Di chuyển dữ liệu khi triển khai ERP: Làm thế nào để thực hiện đúng

Nếu doanh nghiệp đã quyết định triển khai ERP mới, một trong những bước quan trọng nhất là di chuyển dữ liệu thành công, hay nói cách khác là không phức tạp và không đau đầu. Cho dù bạn đang di chuyển dữ liệu của mình từ các hệ thống kế thừa hay từ một giải pháp ERP khác, thì cơ sở dữ liệu dùng chung của bạn cần được chuyển cẩn thận sang hệ thống ERP mới, để tránh thời gian ngừng hoạt động của hệ thống và một quy trình trơn tru và liền mạch. Nhưng hãy biết điều này - di chuyển dữ liệu là một công việc phức tạp và tốn thời gian, đồng thời đi kèm với một số rủi ro, bao gồm mất dữ liệu, mất khả năng bảo mật và các định dạng cơ sở dữ liệu không tương thích.

Tuy nhiên, với việc lập kế hoạch cẩn thận và một chút hỗ trợ khi cần thiết, bạn có thể di chuyển tất cả dữ liệu của mình sang hệ thống ERP mới một cách an toàn và bảo mật.

Di chuyển dữ liệu trong bối cảnh của ERP

Di chuyển dữ liệu liên quan đến việc chuyển dữ liệu kinh doanh hiện có từ nhiều hệ thống, loại định dạng và thiết bị sang một nền tảng duy nhất. Hầu hết các công ty sử dụng nhiều công cụ phần mềm cho các quy trình hoạt động khác nhau, chẳng hạn như kế toán, nhân sự, tiếp thị và dịch vụ khách hàng,... Trong quá trình di chuyển, dữ liệu từ tất cả các bộ phận này sẽ được chuyển sang một hệ thống ERP duy nhất mà vẫn đảm bảo không có mục nhập trùng lặp, lỗi hoặc dư thừa.

Lời khuyên quan trọng

Không cần thiết phải di chuyển tất cả dữ liệu của bạn. Đây là lúc để xóa những gì không còn phù hợp và giải phóng một số dung lượng cần thiết.

Triển khai một nhóm chịu trách nhiệm di chuyển dữ liệu của bạn. Tốt nhất, nhóm nên bao gồm các nhân viên nội bộ, những người hiểu cơ cấu tổ chức, nhu cầu kinh doanh và mục tiêu kỹ thuật của bạn.

Ưu tiên di chuyển dữ liệu trong quá trình triển khai ERP của bạn. Các tổ chức nên kiểm tra cơ sở dữ liệu hiện có của mình trong khi đưa ra quyết định mua hệ thống ERP nào.

Nghiên cứu các vấn đề tuân thủ và các yêu cầu quy định trước khi cố gắng di chuyển dữ liệu. HIPAA, GDPR và các cơ quan quản lý có liên quan khác sẽ có những quy tắc riêng, vì vậy hãy đảm bảo rằng các quy tắc đó được tuân thủ.

Thực hiện đánh giá bên ngoài các chức năng hệ thống ERP sau khi dữ liệu của bạn đã được di chuyển. Bạn có thể kiểm tra hệ thống ERP của mình trong khi vẫn giữ cho dữ liệu của bạn an toàn và bảo mật.

4 bước để chuyển dữ liệu của bạn sang ERP mới

1. Kiểm tra dữ liệu hiện có của doanh nghiệp

Dự phòng dữ liệu là một điểm nóng trong hầu hết mọi tổ chức. Các phòng ban khác nhau thường lưu trữ bản sao dữ liệu của riêng họ, dẫn đến trùng lặp, trong khi các thay đổi hoặc chỉnh sửa dữ liệu thường không được cập nhật giữa các phòng ban, dẫn đến sự không chính xác và không nhất quán trong toàn công ty. Bạn bắt buộc phải kiểm tra dữ liệu hiện có của mình để có được bức tranh đầy đủ về tất cả các thiết bị, chương trình phần mềm và định dạng tệp hiện đang được sử dụng trước khi tiếp tục.

2. Làm sạch và trích xuất dữ liệu 

Quá trình thực thi chắc chắn có những điểm không chính xác, các mục nhập trùng lặp và cơ sở dữ liệu dư thừa, nên điều tối quan trọng là phải làm sạch dữ liệu hiện có. Làm sạch dữ liệu là một quá trình trong đó các tệp bị hỏng, thừa và sai sẽ bị xóa. Sau khi cơ sở dữ liệu của bạn được làm sạch, dữ liệu có thể được trích xuất thành các định dạng tệp mà ERP mới có thể dễ dàng đọc được.

3. Làm cho dữ liệu tương thích

Dữ liệu thường được lưu trữ ở nhiều định dạng tệp, nhiều định dạng trong số đó có thể đã lỗi thời, nên điều cần thiết là làm cho chúng tương thích với các công cụ và loại định dạng hiện đại. Quá trình này có thể tốn nhiều thời gian, đặc biệt nếu dữ liệu của doanh nghiệp được trích xuất từ ​​các hệ thống cũ sử dụng các chương trình phần mềm lỗi thời mà có thể không còn được hỗ trợ nữa.

4. Thực hiện lần nhập cuối cùng

Khi dữ liệu của bạn đã được hệ thống, trích xuất và hợp lý hóa, đã đến lúc thực hiện lần nhập cuối cùng. Hoàn thành quá trình này giúp bạn đánh giá hệ thống ERP mới của bạn đang hoạt động như thế nào. Nói cách khác, nhập cơ sở dữ liệu giúp bạn hoàn thành giai đoạn cuối cùng trong quá trình triển khai ERP, đó là giai đoạn thử nghiệm. Kiểm tra và kiểm tra lại dữ liệu của bạn để tìm sự không chính xác và không nhất quán trong khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp mới giúp bạn đạt và duy trì hiệu suất hệ thống tổng thể tốt hơn.

Di chuyển dữ liệu một cách an toàn và bảo mật

Di chuyển dữ liệu có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn ngay cả đối với các tổ chức có quy mô lớn. Tuy nhiên, đây là bước then chốt và quan trọng nhất khi triển khai ERP mới, vì nó liên quan đến cả rủi ro và trách nhiệm. Tuy nhiên, những rủi ro này có thể được giảm thiểu bằng cách chỉ định một nhóm di chuyển dữ liệu chuyên dụng để kiểm tra dữ liệu hiện có của doanh nghiệp. Sau khi quyết định những gì cần phải di chuyển, việc dọn dẹp và trích xuất dữ liệu cũng như nhập dữ liệu vào hệ thống ERP mới tương đối dễ dàng. Khi tất cả dữ liệu đã được nhập, bạn nên thuê một nhóm bên ngoài để kiểm tra hiệu suất ERP tổng thể của doanh nghiệp.