5 dấu hiệu cho thấy công nghệ ERP của doanh nghiệp đã lỗi thời

Các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thường xuyên biến động theo thời gian. Công nghệ ERP mà bạn đang sử dụng có thể đáp ứng được nhu cầu của tổ chức trong dài hạn hay không? Việc thay thế có thể tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Vì vậy, điều bạn cần làm là hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp trước khi đưa ra quyết định triển khai một hệ thống ERP mới tốn kém và ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.

Để biết tổ chức của mình có nên triển khai hệ thống ERP mới hay không, các nhà quản lý có thể dựa vào năm dấu hiệu cho thấy phần mềm ERP đang sử dụng đã lỗi thời dưới đây.

I. Dấu hiệu công nghệ ERP đã lỗi thời

1. Phần mềm quản lý ERP hiện tại không thể tích hợp với các phần mềm khác của doanh nghiệp

Trước sự ra đời và phát triển không ngừng của các giải pháp riêng lẻ, các đơn vị cung cấp giải pháp ERP bắt buộc phải tìm cách tích hợp ERP và các giải pháp quản trị riêng lẻ khác tổ chức đang sử dụng để liên thông dữ liệu. Để xác định nhu cầu tích hợp, bước đầu tiên doanh nghiệp cần xác định các giải pháp công nghệ đang sử dụng. Đối với các hệ thống quan trọng và phức tạp, doanh nghiệp nên đánh giá nhu cầu tích hợp, chi phí duy trì, các khó khăn, tính linh hoạt và khả năng mở rộng để bắt kịp sự tăng trưởng trong tương lai. Thêm vào đó, doanh nghiệp nên tính toán chi phí và lợi ích của việc sử dụng kết hợp các giải pháp phần mềm riêng lẻ.

Câu hỏi ở đâu là công nghệ ERP là gì mà khó tùy chỉnh và kết hợp đến vậy? Thông thường, công nghệ kế thừa phát triển nhanh chóng, với các tùy chỉnh phức tạp, rất khó hoặc tốn kém để duy trì và yêu cầu doanh nghiệp phải có kiến thức phù hợp về công nghệ. Bạn có thể muốn chuyển sang cơ sở dữ liệu mới hơn, nâng cao hơn mà hệ thống ERP cũ của bạn không hỗ trợ. Hoặc, như đã đề cập trước đó, một hệ thống ERP tại chỗ cũ hơn có thể yêu cầu bạn bảo trì phần cứng máy chủ trong khi bạn không còn muốn tiếp tục phải lo lắng tới nữa.

2. Hệ thống ERP của doanh nghiệp được tùy biến cao

Khi bắt đầu triển khai công nghệ ERP, doanh nghiệp nên tận dụng tối đa các phần mềm ERP được đóng gói sẵn, tránh việc phát sinh nhu cầu tùy chỉnh quá nhiều. Thực tế triển khai cho thấy, các tổ chức nhận thấy một hoặc một số quy trình của doanh nghiệp chưa có trên phần mềm dẫn đến nhiều tùy chỉnh nhỏ trong suốt quá trình triển khai ERP. Theo thời gian, một số tùy chỉnh trở nên không cần thiết vì quy trình kinh doanh của doanh nghiệp đã thay đổi.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên đồng nhất quy trình kinh doanh hiện tại và chiến lược trong tương lai của tổ chức để có thể đưa ra yêu cầu tùy chỉnh phù hợp trong cả ngắn hạn và dài hạn. 

3. Doanh nghiệp đang dùng phiên bản cũ

Việc tùy chỉnh quá nhiều có thể khiến quá trình nâng cấp trở nên phức tạp. Nhiều tổ chức vẫn đang cố gắng tận dụng các hệ thống công nghệ ERP cũ vì quá trình tùy chỉnh trước đó đã khiến việc nâng cấp trở nên phức tạp và tốn kém chi phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên xem xét đến việc nâng cấp để cập nhật các tính năng được cải tiến nhằm hỗ trợ công việc tốt hơn. Các doanh nghiệp có thể sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình nâng cấp, tuy nhiên việc cố gắng duy trì các phần mềm cũ có thể dẫn tới chi phí tốn kém và hiệu quả thấp hơn so với việc nâng cấp.  

