Điểm tên 8 kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả

Rất nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu để giải quyết tình trạng lệch số lượng hàng trong kho. Việc sai lệch có thể dẫn đến thất thoát hàng hóa, tạo cơ hội cho những hành vi xấu. Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả. ERPViet đã tổng hợp 8 kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên áp dụng.
 

Để quản lý kho hàng hiệu quả, việc đầu tiên bạn cần lưu ý chính là bố trí lại cách sắp xếp đồ đạc trong kho, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm. Thực tế hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp không chú trọng đến việc bố trí không gian kho. Điều này làm lãng phí thời gian tìm kiếm và có thể tạo nên căng thẳng không đáng có đối với người quản lý và nhân viên kho.

Để giảm thiểu được điều này, quản lý kho và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

Ngoài việc sắp xếp vị trí hợp lý, việc dán nhãn và mã hàng hóa cũng rất quan trọng. Để bảo quản sản phẩm, hầu hết các doanh nghiệp đều đóng chúng vào các kiện, hộp. Việc dán nhãn sẽ giúp quá trình tìm kiếm diễn ra hiệu quả hơn. Đồng thời việc này cũng giúp việc kiểm hàng tiến hành nhanh chóng và chính xác.

Sai lệch số lượng hàng hóa chủ yếu xảy ra ở khâu xuất nhập hàng hóa. Có thể sai sót do người kiểm hàng chưa có kinh nghiệm quản lý kho đếm sai số lượng nhập hoặc nhập hoặc xuất kho không được ghi lại, dẫn đến việc sai sót. Điều này đã làm đau đầu rất nhiều chủ doanh nghiệp.

Để tránh phải những sai lầm nghiêm trọng đó thì người chuyển hàng cần có một phiếu ghi nhận. Trước khi kho nhận phiếu, nhân viên kho cần kiểm tra kỹ số lượng ít nhất 2 lần, sau đó so sánh với phiếu chuyển. Nếu phiếu khớp, hàng hóa mới chính thức được chuyển vào kho hàng.

Ngoài ra, việc chuyển hàng cần được thống nhất trước khi chuyển hàng (nhập hoặc xuất khỏi kho) để tránh tình trạng khi hàng được chuyển đến hoặc chuyển đi, nhân viên kho quá bận rộn mà không chú tâm vào việc xuất nhập hàng.
 

 

Trước khi nhập kho, cần dọn dẹp kho để tạo không gian thông thoáng chuyển hàng vào. Sau khi kết thúc một ngày làm việc, các nhân viên kho cũng phải bố trí người dọn dẹp lại kho hàng. Việc này cần được tiến hành đều đặn để tạo thành thói quen tốt, giúp giảm thiểu sai sót, tạo hứng thú trong công việc cho nhân viên.

Với nhiều doanh nghiệp có nhiều kho hàng và kho hàng rộng, quản lý có thể phân chia các tầng quản lý và phân chia người quản lý từng mảng nhỏ. Việc giao trách nhiệm cho từng nhân viên sẽ khiến ý thức làm việc của nhân viên, đặc biệt là những nhân viên chưa có kinh nghiệm quản lý kho trở nên tốt hơn, hạn chế việc thất thoát hàng hóa trong kho, giúp quá trình quản lý kho hiệu quả hơn.

Xem thêm: Quy trình quản lý vật tư hàng hóa tối ưu nhất cho doanh nghiệp

Sau một khoảng thời gian cố định (thường là 1 tháng) toàn bộ kho nên kiểm kê lại một lần để khớp các số liệu, tìm ra các lỗi và sửa đổi. Việc này sẽ giúp cho quá trình lưu kho đạt được hiệu quả cao hơn.

Trong quá trình kiểm kho, nếu phát hiện những mặt hàng tồn quá lâu, hoặc đã hết hạn sử dụng, cần đánh dấu lại và báo cáo với cấp trên để tiến hành thanh lý, tránh tình trạng kho quá đầy, sản phẩm trong kho không sử dụng được.
 

 

Dù đã thực hiện đầy đủ các kinh nghiệm quản lý kho được truyền đạt ở trên, nhưng doanh nghiệp vẫn phải sử dụng một phần mềm quản lý kho hiệu quả. Có nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm quản lý kho đơn giản, dễ thao tác, nhưng lại tách biệt với các bộ phận khác.

Hiện nay, được chú trọng nhất chính là phần mềm ERPViet, cung cấp đầy đủ các tính năng của một phần mềm quản lý kho. Đồng thời phần mềm này được tích hợp với hệ thống phần mềm của nhiều bộ phận liên quan khác, cho phép kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho hiệu quả, đồng thời các bộ phận liên quan như bán hàng, kế toán đều có thể check số lượng hàng tồn trong kho, tạo thuận tiện cho quá trình bán hàng.

Xem thêm: Quản lý hàng tồn kho yếu kém: 10 vấn đề nghiêm trọng sẽ gặp phải
 

 

Với phần mềm ERP, mọi thao tác đều được kiểm soát chặt chẽ, giúp quá trình quản lý kho đạt hiệu quả gấp 2 lần. Đặc biệt, phần mềm này còn giúp doanh nghiệp hạn chế được sự sai lệch về số liệu, điều mà tất cả các doanh nghiệp sở hữu kho hàng đang quan ngại.

Sử dụng phần mềm hiệu quả, áp dụng đầy đủ các kinh nghiệm quản lý kho được tổng hợp ở trên, chắc chắn bạn sẽ tự tin khi quản lý kho hàng.

 

Từ khoá liên quan:  quan ly kho,  quan ly kho bai,  quan ly kho hang