Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm erp giúp mang đến những tác dụng to lớn đối với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp kiểm soát được hiệu quả các nguồn lực. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có những đặc điểm riêng, do vậy không phải phần mềm erp nào cũng phù hợp. Hãy xem phần mềm quản trị doanh nghiệp nào phù hợp nhất với các doanh nghiệp vừa và nhỏ dưới đây.

Đầu tiên, cùng tìm hiểu về các tính năng của một phần mềm erp có thể mang đến cho doanh nghiệp

Các chức năng của phần mềm erp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP có đầy đủ những tính năng để quản trị hiệu quả toàn bộ doanh nghiệp. Những tính năng chính của phần mềm:

Quản trị mua hàng: Tính năng này cho phép theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình nghiệp vụ đặt mua hàng hoá, nguyên vật liệu, vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh từ khâu tính toán thiết lập kế hoạch đặt hàng, bảng đặt hàng dự kiến và các đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Theo dõi nhận hàng dựa trên các điều kiện giao hàng, các điều kiện thanh toán khi đặt hàng. Sau khi kết thúc nhận hàng căn cứ vào các hoá đơn của nhà cung cấp để chuyển sang theo dõi kiểm soát thanh toán phải trả sau khi kết thúc giao dịch.

Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 01

Tính năng quản trị mua hàng

Quản trị kho hàng: tính năng quản trị kho hàng giúp quản lý toàn bộ các nghiệp vụ kho phát sinh với các tiêu thức tình giá tuỳ chọn theo kiểu LIFO, FIFO, giá bình quân hay giá chuẩn. Với hệ thống tham số hoá được ứng dụng trong các hệ thống kiểm soát giá bán, chiết khấu, thưởng cho từng loại mặt hàng theo kiểu ma trận giúp Doanh nghiệp linh động điều chỉnh các tiêu thức giá bán, thưởng bán hàng, chiết khấu phù hợp với từng đối tượng sản phẩm, khách hàng theo mọi thời điểm khác nhau. Ngoài ra với các lớp thông số về kích thước trọng lượng, thông tin về mã vật tư hàng hoá…sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, vận chuyển và theo dõi quản lý bảo hành vật tư hàng hoá trong kho.

Quản trị hoạt động bán hàng: Chức năng này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ các quy trình nghiệp vụ bán hàng bao gồm: Quản lý báo giá, theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng, quản lý các điều kiện thanh toán, các chế độ thanh toán, tín dụng cho từng khách hàng với các tiêu thức bán hàng khác nhau của Doanh nghiệp như bán sỉ, bán trả chậm, ký gửi… Căn cứ vào đơn hàng của khách hàng chương trình cho phép thiết lập các kế hoạch giao hàng cho khách hàng. Phát hành hoá đơn và chuyển sang theo dõi kiểm soát phải thu sau khi kết thúc một giao dịch bán hàng. Từ các số liệu bán hàng, tiến hành xử lý phân tích đánh giá quá trình kinh doanh bán hàng của doanh nghiệp. Ngoài ra ở chức năng này của hệ thống thì công nợ phải thu sẽ được tổng hợp và phân tích chi tiết nhất đảm bảo các kết nối với các chức năng quản trị tài chính.

Xem thêm: Quản trị hoạt động bán hàng

Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 02

Tính năng quản trị hoạt động bán hàng

Chức năng này cũng cho phép tính toán, xử lý phân đoạn các khoản chi phí trả cho quá trình đặt hàng như vận chuyển ứng với các tiêu thức mua (FOB, CIF, Ex-work.vv.., các chi phí quản lý khác) của từng nhà cung cấp. Điều này cho phép tính toán lượng đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity). Đồng thời cũng tính các mức tồn kho an toàn giúp xây dựng các lượng đặt hàng lặp lại (Re-Order) trong quá trình sản xuất.

Chức năng này cũng cho phép quản lý chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả theo nhiều tiêu chí đảm bảo kết nối với chức năng quản trị tài chính.

Quản lý hệ thống điểm bán hàng( POS): Tính năng này cho phép bạn quản lý và thực thi việc bán hàng tại chuỗi các cửa hàng bán lẻ/siêu thị của mình một cách dễ dàng, nhanh chóng với giao diện màn hình cảm ứng dựa trên nền tảng web. Nó tương thích với tất cả các máy tính cá nhân có màn hình cảm ứng, máy tính bảng và iPad đồng thời hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán khác nhau.

