9 Bước quan trọng để cài đặt phần mềm ERP thành công

Phần mềm ERP đã giúp doanh nghiệp vượt qua sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, để cài đặt và triển khai thành công phần mềm ERP, chủ doanh nghiệp cần đọc kỹ và thực hiện đúng 9 bước dưới đây.

1. Biết rõ nhu cầu của doanh nghiệp

Trong mọi chiến lược, nhu cầu của doanh nghiệp đều cần phải đặt lên đầu tiên. Nhu cầu sẽ là chiếc đèn chỉ đường soi sáng mọi ngóc ngách, giúp doanh nghiệp tiến gần hơn, nhanh hơn tới đích.

Để thấy hiểu nhu cầu của mình, doanh nghiệp cần tiến hành thực hiện các hoạt động phân tích, nghiên cứu, nhằm tìm ra những nhu cầu quan trọng và cấp thiết nhất. Những yêu cầu đó chính là gợi ý để doanh nghiệp lựa chọn các tính năng nổi trội của phần mềm ERP.

>>> Đọc thêm: Doanh nghiệp Việt cần chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP

9 Bước quan trọng để cài đặt phần mềm ERP thành công 01

Nhu cầu của doanh nghiệp là nền móng để xây dựng phần mềm quản trị doanh nghiệp

2. Chọn lựa đơn vị cung ứng phần mềm đáng tin cậy

Một đơn vị cung ứng phần mềm đáng tin cậy sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng thể. Doanh nghiệp không chỉ nắm được những lợi ích thu được nếu triển khai thành công mà còn có thể chuẩn bị trước tinh thần để đương đầu với những khó khăn, sóng gió có thể gặp phải trong quá trình cài đặt và triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.

Rất nhiều đơn vị cung ứng hiện nay, vì muốn nhanh chóng ký được hợp đồng mà giấu đi những hạn chế trong quá trình triển khai. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp có thể sớm bị vỡ mộng.

3. Phân tích kỹ hệ thống cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Hệ thống cơ cấu tổ chức, quá trình, trình độ sử dụng CNTT của nhân viên, các phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đang sử dụng,…sẽ cung cấp những thông tin hữu ích về cái nhìn toàn diện của doanh nghiệp. Từ việc phân tích kỹ những yếu tố này, doanh nghiệp và nhà cung ứng có thể làm việc với nhau hiệu quả hơn. Dựa vào đó, nhà cung ứng có thể gợi ý hoặc đề xuất cho doanh nghiệp các tính năng hợp lý doanh nghiệp có thể sử dụng để quản trị hoạt động kinh doanh hiệu quả.

>>> Đọc thêm: 5 dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp bạn cần sử dụng phần mềm ERP

4. Cân nhắc nguồn lực triển khai

Nguồn lực doanh nghiệp của bạn hiện tại có thể đáp ứng yêu cầu cài đặt và triển khaiphần mềm ERP hay không? Điều này vô cùng quan trọng, bởi suy cho cùng, ERP chỉ là một cỗ máy, dù có tốt đến đâu nhưng nếu người vận hành không đủ khả năng cũng không thể đem đến thành công cho cả dự án. Bên cạnh nguồn lực con người, doanh nghiệp còn cần lưu tâm đến nguồn lực tài chính. Nếu doanh nghiệp có quy mô nhỏ và nguồn tài chính hạn hẹp, doanh nghiệp có thể cân nhắc đến việc sử dụng phần mềm Cloud ERP thay vì On-primise ERP.

9 Bước quan trọng để cài đặt phần mềm ERP thành công 02

Con người là một trong những nguồn lực quan trọng doanh nghiệp cần xem xét kỹ trước khi triển khai ERP

5. Thảo luận với toàn bộ nhân viên các bộ phận

Quá trình trao đổi và thảo luận giữa các thành viên trong nội bộ công ty từ trên xuống dưới là vô cùng cần thiết. Quá trình này sẽ giúp các cấp từ lãnh đạo đến quản lý cấp trung, nhân viên có thể hiểu hơn về phần mềm, cách vận hành và vai trò của mình trong quá trình triển khai. Việc trao đổi không những có thể thống nhất được tinh thần từ trên xuống dưới của đội ngũ cán bộ nhân viên mà còn có thể giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả hơn nhờ những góp ý thiết thực từ chính những người có chuyên môn sâu của từng mảng, đã từng vận hành bộ máy doanh nghiệp trong nhiều năm.

6. Nắm rõ lợi ích, hạn chế khi triển khai

Phần mềm ERP cũng giống như phần đa các giải pháp khác, tồn tại hai mặt đối lập nhau. Bên cạnh những lợi ích được các đơn vị cung ứng hứa hẹn, doanh nghiệp cũng cần tinh tường để nhận ra các khó khăn, chuẩn bị sẵn tinh thần cho chính mình.

7. Đầu tư hệ thống, cơ sở hạ tầng

Với phần mềm Cloud ERP, doanh nghiệp sẽ không cần đầu tư quá nhiều vào trang thiết bị, cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên với On-primise ERP, cơ sở hạ tầng, phần cứng, đội ngũ CNTT hỗ trợ đóng một vai trò rất quan trọng. Khoản đầu tư này có thể tiêu tốn của doanh nghiệp một số tiền khổng lồ.

8. Kiên trì trong suốt quá trình triển khai

Phần mềm ERP, mặc dù đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp, nhưng để thấy được kết quả triển khai, doanh nghiệp có thể sẽ phải mất từ 2-5 năm. Trong thời gian này, doanh nghiệp buộc phải kiên trì nếu không muốn thành quả của mình bị sụp đổ. Có rất nhiều doanh nghiệp bỏ ra khoản chi phí khổng lồ nhưng lại không sử dụng đến sau khi cài đặt phần mềm ERP xong. Điều này tạo nên sự lãng phí vô cùng lớn. Sự kiên trì sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn.

>>> Đọc thêm: 6 lỗi thường gặp của doanh nghiệp có thể phá hủy hoàn toàn hệ thống ERP

9. Đo lường hiệu quả, tùy chỉnh hợp lý

Theo từng giai đoạn triển khai ERP, doanh nghiệp nên tiến hành đo lường lại hiệu quả. Nếu cơ cấu doanh nghiệp thay đổi hoặc một tính năng nào đó không phù hợp, doanh nghiệp có thể làm việc trực tiếp với nhà cung cấp để tiến hành tùy chỉnh. Việc tùy chỉnh phần mềm trong quá trình thực hiện là cần thiết, chúng sẽ giúp cho hệ thống vận hành hiệu quả hơn nhiều lần. Tuy nhiên, sau khi đã cài đặt thành công và triển khai, doanh nghiệp không nên thực hiện những tùy chỉnh quá phức tạp. Điều này có thể dẫn đến việc tốn kém và mất thời gian, trong khi hiệu quả thu được chưa chắc đã cao. Điều mà doanh nghiệp nên thực hiện chính là phân tích quy trình, quy mô thật rõ ràng trước khi lựa chọn các tính năng.

9 Bước quan trọng để cài đặt phần mềm ERP thành công 03

Doanh nghiệp nên đo lường định kỳ để thực hiện điều chỉnh đúng hướng

Thực hiện đúng và đủ 9 bước trên đây, doanh nghiệp sẽ không còn lo lắng khi cài đặt và triển khai phần mềm ERP nữa. Để nhận được những tư vấn sâu hơn, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi.

ERPViet