Tất tần tật các loại chi phí triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp
Việc triển khai hệ thống ERP cũng đồng nghĩa với chi phí không hề nhỏ. Để giúp cho các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn và tối ưu hóa thời gian và chi phí trong quá trình triển khai. Trong nội dung bài viết dưới đây sẽ tổng hợp tất cả các chi phí cần thiết cho việc triển khai phần mềm ERP, giúp các doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định đúng đắn và tiết kiệm chi phí triển khai ERP của mình.
I. Chi phí triển khai ERP
Đối với doanh nghiệp lớn
Chi phí triển khai ERP thường cao hơn do cấu trúc tổ chức phức tạp, yêu cầu dữ liệu rộng rãi và nhu cầu về các giải pháp mạnh mẽ và có thể mở rộng hơn. Các doanh nghiệp lớn có thể có nhiều phòng ban, chi nhánh và công ty con cần tích hợp vào hệ thống ERP. Điều này đòi hỏi số lượng người dùng có thể lên đến vài trăm hoặc vài nghìn người với mức độ truy cập cao, do đó trả phí theo cách của doanh nghiệp nhỏ là không tối ưu. Thay vào đó, các doanh nghiệp này thường triển khai một phần mềm hoàn chỉnh và thuộc sở hữu của mình ngay từ ban đầu. Họ chỉ cần trả một lần cho việc lắp đặt và triển khai, sau đó mất phí bảo trì phần mềm định kỳ.
Ngoài ra, các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu các dịch vụ hỗ trợ và đào tạo chuyên sâu, tùy biến. Vậy nên mức phí triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và lớn là rất cao, trung bình khoảng 20.000 USD và có những phần mềm lên đến cả triệu USD, không bao gồm phí bảo trì.
Ở phân khúc doanh nghiệp vừa và lớn, các sản phẩm của ERPViet, DIGINET, Bravo, SAP, Oracle,... được đánh giá cao.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
Chi phí triển khai ERP có xu hướng thấp hơn tương đối so với các doanh nghiệp lớn. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có các quy trình đơn giản hơn, ít người dùng hơn và khối lượng dữ liệu thấp hơn, điều này có thể làm giảm độ phức tạp và chi phí triển khai.
Hiện nay, trên thị trường đã xuất hiện rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP miễn phí để đáp ứng nhu cầu của các phân khúc doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các bản dùng thử, hay miễn phí đều không đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp.
Xem thêm: Download Top 4 phần mềm quản lý ERP online miễn phí
Chính vì thế, những phần mềm ERP có chi phí hợp lý là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Ví dụ, trong phân khúc doanh nghiệp nhỏ, các phần mềm như Amis, IDempiere, Web ERP, Odoo, ... đã trở thành những lựa chọn phổ biến.
Với đặc điểm của doanh nghiệp quy mô nhỏ, việc triển khai ERP không đòi hỏi nhiều chức năng quá chuyên sâu, bởi số lượng nhân viên ít, quy trình hoạt động đơn giản. Do đó, chi phí phát triển phần mềm ERP dao động từ 5000 USD – 10.000 USD hoặc doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm đóng gói sẵn có với mức phí được tính dựa trên số lượng người dùng, có nhà cung cấp đưa ra mức phí trung bình 1.000.000 vnd/người/tháng.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô với số lượng nhân viên tăng lên trong tương lai, việc thiết lập hệ thống ERP riêng sẽ là lựa chọn hợp lý hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và có khả năng tùy biến các chức năng phù hợp với nhu cầu của công ty. Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ trước khi quyết định sử dụng phần mềm ERP của nhà cung cấp hay thiết lập hệ thống riêng.
| Trải nghiệm ngay giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể |
|
ERPViet - Giải pháp quản trị doanh nghiệp hàng đầu giúp Doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, nhanh chóng, tiết kiệm. Phù hợp với đặc thù của từng ngành: thương mại, sản xuất, bán lẻ, dịch vụ.... |
II. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí phát triển phần mềm ERP
1. Loại công ty và quy mô
Các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa với quy mô trung bình sẽ yêu cầu hệ thống phức tạp hơn so với công ty loại dịch vụ. Để chọn ra đâu là giải pháp tốt nhất dành cho doanh nghiệp mình, bạn phải tiến hành phân tích sâu các yêu cầu. Ngay cả các nhà cung cấp phần mềm cũng không thể cung cấp một mức giá chính xác nếu các yêu cầu về hệ thống của bạn chưa được làm rõ.
2. Số lượng người dùng
Càng nhiều người dùng sẽ sử dụng hệ thống ERP thì chi phí phát triển và triển khai càng cao. Vì vậy, cần phải xem xét số lượng người dùng và các yêu cầu cụ thể của họ khi ước tính chi phí phát triển phần mềm ERP. Các tổ chức nên hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp ERP hoặc đối tác triển khai để xác định ước tính chi phí chính xác nhất dựa trên số lượng người dùng của họ và các yếu tố liên quan.
