Các câu hỏi thường gặp khi triển khai phần mềm Cloud ERP

Phần mềm ERP đang trong giai đoạn chuyển đổi dần từ On-Premise ERP (giải pháp ERP triển khai trên server của doanh nghiệp) sang Cloud ERP (giải pháp ERP trên nền tảng điện toán đám mây). Việc chuyển đổi này được kỳ vọng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí và đơn giản hóa các quy trình phức tạp. Tuy nhiên, đa phần các doanh nghiệp vẫn khá do dự trong việc chuyển đổi, hầu hết đến từ nguyên nhân bảo mật hệ thống và kiểm soát thông tin tổng thể.

Làm thế nào để doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng trong quá trình lựa chọn hình thức triển khai ERP? Làm thế nào để nhận biết được doanh nghiệp có phù hợp với Cloud ERP hay không? Như Panorama vẫn nhấn mạnh, chìa khóa của việc triển khai thành công không đến từ phần mềm mà đến từ sự quyết liệt trong triển khai của tổ chức. Hầu hết các phần mềm ERP (dù thuộc hình thức triển khai nào) đều có thể đáp ứng được hầu hết các chức năng cơ bản của tổ chức. Tuy nhiên, để đảm bảo triển khai thành công, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ sự tương thích của phần mềm với các nhu cầu và quy trình đặc thù của doanh nghiệp. Sẽ là thảm họa nếu doanh nghiệp chưa tìm hiểu kỹ về hệ thống mà đã vội vàng triển khai ERP.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong tư vấn triển khai, Panorama đã tổng hợp lại một số câu hỏi thường gặp để giúp doanh nghiệp hiểu hơn về Cloud ERP.

Sự khác biệt giữa Cloud ERP và SaaS (Software As a Service) là gì?

SaaS là giải pháp với quy mô nhỏ, thường được các tổ chức sở hữu mô hình hoạt động không quá phức tạp lựa chọn. Các nhà cung cấp ERP lưu trữ các ứng dụng SaaS trên cơ sở hạ tầng mạng riêng của họ thay vì lưu trữ trên hệ thống server tại chỗ của các tổ chức mua. Để sử dụng các ứng dụng SaaS, người dùng cần đăng nhập vào website được cung cấp và kiểm soát bởi nhà cung cấp.

Cloud ERP có thể hiểu đơn giản là các giải pháp ERP truyền thống được lưu trữ ngoài phạm vi doanh nghiệp. Tính linh hoạt và khả năng mở rộng của chúng là các ưu điểm lớn. Với Cloud ERP, người dùng có thể truy cập dữ liệu theo thời gian thực ở bất kỳ đâu mà không cần cài đặt bổ sung một phần mềm truy cập từ xa tốn kém và phức tạp.

Tùy chọn “Hybrid” Cloud là gì?

Một tùy chọn Hybrid là một cách diễn đạt khác của hệ thống phần mềm ERP được pha trộn giữa 2 giải pháp Cloud và On-Premise. Một ví dụ điển hình của Hybrid Cloud là: tổ chức triển khai một hệ thống ERP cấp 1 truyền thống (như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) hoặc cấp 2 (Infor, Epicor, Lawson,...) nhưng lại lưu trữ dữ liệu trên hệ thống của một bên thứ ba. Đây là kịch bản tổt cho một số doanh nghiệp khi nó mang đến các giải pháp On-premise linh hoạt, tận dụng được lợi ích về chi phí và nguồn lực từ Cloud.

Giải pháp Cloud ERP có thực sự nhanh và tiết kiệm hơn?

Không nghi ngờ rằng một giải pháp phần mềm ERP dựa trên nền tảng đám mây (Cloud ERP) nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn so với một giải pháp On-Premise ERP – ít nhất trong ngắn hạn. Tuy nhiên, chi phí không nên là yếu tố hàng đầu. Một chiến lược ERP tốt cần chú trọng vào việc khớp quy trình kinh doanh, dọn dẹp và sắp xếp dữ liệu theo chuẩn, quản lý thay đổi tổ chức, đào tạo người dùng để đảm bảo tổ chức của bạn đạt được ROI (Return on Investment) cao nhất - tạm dịch là tỷ lệ lợi nhuận thu được so với chi phí đầu tư. ROI là yếu tố nên được xét đến đầu tiên chứ không phải chi phí.