Xem thêm: Cách quản lý cửa hàng bán lẻ từ xa hiệu quả bằng phần mềm tốt nhất
Quản trị hệ thống các điểm bán hàng

Quản trị khách hàng: Chức năng cho phép tạo CSDL khách hàng, Nhà cung cấp bắt đầu từ tìm kiếm thông tin, đánh giá các lớp khách hàng tiềm năng, Khách hàng triển vọng, khách hàng thân thiết. Lập kế hoạch tiếp xúc và tiến hành ghi nhận các nội dung đang gặp gỡ, trao đổi với khách hàng/nhà cung cấp đến lúc chấm dứt bằng kết quả đặt hàng của khách hàng/nhà cung cấp. Phân hệ cũng được thiết kế quản lý theo dõi các thông tin về các chiến dịch quảng cáo, đánh giá hiệu quả của các đợt khuyến mại, quảng cáo mà doanh nghiệp đang thực hiện, tiến hành phân tích số liệu khách hàng theo nhiều góc độ khác nhau phục vụ cho việc hoạch định kế hoạch phát triển thị trường của doanh nghiệp.

Xem thêm: Quản trị quan hệ khách hàng

Quản trị nhân sự – Tiền lương: Chức năng cho phép tạo CSDL về lý lịch nhân viên, lưu trữ các quyết định, đơn từ có liên quan trong quá trình công tác của nhân viên tại đơn vị. Phân hệ cũng cho phép chấm công và tính lương cho từng nhân viên, từng phòng ban hay từng nhóm nhân viên theo nhiều tiêu thức khác nhau.Trong doanh nghiệp may việc tính lương cho công nhân sản xuất trực tiếp rất phức tạp và căn cứ vào năng suất sản xuất của công nhân, đơn giá từng đơn hàng, theo thời gia, ca sản xuất…và cần theo dõi công khai qua hệ thống bảng chấm công điện tử.

Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 03

Quản trị nhân sự – tiền lương

Nhờ vào hệ thống tham số cho phép khai báo xác định các hình thức cách tính lương linh hoạt. Chức này đáp ứng hầu hết các nghiệp vụ về lương cho các loại hình doanh nghiệp, chẳng hạn như: Quản lý tạm ứng theo kỳ đột xuất, theo dõi và tham gia các quá trình đóng và hưởng các loại hình bảo hiểm, nghĩa vụ đóng thuế thu nhập, quá trình tăng lương, thưởng,….

Quản trị sản xuất: Chức năng này cho phép lập kế hoạch và theo dõi quá trình sản xuất. Căn cứ vào các số liệu sản xuất theo kế hoạch hoặc theo đơn hàng. Hệ thống bắt đầu từ việc xây dựng cấu trúc sản phẩm (BOM: Bill of Material), tính toán nhu cầu nguyên vật liệu, máy và nhân công từ các định mức sản xuất do đơn vị thiết lập. Dựa trên các yếu tố về thời gian giao hàng, nguồn lực về người, máy móc để thiết lập kế hoạch chính, kế hoạch đặt hàng.

Tất cả các số liệu theo thời gian thực cho phép phân tích điều chỉnh sản xuất kịp thời. Hệ thống cũng tính tới các công đoạn làm việc đồng thời, Các gián đoạn kế hoạch do các yếu tố khách quan phát sinh trong quá trình sản xuất để tiến hành điều chỉnh, điều độ sản xuất đúng với kế hoạch và yêu cầu đặt ra.

Quản trị tài chính – kế toán: Nhóm chức năng này gồm các chức năng chính là kế toán bán hàng, kế toán đặt hàng , kế toán giá thành sản xuất, và kế toán tổng hợp cho phép doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ công nợ phải thu, phải trả, tổng hợp chi phí và doanh thu chi tiết đa chiều, thiết lập được kế hoạch xoay vòng vốn hiệu quả cho doanh nghiệp. Phân tích đa chiều về hoạt động tài chính, cung cấp kịp thời và chính xác các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 04

Quản trị hệ thống tài chính – kế toán

Phân hệ quản lý tiền, ngân sách hỗ trợ cho việc lập ngân sách, hợp nhất các báo cáo từ các đơn vị thành viên, các giao dịch nội bộ và giao dịch ngoại tệ. Tất cả các báo cáo tài chính đều theo tiêu chuẩn VAS và IAS. Ngoài ra các chức năng quản trị tài chính còn được kết hợp chặt chẽ với các chức năng khác như quản trị sản xuất, nhân sự tiền lương, kho, công nợ phải thu phải trả….

Với rất nhiều tính năng như vây, phần mềm erp có tác dụng như thế nào đối với doanh nghiệp?

Cụ thể đối với doanh nghiệp, lợi ích về mặt hệ thống khi triển khai thành công hệ thống ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp một số lợi ích cơ bản sau:

Tối đa hóa mức độ trao đổi thông tin
Cung cấp thông tin tức thời
Tích hợp thông tin thông qua toàn bộ chuỗi cung ứng
Giảm thiểu thời gian đáp ứng: giảm cycle time
Phân quyền ra quyết định đến cấp thấp nhất được mọi vấn đề được giải quyết dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả
Giảm chi phí do loại bỏ được các công việc, các quy trình thừa, không tạo ra giá trị gia tăng.
Cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cho phép chia sẻ và theo dõi thông tin của toàn bộ doanh nghiệp.
Chuẩn hóa các hoạt động của doanh nghiệp.
Giúp đạt được và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Cải thiện sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp

Dưới góc nhìn của các phòng ban, phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đem lại rất nhiều lợi ích, giúp các phòng ban hoạt động hiệu quả hơn.