3. Chi phí dịch vụ và phần cứng
Dịch vụ hỗ trợ triển khai ERP có giá trung bình trên thị trường là $ 100-$ 200. Và tất nhiên, phần mềm phải đảm bảo phần cứng đáp ứng được yêu cầu. Nếu công ty của bạn không thể trang bị nó, bạn có thể phải trả thêm từ $ 12.000 đến $ 50.000.
4. Phí Licence
Hệ thống ERP, giống như nhiều ứng dụng doanh nghiệp, thường không thể mua, nhưng được cấp phép sử dụng. Việc cấp phép có thể dành cho một công ty, một đơn vị cụ thể hoặc một số người dùng. Giấy phép phần mềm có thể là vĩnh viễn hoặc tạm thời. Một thỏa thuận bảo trì có thể cần thiết đối với việc cấp phép - để chi trả cho các hỗ trợ và cập nhật kỹ thuật. Thông thường bảo trì được định giá chiếm 1% chi phí giấy phép.
5. Loại hình triển khai
Cho dù bạn chọn cài đặt dựa trên nền tảng đám mây hay triển khai ERP tại chỗ, mỗi loại đều ảnh hưởng đến chi phí phát triển phần mềm theo cách riêng của nó. Hầu hết các hệ thống ERP trên nền tảng đám mây được bán trên cơ sở số user/tháng. Hệ thống On-Premise ERP ngược lại cần trả trước một khoản phí lớn, thanh toán 1 lần để trở thành chủ sở hữu hệ thống.
Xem thêm: Yếu tố hàng đầu ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP
III. Làm thế nào để tối ưu chi phí triển khai ERP
1. Ưu tiên các yêu cầu dựa trên nhu cầu kinh doanh
Xác định các chức năng và tính năng thiết yếu cần có để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của tổ chức. Tập trung vào các yêu cầu cốt lõi và tránh các tùy chỉnh hoặc tính năng không cần thiết có thể làm tăng chi phí mà không mang lại giá trị đáng kể.
2. Giảm thiểu tùy chỉnh và tập trung vào chức năng vượt trội
Các tùy chỉnh có thể làm tăng đáng kể chi phí triển khai ERP. Thay vào đó, hãy khám phá xem chức năng hệ thống hiện tại có thể được điều chỉnh để phù hợp với quy trình kinh doanh hay không. Ưu tiên tận dụng các tính năng và chức năng tích hợp sẵn của hệ thống ERP để giảm thiểu nỗ lực tùy chỉnh và các chi phí liên quan.
3. Đánh giá và đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp và thỏa thuận cấp phép
Đánh giá kỹ lưỡng các nhà cung cấp khác nhau, dịch vụ và mô hình định giá của họ. Đàm phán hợp đồng để đảm bảo các điều khoản có lợi, chẳng hạn như các tùy chọn cấp phép linh hoạt, khả năng mở rộng và cơ hội tối ưu hóa chi phí. Tham gia vào các cuộc thảo luận với nhà cung cấp để hiểu cấu trúc chi phí và các lĩnh vực tiềm năng để đàm phán.
4. Tận dụng các giải pháp dựa trên đám mây để giảm cơ sở hạ tầng chi phí
Cân nhắc triển khai các giải pháp ERP dựa trên đám mây thay vì cài đặt tại chỗ. Các giải pháp đám mây thường mang lại các lợi ích như giảm chi phí cơ sở hạ tầng, khả năng mở rộng và mô hình định giá thanh toán theo mức sử dụng. Các hệ thống ERP dựa trên đám mây cũng thường bao gồm các bản cập nhật và bảo trì tự động, loại bỏ nhu cầu đầu tư phần cứng tốn kém và các nỗ lực bảo trì thủ công.
Xem thêm: Mô hình Cloud ERP là gì?
5. Đầu tư vào đào tạo kỹ lưỡng và quản lý thay đổi để giảm thiểu chi phí sau triển khai
Quản lý thay đổi và đào tạo phù hợp có thể giúp giảm thiểu chi phí sau triển khai liên quan đến sự phản kháng và sự thiếu hiệu quả của người dùng. Đầu tư vào các chương trình đào tạo toàn diện để đảm bảo người dùng sử dụng thành thạo hệ thống ERP. Triển khai các chiến lược quản lý thay đổi để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển đổi suôn sẻ, khuyến khích người dùng chấp nhận và giảm thiểu sự gián đoạn có thể dẫn đến phát sinh thêm chi phí.
Có thể nói rằng chi phí có thể dao động: từ $ 100.000 đến $ 500.000 đối với các công ty cỡ trung bình và có thể vượt quá $ 1M hoặc thậm chí $ 2M đối với các doanh nghiệp lớn.
Liên hệ với chúng tôi theo số 096 4578 234 để nhận tư vấn và báo giá phương án triển khai ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
➡️Đăng ký dùng thử phần mềm ERP tại đây!
Xem thêm:
Phần mềm quản trị doanh nghiệp Odoo - tích hợp hơn 3000 ứng dụng