4. Không hỗ trợ trên thiết bị di động

“Mobile ERP” đề cập đến việc sử dụng thiết bị di động hoặc máy tính bảng để truy cập dữ liệu ERP. Xuất phát từ một xu hướng, khái niệm này dần đã trở thành một chiến lược công nghệ mạnh mẽ được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp. Nếu tổ chức của bạn muốn tận dụng tối đa hiệu quả hệ thống ERP thì bạn có thể đầu tư vào Mobile ERP hoặc phần mềm thông minh để hỗ trợ việc ra quyết định. Khi tìm hiểu phần mềm ERP, bạn sẽ phát hiện ra rằng các hệ thống ERP hiện đại đều hỗ trợ Mobile ERP - một lợi thế cốt lõi giúp người dùng cuối trở nên tích cực hơn trong quá trình ứng dụng ERP.

Gợi ý cho doanh nghiệp: trong thời đại thiết bị di động trở nên phổ biến như hiện nay, nhân viên của bạn chắc chắn sẽ đánh giá cao sự tiện lợi của Mobile ERP.

5. Bảng tính là một trong những thành phần chính để quản lý doanh nghiệp 

Có phải doanh nghiệp của bạn đang sử dụng bảng tính để lên lịch, quản lý công thức, v.v ...? Nếu vậy, “ERP” của bạn có lẽ đã quá lỗi thời. Mặc dù nhân viên có thể không muốn từ bỏ phương thức làm việc này để áp dụng các quy trình kinh doanh và chức năng phần mềm mới nhưng đầu tư vào thay đổi tổ chức quản lý có thể giúp các bên liên quan và nhân viên chủ chốt thích ứng với thay đổi. Tính nhất quán của dữ liệu, cải thiện khả năng hiển thị và tăng hiệu quả sẽ là một vài lợi thế mà công nghệ ERP sẽ đem đến cho bạn khi sử dụng.

Các lý do khác mà một công ty có thể muốn nâng cấp hệ thống công nghệ ERP của mình bao gồm:

• Giao diện người dùng lỗi thời khó sử dụng hoặc yêu cầu nhiều bước hơn các hệ thống mới hơn.

• Phần mềm không linh hoạt không thể hỗ trợ các cách nghiệp vụ mới, hiệu quả hơn mà doanh nghiệp của bạn muốn hướng tới.

• Không thể hoặc quá tốn kém để tăng công suất của hệ thống để phù hợp với tốc độ tăng trưởng kinh doanh.

• Báo cáo và phân tích dữ liệu không đủ nhanh để theo kịp tốc độ kinh doanh ngày nay.

Nếu doanh nghiệp của bạn có từ 2 dấu hiệu kể trên thì doanh nghiệp nên xem xét đến việc thay thế phần mềm quản trị hệ thống ERP hiện tại. Để triển khai thành công, trước khi lựa chọn được phần mềm ERP phù hợp, doanh nghiệp cần phải lên chiến lược công nghệ của tổ chức. Chiến lược công nghệ sẽ là định hướng trong suốt quá trình lựa chọn, triển khai, golive,... Đồng thời, việc triển khai của bạn sẽ thành công hơn khi doanh nghiệp tập trung đúng cách vào việc quản lý dự án, quản lý quy trình kinh doanh và thay đổi của tổ chức trong quá trình triển khai ERP.

II. Giải pháp khi phần mềm ERP của doanh nghiệp đã lỗi thời là gì?

Khi doanh nghiệp nhận thấy sự sai lệch ngày càng tăng giữa hệ thống ERP và các yêu cầu kinh doanh thay đổi. Đây chính là lúc cần nâng cấp ERP hoặc thay thế nó. Nếu bạn lựa chọn tiến về phía trước, bạn sẽ cần một kế hoạch dự án và một danh sách kiểm tra nâng cấp ERP, doanh nghiệp có thể tham khảo tất cả những bước đó dưới đây.

1. Nâng cấp công nghệ ERP

Điều quan trọng nhất khiến việc nâng cấp ERP trở nên cần thiết chính là giá trị kinh doanh mà họ có thể tạo ra sau khi nâng cấp hệ thống. Ngày nay, các tính năng của ERP có thể cho phép doanh nghiệp tận dụng các cơ hội mới hoặc tiết kiệm chi phí, điều mà các hệ thống kế thừa không thể sánh kịp. 