Quy trình thanh toán của Cloud ERP có nhiều khác biệt so với On-Premise ERP. Nếu như với On-premise ERP, doanh nghiệp sẽ phải trả ngay một khoản tiền lớn cho toàn bộ quá trình triển khai, và được quyền sở hữu giải pháp trọn đời thì với Cloud ERP, doanh nghiệp sẽ trả tiền theo năm cho các nhà cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp, doanh nghiệp ngừng đóng tiền, dịch vụ ERP đang sử dụng sẽ bị cắt. Điều này có thể được so sánh với việc thuê và mua xe. Khi bạn thuê xe, mỗi lần thuê bạn sẽ phải trả số tiền nhỏ, trong khi mua xe, bạn phải trả toàn bộ chi phí cho chiếc xe đó trong 1 lần. Tuy nhiên chiếc xe mua là vật sở hữu vĩnh viễn của bạn, trong khi thuê xe, nếu tính về lâu về dài, số tiền bạn phải trả sẽ được nhân lên, trở thành một con số rất lớn. Dù vậy chiếc xe vẫn không thuộc sở hữu của bạn. Doanh nghiệp cần nắm bắt được sự khác biệt và cân đối ngân sách để tìm ra cho mình một giải pháp phù hợp nhất không chỉ trong thời điểm hiện tại mà còn phù hợp và thích ứng tốt trong tương lai, khi quy mô doanh nghiệp được mở rộng.

Giải pháp phần mềm Cloud ERP được các doanh nghiệp nhỏ ưu tiên lựa chọn, khi nguồn tài chính của doanh nghiệp chưa được vững mạnh.

Vấn đề bảo mật trên Cloud ERP được đảm bảo hay không?

Mặc dù nhiều người dùng lo ngại về vấn đề gián đoạn của Cloud ERP, nhưng thực tế, Cloud ERP cung cấp nền tảng mạng mạnh mẽ hơn so với hệ thống CNTT nội bộ. Điều đáng nói ở đây là, dữ liệu của tổ chức, mặc dù đang ở trên đám mây – vẫn đang được chia sẻ. Tại bất kỳ thời điểm truyền dữ liệu nào, cơ sở dữ liệu đều có thể bị tấn công hoặc xâm phạm. Điều này có thể khiến doanh nghiệp lo lắng. Nhưng chúng ta có thể yên tâm hơn khi biết rằng, các nhà cung cấp dịch vụ Cloud ERP đã và đang hạn chế tối đa vấn đề xâm phạm này thông qua việc mã hóa dữ liệu để tránh khả năng bị đánh cắp thông tin. Mặc dù việc mã hóa có thể khiến việc phân tích dữ liệu trở nên chậm hơn, chi phí cao hơn.

Ông lớn trong thị trường Cloud ERP là ai?

Các doanh nghiệp có thể tìm đến các giải pháp Cloud ERP được cung cấp bởi các đơn vị cung ứng phần mềm tên tuổi như NetSuite, Kinaxis, Plex Systems, Workday và Salesforce. Các nhà cung cấp lớn, bên cạnh việc tiếp tục cung cấp giải pháp On-premise thì đang đồng thời phát triển nền tảng Cloud ERP. Trong tương lai không xa, dịch vụ Cloud ERP sẽ ngày một phổ biến hơn, phục vụ nhu cầu và đa dạng hóa trải nghiệm của người dùng.

Các giải pháp Cloud và SaaS đối chọi như thế nào với các giải pháp On-premise ERP

Theo báo cáo ERP của Panorama, năm 2010 cứ 5 doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP thì có 1 doanh nghiệp sử dụng SaaS (năm 2009, con số này chỉ duy trì ở mức 6%). 24% các doanh nghiệp lựa chọn giải pháp Hybrid Cloud, 59% còn lại sử dụng On-Premise ERP. Khi thị phần Cloud ERP tăng lên, tỷ lệ lợi nhuận thực tế cũng tăng lên. Trong năm 2009, 2/3 (67%) doanh nghiệp cho biết họ nhận được 50% hoặc ít hơn các lợi ích dự kiến trong khi năm 2010, chỉ có 48% các doanh nghiệp nhận thấy điều này.

Báo cáo năm 2010 về ERP của Panorama phát hiện ra rằng SaaS và các giải pháp Hybrid Cloud được triển khai trong thời gian ngắn hơn (11,6 tháng đối với SaaS và 18,4 tháng đối với On-Premise), chi phí ít hơn (6,2% và 6,9% doanh thu hàng năm), mức độ hài lòng cao hơn (52% so với 50%) so với các giải pháp On-Premise ERP.

