Các lưu ý quan trọng khi nghiệm thu, bàn giao dự án ERP

Nghiệm thu và bàn giao dự án ERP là một bước quan trọng và không thể thiếu trong quá trình triển khai phần mềm. Để đảm bảo rằng dự án ERP được triển khai thành công và mang lại giá trị cho doanh nghiệp, các lưu ý quan trọng trong quá trình nghiệm thu và bàn giao phải được tuân thủ đầy đủ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ điểm qua các lưu ý quan trọng nhất trong quá trình nghiệm thu và bàn giao dự án ERP, giúp các doanh nghiệp đạt được kết quả tốt nhất và sử dụng phần mềm ERP với hiệu quả cao.

1. Kiểm tra các hạng mục trong phạm vi dự án 

• Xem lại tài liệu phạm vi dự án để đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm và mục tiêu được xác định rõ ràng.

• Xác minh rằng tất cả các mô-đun, chức năng và tùy chỉnh bắt buộc đều được bao gồm trong phạm vi.

• Tiến hành phân tích kỹ lưỡng để xác định bất kỳ lỗ hổng hoặc sự khác biệt nào giữa phạm vi dự án và việc triển khai hệ thống thực tế. 

Ví dụ: Nếu phạm vi dự án nói rằng hệ thống ERP nên bao gồm một mô-đun tài chính với các tính năng cụ thể như lập ngân sách và dự báo, hãy đảm bảo rằng các tính năng này được triển khai và hoạt động đúng cách.

Trải nghiệm ngay giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể

ERPViet - Giải pháp quản trị doanh nghiệp hàng đầu giúp Doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, nhanh chóng, tiết kiệm. Phù hợp với đặc thù của từng ngành: thương mại, sản xuất, bán lẻ, dịch vụ.... ĐĂNG KÝ NGAY

 

2. Đảm bảo hệ thống go live thuận lợi

• Thực hiện kiểm tra hệ thống toàn diện để đảm bảo rằng hệ thống ERP ổn định, đáng tin cậy và đáp ứng các yêu cầu đã xác định.

• Tiến hành thử nghiệm chấp nhận của người dùng (UAT) để thu hút những người dùng chính và các bên liên quan tham gia xác thực khả năng sử dụng và chức năng của hệ thống.

• Lập kế hoạch chuyển đổi suôn sẻ từ hệ thống hiện tại sang hệ thống ERP mới, giảm thiểu sự gián đoạn đối với hoạt động kinh doanh. 

Ví dụ: Trước Go-Live, hãy tiến hành kiểm tra tải để đánh giá hiệu suất của hệ thống dưới nhiều tải người dùng khác nhau và đảm bảo rằng hệ thống có thể xử lý khối lượng giao dịch dự kiến ​​mà không bị chậm hoặc lỗi đáng kể.

3. Đảm bảo Key User đã nắm rõ cách sử dụng phần mềm

• Cung cấp các buổi đào tạo toàn diện cho người dùng chính, bao gồm quản trị viên hệ thống và người dùng cuối, để đảm bảo họ sử dụng thành thạo phần mềm ERP.

• Phát triển tài liệu đào tạo, hướng dẫn sử dụng và Câu hỏi thường gặp để hỗ trợ việc học tập và khắc phục sự cố liên tục.

• Cung cấp hỗ trợ sau triển khai để giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào phát sinh trong giai đoạn đầu sử dụng hệ thống. 

Ví dụ: Tiến hành các hội thảo đào tạo nơi những người dùng chính có thể thực hành sử dụng hệ thống ERP trong các tình huống mô phỏng, đảm bảo họ hiểu cách thực hiện các tác vụ như tạo đơn đặt hàng, tạo báo cáo tài chính hoặc quản lý hàng tồn kho.

Xem thêm: 6 Lưu ý trong cách đào tạo ERP cho người dùng hệ thống tại doanh nghiệp

4. Nhận bàn giao đầy đủ các tài liệu, dữ liệu

• Yêu cầu tất cả tài liệu dự án có liên quan, bao gồm thông số kỹ thuật thiết kế, cài đặt cấu hình, chi tiết tích hợp và kết quả thử nghiệm.

• Có được một danh sách toàn diện về tất cả các tùy chỉnh, sửa đổi và cải tiến được thực hiện trong dự án.

• Đảm bảo chuyển dữ liệu suôn sẻ từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới, xác minh tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu được di chuyển. 

Ví dụ: Yêu cầu kế hoạch di chuyển dữ liệu nêu chi tiết cách dữ liệu được trích xuất từ ​​hệ thống cũ, chuyển đổi và làm sạch cũng như tải vào hệ thống ERP. Xác minh tính toàn vẹn của dữ liệu bằng cách tham khảo chéo các bản ghi mẫu và tiến hành kiểm tra đối chiếu.

5. Giữ tương tác với nhà cung cấp phần mềm

• Thiết lập các kênh liên lạc rõ ràng với nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp phần mềm ERP để giải quyết mọi vấn đề sau khi triển khai, sửa lỗi hoặc yêu cầu nâng cao.

• Duy trì mối quan hệ liên tục với các nhà cung cấp phần mềm để luôn cập nhật các bản phát hành, bản vá và nâng cấp phần mềm mới.

• Tận dụng các dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp và tham gia vào các cuộc họp đánh giá định kỳ để thảo luận về hiệu suất của hệ thống và giải quyết mọi yêu cầu mới nổi. 

Ví dụ: Tham gia vào các diễn đàn người dùng hoặc nhóm người dùng do nhà cung cấp phần mềm ERP tổ chức để chia sẻ kinh nghiệm, tìm hiểu các phương pháp hay nhất và hiểu rõ hơn về các tính năng hoặc chức năng sắp tới.

Liên hệ với các chuyên gia tư vấn của ERPViet theo hotline 096 4578 234 để định hình rõ hơn về dự án ERP và đảm bảo thành công triển khai.

Xem thêm:

➡️ ​8 yếu tố giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công

➡️ Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu? 

➡️Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP