Những khó khăn khi ứng dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

I.  Khó khăn khi ứng dụng phần mềm ERP

1. Khi lựa chọn giải pháp hiệu quả

Mỗi doanh nghiệp có một mô hình hoạt động riêng, và phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải phù hợp và tương thích với doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu về quá trình kinh doanh và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Việc không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và mục tiêu kinh doanh có thể dẫn đến việc triển khai không hiệu quả hoặc gây ra các vấn đề trong quá trình sử dụng.

2. Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp ERP với những cam kết hấp dẫn, dẫn đến sự khó khăn cho doanh nghiệp khi phải lựa chọn hệ thống ERP nào phù hợp hoặc tốt nhất cho công ty của mình.

Để khắc phục vấn đề này, bước đầu tiên là nghiên cứu kỹ về nhu cầu và thách thức của doanh nghiệp, sau đó gửi yêu cầu này cho các nhà cung cấp ERP để họ đáp ứng. Rất quan trọng là dành thời gian để hiểu về nhà cung cấp phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, khả năng của họ trong việc đáp ứng các chức năng giúp đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn. Chọn một nhà cung cấp ERP có kinh nghiệm triển khai trong ngành của bạn, có uy tín trong lĩnh vực này và đã có nhiều dự án triển khai thành công. Nếu không, rủi ro hệ thống ERP của bạn gặp sự cố có thể tăng lên.

Một điều quan trọng khác là đảm bảo rằng bạn thu thập đầy đủ thông tin về các yêu cầu chung của mình và tiến hành các cuộc trò chuyện mở với các nhà cung cấp tiềm năng, để bạn có thể tìm thấy phần mềm phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn và tìm ra đối tác phù hợp để hỗ trợ bạn trong quá trình triển khai ERP.

Xem thêm: Kinh nghiệm hợp tác với đơn vị tư vấn ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 

3. Thiếu chi phí triển khai

Trong việc lập ngân sách, bạn cần tính đến chi phí tài chính và thời gian mà các thành viên trong dự án ERP phải đầu tư. Đặc biệt với những phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ. Điều cần thiết là trong công ty của bạn phải có một người chịu trách nhiệm cho dự án, có khả năng giao tiếp và làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp ERP để đạt được kết quả tốt nhất.

Ngoài ra, đầu tư vào cơ sở hạ tầng là rất quan trọng. Các mô-đun ứng dụng ERP đòi hỏi tốc độ xử lý cao và lưu trữ đủ. Nếu không phân bổ nguồn lực tài chính phù hợp cho cơ sở hạ tầng, điều này sẽ dẫn đến giảm tốc độ ứng dụng và gặp các vấn đề phần mềm khác.

Xem thêm: Cách tối ưu, cắt giảm chi phí trong triển khai ERP

4. Quá trình hợp tác triển khai và cam kết triển khai 

Trong quá trình triển khai, có thể xuất hiện nhiều vấn đề và doanh nghiệp cũng có thể thay đổi. Điều quan trọng là hai bên cần thông báo chính xác và kịp thời cho nhau, để đảm bảo cả hai đều hiểu rõ những gì đã, đang và sẽ được thực hiện. Nếu nhà cung cấp ERP không hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, có thể dẫn đến sự tư vấn sai lầm và thiết kế cấu hình ERP không phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. 

Nguyên nhân khác có thể là sự không tin tưởng hoàn toàn từ lãnh đạo doanh nghiệp đối với nhà cung cấp, khi họ không muốn tiết lộ những "bí quyết kinh doanh", dẫn đến việc không cung cấp đầy đủ thông tin về mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này có thể gây ra sự không hoàn thiện và không tương thích hoàn toàn của hệ thống ERP với nhu cầu của doanh nghiệp. Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp nên có niềm tin tuyệt đối vào nhà cung cấp giải pháp ERP mà họ đã lựa chọn.

Xem thêm: Kinh nghiệm hợp tác với đơn vị tư vấn ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

5. Xây dựng đội ngũ triển khai ERP tại doanh nghiệp

Thách thức đầu tiên là việc đảm bảo nhân sự của bạn được đào tạo một cách đầy đủ về hệ thống. Một hệ thống ERP chỉ có thể phát huy tác dụng tốt khi người sử dụng hiểu rõ về nó. Vì vậy, để đạt được sự triển khai thành công của hệ thống ERP, quan trọng hơn cả là đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo đầy đủ và có động lực để sử dụng hệ thống này.

Thách thức thứ hai liên quan đến sự thiếu đồng lòng trong việc triển khai ERP. Điều này ít xảy ra với phần mềm doanh nghiệp nhỏ nhưng nó lại là vấn đề lớn với doanh nghiệp vừa và lớn. Điều quan trọng là từ đầu, các nhà lãnh đạo phải cam kết một cách mạnh mẽ và dành thời gian để lập kế hoạch triển khai. Việc đạt được sự thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên về quyết định áp dụng hệ thống ERP là một thử thách lớn. Một số nhân viên có thể không tán thành việc sử dụng phần mềm ERP vì cho rằng nó không hiệu quả như công cụ hiện tại hoặc vì họ không muốn thay đổi. 

Ngoài ra, sự không đồng lòng giữa lãnh đạo và nhân viên có thể dẫn đến những xung đột về quyền lợi cá nhân hoặc mâu thuẫn giữa các phòng ban với mục tiêu dự án, dẫn đến sự không nhiệt tình hoặc cản trở quá trình triển khai. Do đó, điều quan trọng là đảm bảo rằng lãnh đạo doanh nghiệp và tất cả nhân viên có quan điểm chung để sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả và đạt được thành công tốt nhất.

Xem thêm: Thành phần, vai trò của đội triển khai ERP tại doanh nghiệp

6. Quản lý và chuẩn hóa dữ liệu

Hợp nhất dữ liệu

Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng nhiều hệ thống và cơ sở dữ liệu khác nhau trước khi triển khai ERP, việc hợp nhất và tích hợp dữ liệu từ các nguồn này có thể gặp khó khăn. Dữ liệu có thể nằm trong các định dạng và cấu trúc khác nhau, và quá trình chuyển đổi và nhập dữ liệu vào hệ thống ERP có thể gây ra sai sót hoặc mất dữ liệu. Do đó, cần có quy trình chuẩn hóa và kiểm tra dữ liệu cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu trong hệ thống ERP.

Chuẩn hóa quy trình và thuật ngữ

 Mỗi doanh nghiệp có các quy trình và thuật ngữ riêng, và việc chuẩn hóa chúng trong một hệ thống ERP có thể là một thách thức. Cần thiết lập và áp dụng các quy tắc và tiêu chuẩn chung để đảm bảo sự nhất quán trong cách thức thực hiện công việc và sử dụng thuật ngữ. Điều này đòi hỏi sự tham gia và chấp nhận từ phía các phòng ban và nhân viên, cùng với việc đào tạo và hỗ trợ để họ hiểu và tuân thủ các quy trình và thuật ngữ mới.

Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu

 Dữ liệu trong hệ thống ERP là tài sản quý giá của doanh nghiệp, và việc đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu là rất quan trọng. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai và sử dụng ERP, có thể xảy ra lỗi trong việc bảo mật dữ liệu hoặc dữ liệu có thể bị mất, bị lộ hoặc bị sửa đổi trái phép. Doanh nghiệp cần có các biện pháp bảo mật phù hợp, như quản lý quyền truy cập, sao lưu dữ liệu định kỳ và mã hóa dữ liệu nhạy cảm để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu ERP.

ERP là giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể giúp doanh nghiệp khắc phục những vấn đề trên. Việc triển khai một giải pháp ERP chuyên nghiệp đã không còn khó khăn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

II. ERPViet - Giải pháp quản trị cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 

Tại Việt Nam, ERPViet chính là phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ mã nguồn mở tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Được xây dựng trên nền tảng mã nguồn mở Odoo, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERPViet cung cấp đầy đủ những tính năng cần thiết để quản trị doanh nghiệp, đồng thời với một giao diện quản trị đơn giản rất dễ dàng sử dụng cho các doanh nghiệp.

Đặc điểm vượt trội của phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ ERPViet:

• Được xây dựng trên nền tảng khách hàng, dễ dàng tùy biến theo nhu cầu khách hàng

• Giao điện đơn giản, thân thiện và rất dễ sử dụng cho những nhân sự không có kiến thức về IT

• Dễ dàng mở rộng theo quy mô từng thời điểm của doanh nghiệp

• Chi phí triển khai thấp hơn rất nhiều so với các phần mềm quản trị kinh doanh có bản quyền

• Dễ dàng tùy chỉnh các module theo yêu cầu thực tế của từng doanh nghiệp

• Cung cấp đầy đủ các tính năng quản trị doanh nghiệp tốt nhất

• Được tích hợp chặt chẽ với công cụ marketing online

• Mã nguồn mở dẫn đến chi phí thấp, dễ dàng tùy chỉnh

Với tất cả những lí do trên, ERPViet chính là một phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại thị trường Việt Nam hiện nay.

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT

>>> Xem thêm về phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở Odoo <<<