Tuy nhiên, việc triển khai SaaS về lâu về dài nhìn chung có nhiều khả năng vượt quá ngân sách hơn so với giải pháp On-Premise.

Những lợi ích chính của Cloud ERP là gì?

Mặc dù lợi ích triển khai ERP thông thường sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức triển khai Cloud ERP, nhưng nhìn chung, các tổ chức triển khai phần mềm Cloud ERP sẽ nhận thấy rõ rệt các lợi ích sau:

Tiết kiệm chi phí phát sinh từ việc cắt giảm nhân sự CNTT và quản lý dữ liệu outsourcing
Không cần duy trì và bảo mật server tại chỗ
Thời gian triển khai nhanh hơn
Chi phí trả trước ít hơn

Mặt trái của Cloud ERP là gì?

Mỗi tổ chức triển khai Cloud ERP sẽ có thể gặp phải những khó khăn khác nhau. Các khó khăn đó có thể bao gồm:

Việc tích hợp giữa các quy trình đang tồn tại của tổ chức và các ứng dụng Cloud ERP có thể gặp nhiều khó khăn hơn so với việc tích hợp thông qua giải pháp On-Premise.
Doanh nghiệp không chủ động trong quá trình kiểm soát hệ thống (điều này phụ thuộc vào nhà cung cấp, ví dụ quá trình nâng cấp hệ thống thường không phụ thuộc vào lịch trình của doanh nghiệp).
Hầu hết các doanh nghiệp đều gặp khó khăn trong việc tin tưởng và giao quyền cho nhà cung cấp Cloud ERP để import các dữ liệu quan trọng hoặc truy cập hệ thống quản trị thực của doanh nghiệp chứa tất cả các dữ liệu.
Việc tùy chỉnh có thể kém linh hoạt hơn
Giá cả có thể đội lên cao hơn so với giải pháp On-premise trong dài hạn

Công ty với quy mô như thế nào nên sử dụng giải pháp Cloud ERP?

Các giải pháp Cloud ERP phù hợp với doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, mặc dù thực tế cho thấy đa phần giải pháp này được các doanh nghiệp nhỏ sử dụng nhiều hơn. Các doanh nghiệp vừa và lớn thường thiên hơn về giải pháp lai (vừa quản lý hệ thống trên đám mây vừa quản lý hệ thống trên server của doanh nghiệp) với mục đích thu được sự kiểm soát và tính linh hoạt hơn trong việc sử dụng hệ thống.

Điều gì khiến một dự án Cloud ERP thất bại?

Việc triển khai Cloud ERP không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể đi đường tắt, giảm bớt các công đoạn. Để đảm bảo thành công, các doanh nghiệp triển khai ERP cần chủ động về kế hoạch kinh doanh, quy trình, nguồn lực, đào tạo và quản lý các thay đổi của tổ chức,... Người dùng hệ thống cần biết được vai trò của mình trong tổng thể dự án. Quản lý cần thực hiện giám sát thường xuyên để đảm bảo hệ thống mới được đưa vào vận hành theo đúng lộ trình. Những thách thức có thể trở nên đặc biệt rõ rệt và khó khăn hơn nhiều lần đối với các tổ chức lần đầu tiên sử dụng phần mềm ERP.

Một lưu ý khác, khi triển khai ERP, doanh nghiệp nên đàm phán và xem xét kỹ các thỏa thuận dịch vụ để đảm bảo cả hai bên đều có cùng kỳ vọng về mối quan hệ hợp tác lâu dài có lợi cho cả hai bên.

Kết luận

ERP là một phần mềm cần đầu tư nhiều chi phí và tồn tại nhiều rủi ro. Doanh nghiệp nên xúc tiến các buổi tư vấn, demo để làm rõ nhu cầu trước khi chính thức tham gia vào bất kỳ dự án triển khai ERP nào. IZISolution là đơn vị tư vấn và triển khai giải pháp ERP uy tín tại Hà Nội. LIên hệ ngay 096 4578 234 để nhận tư vấn chi tiết hoặc đăng ký dùng thử tại đây để trải nghiệm toàn bộ các tính năng của ERP.

➡️Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP

ERPViet (Nguồn Panorama)