – hay còn gọi là hệ thống nền móng của doanh nghiệp. Tầng này bao gồm các tính năng tùy chính chính và quan trọng với toàn bộ doanh nghiệp. Tầng phụ, có thể chỉ có 1 hoặc nhiều dùng để chạy các chức năng ít quan trọng hơn hoặc cho các phòng ban cụ thể ở dưới.

>>> Đọc thêm: Khó khăn của doanh nghiệp khi triển khai hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Các mô-đun chủ chốt của phần mềm ERP

Các mô-đun hay tính năng của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP do chủ doanh nghiệp lựa chọn thường không giống nhau, phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, quy trình cụ thể, các phòng ban các tuyến.

Để triển khai phần mềm ERP hiệu quả, các mô-đun phải được kết hợp linh hoạt với nhau, dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP – Thấu hiểu để sử dụng thông minh 02

Một mô hình ERP của doanh nghiệp sản xuất

Thông thường, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng các mô-đun cốt lõi sau:

1.       Kế toán – tài chính: thu thập các dữ liệu tài chính và tạo các báo cáo, khớp dữ liệu, bảng cân đối tổng quan và báo cáo tài chính theo từng quý.

2.       Quản trị nguồn nhân lực: thu thập dữ liệu và tạo các báo cáo về tuyển dụng, đánh giá hiệu quả, đào tạo và phát triển nghề nghiệp, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, quản lý hồ sơ, quá trình tuyển dụng,…

3.       Quản lý kho hàng: thu thập dữ liệu và tạo các báo cáo về tình hình tồn kho.

4.       Quản trị chuỗi cung ứng: Tập hợp các dữ liệu và tạo các báo cáo về nguyên vật liệu, thông tin và nguồn tài chính trước khi sản phẩm từ tay nhà cung ứng, đi đến nhà máy, thông qua đại lý đến tay người tiêu dùng.

Các nhà cung cấp ERP

Có rất nhiều nhà cung cấp ERP với khả năng triển khai phong phú trên cả hai loại hình ERP: tại chỗ và đám mây.

Trên thế giới, các đơn vị cung cấp, phân phối ERP có tiếng phải kể đến SAP, Oracle, và Microsoft Dynamics. Khách hàng của họ trải rộng khắp toàn bộ lục địa bao gồm các doanh nghiệp từ lớn đến vừa và nhỏ.

Các nhà cung cấp ERP nhỏ thì có ưu điểm là chuyên biệt hóa cho từng mảng thay vì tập trung vào tổng thể như các đơn vị lớn.

Tại Việt Nam, ERPViet là một trong những đơn vị cung ứng giải pháp về phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, được thiết kế đặc biệt dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hỗ trợ ERP

Tùy thuộc vào hợp đồng được ký kết với khách hàng, các nhà cung cấp ERP hầu hết đều có các hình thức hỗ trợ cho doanh nghiệp trong quá trình sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Thông thường với các mức giá trị hợp đồng khác nhau sẽ có các mức hỗ trợ khác nhau.

Một số dịch vụ hỗ trợ phổ biến bao gồm hỗ trợ sửa lỗi, giải quyết sự cố, cập nhật, hỗ trợ nâng cấp,… Các dịch vụ này được quản lý bởi các đơn vị cung cấp ERP.

Nếu bạn đang muốn phát triển doanh nghiệp, đưa tổ chức của bạn lên một tầm cao mới, nâng cao hiệu quả sản xuất, năng suất hoạt động, ERP chính là câu trả lời hoàn hảo dành cho bạn.

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT

ERPViet