Ví dụ, trong những năm gần đây, các giải pháp ERP đã bổ sung khả năng hiển thị theo thời gian thực thông qua các bảng điều khiển, thẻ điểm và KPI toàn diện; ngày càng tận dụng trí tuệ nhân tạo và máy học để tự động hóa nhiều quy trình hơn và cải thiện việc ra quyết định; thông qua các khả năng thương mại điện tử hoàn chỉnh hơn và được tích hợp tốt hơn; cung cấp phiên bản hỗ trợ di động tốt hơn. Trong một thế giới đang chuyển dịch nhanh chóng các quy trình kinh doanh và các mối quan hệ kinh doanh từ thế giới vật chất sang lĩnh vực kỹ thuật số, những khả năng như vậy ngày càng có giá trị.

Một số hệ thống ERP mới tích hợp thiết bị Internet of Things (IoT) để cung cấp thêm thông tin vị trí và trạng thái theo thời gian thực, giúp tăng cường kiểm soát chuỗi cung ứng và sớm bắt kịp những gián đoạn tiềm ẩn. Trong thời đại mà chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp và có nhiều khả năng xảy ra sai sót, một số doanh nghiệp có thể thấy đủ giá trị của khả năng mới này để lý giải cho việc nâng cấp ERP.

Việc nâng cấp công nghệ ERP đòi hỏi một quá trình cẩn thận để đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Các bước nâng cấp thường bao gồm đánh giá hệ thống hiện tại, xác định các yêu cầu mới, lựa chọn phần mềm ERP phù hợp, thiết kế và triển khai hệ thống mới, và đảm bảo việc chuyển đổi dữ liệu một cách an toàn và hiệu quả.

2. Thay thế hệ thống ERP

Một giải pháp khác là thay thế hoàn toàn hệ thống ERP hiện tại bằng một phần mềm ERP mới. Điều này thường xảy ra khi công nghệ hiện tại đã quá lỗi thời và không đáp ứng được các yêu cầu kinh doanh mới.

Một nhà cung cấp khác có thể đã đổi mới công nghệ trong các lĩnh vực cụ thể, đặc biệt có giá trị đối với doanh nghiệp của bạn. Chuyển sang một nền tảng ERP khác có thể cho phép bạn tận dụng nhiều cơ hội kinh doanh và hiệu quả quy trình hơn là chỉ nâng cấp lên phiên bản mới nhất của hệ thống hiện tại. 

Ngoài ra, trong các tình huống mà việc sáp nhập hoặc mua lại buộc bạn phải vận hành hai hệ thống ERP riêng biệt, một sự thay thế hoàn toàn có thể thay thế cho cả hai hệ thống cũ hơn, riêng biệt. Điều đó có thể làm giảm sự phức tạp và tăng cường sự hợp tác giữa hai đơn vị kinh doanh.

Nhà cung cấp phần mềm hiện tại của bạn có thể khuyến khích bạn chuyển từ hệ thống tại chỗ sang hệ thống chạy trên đám mây. Đó có thể là nơi nhà cung cấp đang tập trung đầu tư trong tương lai và bạn cũng có thể tìm thấy lợi thế về chi phí và quản lý trong một giải pháp đám mây. Tuy nhiên, bạn nên đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ về dịch vụ của nhà cung cấp. 

Lựa chọn giữa nâng cấp ERP và thay thế hoàn toàn là một lựa chọn có ý nghĩa liên quan đến giá trị doanh nghiệp bởi cả hai cách đều sẽ tạo nhiều sự thay đổi, đồng thời đều tiêu tốn chi phí của công ty. Doanh nghiệp có thể chọn một trong hai phương án tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp và những hạn chế của phần mềm hiện có.

Nâng cấp hay thay thế công nghệ ERP là một khoản đầu tư lớn, có nghĩa là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần hoàn thành việc đánh giá kỹ lưỡng giải pháp hiện tại của họ và xây dựng danh sách các lý do tại sao cần nâng cấp. Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp nâng cấp ERP, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của ERPViet để trao đổi trực tiếp và tìm ra phương án phù hợp nhất.

Đăng ký dùng thử ERPviet tại đây.

➡️Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP