10 dấu hiệu cảnh báo sự thất bại khi triển khai ERP

Thất bại của phần mềm quản lý ERP là hệ quả của số lượng lớn hành động và quyết định tưởng chừng rất nhỏ.

Với kinh nghiệm tư vấn triển khai ERP phong phú, các chuyên gia của Panorama có thể giúp doanh nghiệp tránh được một số sai lầm nghiêm trọng từ những đơn vị triển khai trước.
Các lỗi khi triển khai phần mềm ERP doanh nghiệp gặp phải, theo thời gian, có thể trở nên trầm trọng hơn. Nếu ngay từ đầu doanh nghiệp xác định được các vấn lỗi có khả năng xảy ra & khắc phục nhanh chóng thì sẽ tránh được thất bại và đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Dưới đây là 10 dấu hiệu cần lưu ý trong quá trình triển khai ERP của bạn:

1. Kế hoạch triển khai thiếu thực tế

Theo báo cáo ERP 2018 của Panorama, phần lớn các dự án triển khai ERP hiện nay tiêu tốn nhiều thời gian, tiền bạc và nguồn lực hơn dự kiến. Điều này xuất phát từ các kỳ vọng thiếu thực tế của doanh nghiệp, dẫn đến các quyết định sai lầm sau đó. Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp cần phải lên một kế hoạch triển khai thực tế với những lợi ích khả thi.

2. Thiếu sự sát sao từ ban lãnh đạo

Mức độ tham gia của ban lãnh đạo sẽ ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án. Kể cả khi không thể tham gia chi tiết vào việc triển khai ở cấp người dùng cuối cùng, ban lãnh đạo bắt buộc phải tham gia vào các buổi họp mang tính quyết định liên quan đến mở rộng tính năng, phê duyệt ngân sách, nguồn lực dự án, sự thay đổi quy trình kinh doanh khi đưa hệ thống vào triển khai.

3. Nhu cầu triển khai & Quy trình kinh doanh không rõ ràng

Một khi làm rõ được nhu cầu triển khai và quy trình kinh doanh, doanh nghiệp triển khai ERP đã tiến thêm được một bước dài trong quá trình triển khai thành công phần mềm. Ngược lại, doanh nghiệp có thể tiêu tốn thêm nhiều thời gian, chi phí, mức độ tùy chỉnh và gián đoạn hệ thống nếu không làm rõ hai vấn đề cốt lõi trên. Doanh nghiệp nên tiến hành rà soát và thống nhất trước khi bắt đầu quá trình triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.

4. Không dành thời gian để tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Hầu hết quá trình triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP được thực hiện với mục tiêu cải thiện quy trình kinh doanh. Nếu doanh nghiệp không dành thời gian để đánh giá lại quy trình kinh doanh của mình, doanh nghiệp có thể không tận dụng được tối đa các lợi ích đến từ ERP. Hãy đảm bảo doanh nghiệp bạn phân bổ đủ thời gian cần thiết cho hoạt động này trong kế hoạch triển khai dự án của mình.

5. Chiến lược quản lý thay đổi của tổ chức chưa đầy đủ

Đảo tạo người dùng là một trong những đầu mục quan trọng trong chiến lược quản lý thay đổi tổ chức. Tuy nhiên, đào tạo người dùng chưa phải là tất cả. Chiến lược của bạn nên bao gồm mức độ sẵn sàng của tổ chức trước những thay đổi, đánh giá ảnh hưởng của quá trình triển khai đối với tổ chức, kế hoạch truyền thông, kế hoạch tối ưu hóa lợi ích từ quá trình triển khai và các hoạt động khác nhằm hỗ trợ triển khai ERP thành công.

6. Quá phụ thuộc hoặc không tận dụng tốt tư vấn từ các chuyên gia tư vấn ERP

Một số doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm triển khai ERP, tuy nhiên họ lại không đề cao việc nhận sự trợ giúp từ các chuyên gia ERP. Ngược lại, một số khác cho rằng họ có thể trông cậy hoàn toàn vào các chuyên gia tư vấn triển khai ERP. Quá phụ thuộc hoặc không tận dụng tốt tư vấn từ chuyên gia ERP đều đem lại rủi ro. Điều quan trọng của doanh nghiệp là phải tìm ra điểm cân bằng để vừa tận dụng tốt nguồn lực từ bên ngoài vừa đảm bảo tổ chức của bạn có thể kiểm soát tốt dự án.

7. Quản trị dự án yếu kém

Nhiều dự án thất bại do thiếu sự kiểm soát đúng đắn. Doanh nghiệp cần phải xác định rõ quy trình phê duyệt cho việc thay đổi phạm vi dự án, yêu cầu tùy chỉnh và các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến khả năng thành công của dự án, đồng thời phân bổ nguồn lực của từng cấp phê duyệt, sử dụng quy trình quản trị rủi ro như một phần quan trọng của dự án triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ.

8. Không có mô hình kinh doanh hoặc kế hoạch tối ưu hóa lợi ích

Bạn không thể đạt được những mục tiêu đã đặt ra mà chưa đo lường tính hiệu quả, vì vậy một mô hình kinh doanh mẫu và một kế hoạch ghi chú cụ thể về các lợi ích có thể đạt được sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo thành công trong quá trình triển khai. Mô hình kinh doanh không chỉ là một công cụ đánh giá về quá trình đầu tư ERP mà còn là công cụ quản lý và tối ưu hóa lợi ích kinh doanh trước và sau khi triển khai.

9. Dự án được quản lý dưới dạng dự án CNTT

Dự án có thể thất bại ngay từ đầu nếu doanh nghiệp xác định nó giống như một dự án CNTT. ERP không chỉ là công nghệ, nó còn là một sáng kiến chuyển đổi kinh doanh mang tính chiến lược.

10. Không có ngân sách dự phòng

Hầu hết các dự án không hoạt động theo đúng kế hoạch ban đầu. Vì vậy, doanh nghiệp cần có phương án triển khai dự phòng, với ngân sách dao động từ 15-20%, đảm bảo có thể thích ứng với mọi vấn đề có thể gặp phải trong quá trình triển khai ERP.

10 lưu ý trên sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được các nguy cơ thường gặp của các doanh nghiệp khác trong quá trình triển khai phần mềm ERP.

Liên hệ hotline 096 4578 234 để nhận tư vấn về hệ thống ERP hoặc đăng ký dùng thử tại đây để trải nghiệm phần mềm thực tế.

➡️Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP

Nguồn: Panorama