>>> Thấu hiểu hơn về phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP trong bài này <<<

Lợi ích đối với bộ phận kinh doanh

Giảm thời gian báo giá, tăng khả năng đáp ứng.
Phân tích lợi nhuận dựa trên số liệu thật về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng bán, các khách hàng mục tiêu, thị phần, khuynh hướng của thị trường…
Cho phép tạo ra các kế hoạch tiếp thị, các khung giá khác nhau, các kế hoạch giảm giá linh động…
Dự báo chính xác thời gian giao hàng, kiểm soát chặt chẽ giữa đơn hàng và hàng tồn kho.

Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 05

Phần mềm ERP giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp

Lợi ích đối với bộ phận sản xuất

Tăng năng suất.
Gắn kết thông tin đơn hàng và sản xuất: các đơn hàng hiện có và các đơn hàng dự báo.
Theo dõi chính xác lượng hàng có phục vụ cho: bán hàng, phân phôi, quản lý nguyên vật liệu
Giúp cho việc lập kế hoạch sản xuất tốt hơn.

Lợi ích đối với bộ phận kế toán – tài chính

Theo dõi công nợ chặt chẽ, giảm thiểu nợ quá hạn.
Tổng hợp bức tranh tài chính tổng thể và chính xác của doanh nghiệp, giảm chi phí lưu trữ sổ sách
Cung cấp thông tin đầu vào chất lượng cao để phân tích đánh giá:
Mối liên kết giữa kết quả điều hành và hiệu ứng về tài chính
Cung cấp cái nhìn nhân quả dễ dàng hơn cho công tác quản lý điều hành
Có sẵn dữ liệu tài chính trợ giúp cho việc ra quyết định tốt hơn.
Cho phép tạo ra các số đo cho việc thực hiện các chiến lược.

Dùng thử phần mềm: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/

Lợi ích đối với bộ phận nhân sự

Tích hợp cơ sở dữ liệu nhân sự
Lương, chế độ chính sách
Kế hoạch tuyển dụng
Chi phí công tác và di chuyển
Thanh toán theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế
Xem nhân viên là khách hàng đặc biệt
Thang bậc phát triển nhân sự
Điều phối đào tạo,
Chấm công (giờ công, nghỉ phép, trực ca): quan trọng cho việc phân bổ chi phí ngân sách.

Những dự án triển khai phần mềm ERP có giá trị rất lớn và đó sẽ là trở ngại cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chính bởi vậy, một phần mềm erp có chi phí triển khai thấp nhưng vẫn đầy đủ các tính năng sẽ là một lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.

Ngày nay, phần mềm erp mã nguồn mở sẽ là một lựa chọn tối ưu nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng. Điểm lợi thế lớn nhất của phần mềm erp mã nguồn mở đó là chi phí triển khai rẻ hơn rất nhiều so với các phần mềm erp phải mua bản quyền/ lisence. Ngoài ra, vì là hệ thống phần mềm mã nguồn mở nên rất dễ dàng tùy chỉnh theo những yêu cầu khác nhau đối với từng loại hình doanh nghiệp như khai thác, sản xuất, doanh nghiệp thương mại dịch vụ.

>>> Theo dõi tổng quan tình hình sử dụng phần mềm ERP mã nguồn mở tại Việt Nam <<<

Phần mềm erp mã nguồn mở rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trên thế giới hiện nay, phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở Odoo hiện đang được sử dụng rộng rãi nhất nhờ tính tiện dụng, dễ dàng tùy chỉnh và chi phí triển khai thấp với hơn 2 triệu khách hàng trên toàn thế giới.

Với các doanh nghiệp Việt Nam, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERPViet được xây dựng trên nền tảng mã nguồn mở Odoo là một lựa chọn tốt nhờ mang những lợi thế lớn của phần mềm mã nguồn mở Odoo, đồng thời đã được tùy chỉnh để phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam.

Ưu điểm của phầm mềm quản trị doanh nghiệp ERPViet

Chi phí triển khai thấp hơn các hệ thống ERP khác
Hệ thống ERP được xây dựng dựa trên nền tảng khách hàng, không phải nền tảng kế toán. Vậy nên mọi nhân sự dù có biết nghiệp vụ kế toán hay không đều có thể sử dụng được ERPViet
Được tích hợp chặt chẽ với các công cụ marketing online

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, sử dụng phần mềm ERPViet là lựa chọn tối ưu nhất để quản trị hiệu quả các nguồn lực, gia tăng khách hàng và phát triển hiệu quả.

Xem thêm: Triển khai phần mềm ERP thành công với đúng nhà tư vấn

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT

ERPViet