5 dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần sử dụng phần mềm quản trị ERP

Doanh nghiệp của bạn đang mất quá nhiều thời gian để cân đối các tài khoản kế toán. Sự kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng đang giảm dần? Doanh nghiệp của bạn không đạt đủ doanh số, lượng hàng tồn kho nhiều,…Đó đều là những dấu hiệu cho thấy rằng đây chính là thời điểm thích hợp để bạn sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải các vấn đề dưới đây, hãy thực sự để tâm tìm hiểu về ERP. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải 3/5 vấn đề thì đó chính là dấu hiệu cho thấy: “Doanh nghiệp của bạn cần đầu tư vào hệ thống phần mềm quản trị ERP ngay lập tức!”

# 1: Doanh nghiệp của bạn phải sử dụng quá nhiều phần mềm khác nhau cho những bộ phận khác nhau

Tôi cá là nếu bạn chưa biết đến ERP, và bạn đang sở hữu một doanh nghiệp trên 500 nhân sự trở lên, chắc chắn bạn đang sử dụng phần mềm chuyên biệt dành cho kế toán, một phần mềm khác dành cho quá trình chăm sóc khách hàng, một phần mềm khác để sử dụng cho việc quản lý kho hàng,…. Và có thể nhiều hơn nữa.

Việc này có thể khiến bạn cảm thấy tiện lợi trong nhất thời. Vì chi phí của những phần mềm nhỏ đều khá rẻ, doanh nghiệp của bạn có thể chi trả ngay lập tức. Và chúng cũng ngay lập tức giải quyết các vấn đề đang gặp phải của riêng một bộ phận nào đó.

Khi các phần mềm này được chạy riêng biệt trên cùng một hệ thống, nó có thể gặp phải các xung đột. Điều quan trọng nhất là chúng không có sự liên kết. Khi bộ phận kế toán cần lấy thông tin từ quầy bán hàng, họ sẽ phải đề xuất và bộ phận bán hàng sẽ xuất các thông tin qua 1 file excel. Sau đó bộ phận kế toán sẽ phải thống kê tổng hợp điều chỉnh nhập liệu vào phần mềm kế toán. Việc trải qua quá nhiều bước thủ công có thể khiến các số liệu xảy ra sai sót.

Phần mềm quản trị ERP sẽ tích hợp tất cả các phần mềm riêng lẻ doanh nghiệp đang sử dụng lại với nhau. Khi sử dụng ERP, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ sử dụng cùng một cơ sở dữ liệu, được phân quyền rõ ràng. Việc này sẽ giải quyết tốt bài toán về sự sai lệch dữ liệu, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian hơn, theo đó doanh nghiệp sẽ phát triển tốt hơn.

>>> Đọc thêm: Lợi ích khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP

# 2: Quá trình tổng hợp thông tin, báo cáo mất quá nhiều thời gian

Nếu có ai đó hỏi bạn về doanh thu trung bình của chuỗi cửa hàng của bạn trong tháng là bao nhiêu, sẽ mất bao nhiêu thời gian để bạn tìm ra câu trả lời? Thế còn tình hình công nợ của khách hàng hiện nay như thế nào? Có bao nhiêu khách hàng cũ mua hàng, bao nhiêu khách hàng mới gia nhập?

Dù bạn có là một người xuất sắc, thì việc tìm ra câu trả lời cũng sẽ tiêu tốn của bạn một khoảng thời gian dài. Đặc biệt là nếu câu hỏi cần nguồn thông tin của nhiều bộ phận, chắc chắn bạn sẽ phải đợi để có được các báo cáo từ các phòng ban.

Là người làm kinh doanh, bạn hẳn biết rõ tốc độ tìm kiếm, tổng hợp thông tin có thể ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định. Với một hệ thống phần mềm quản trị ERP, bạn có thể có được một cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh trong bất kỳ thời điểm nào, tại bất kỳ đâu chỉ với một chiếc laptop. Điều này cũng sẽ giúp bạn hạn chế được số cuộc họp. Thay vì thời gian tổng hợp báo cáo, các nhân viên của bạn có thể sử dụng chúng để tương tác với khách hàng, tìm kiếm những nguồn đầu tư mới, nghĩ ra các ý tưởng mới cho chiến dịch Marketing sắp tới,….Việc đó sẽ giúp từng người hoàn thành công việc tốt hơn, thúc đẩy doanh nghiệp của bạn tiến nhanh hơn.

# 3: Việc hạch toán kế toán bị kéo dài và trở nên khó khăn

Thông thường, những dấu hiệu đáng chú ý nhất, cho thấy doanh nghiệp của bạn đang cần đến phần mềm ERP đến từ phòng kế toán của bạn. Nếu nhân viên của bạn đang dựa vào các hóa đơn giấy và các đơn đặt hàng, dành hàng giờ mỗi tuần chỉ để nhập liệu chúng vào hệ thống kế toán thì bạn cần cân nhắc những thiệt hơn mà chúng đem lại để quyết định xem liệu một phần mềm quản trị ERP có xứng đáng để bạn chi ra một số tiền đầu tư không.

Tương tự với báo cáo tài chính – nếu chúng tiêu tốn của bạn quá nhiều thời gian để điều chỉnh, đồng nhất số liệu giữa các hệ thống thông qua vô số bảng tính, thì doanh nghiệp của bạn nên tìm đến giải pháp phần mềm quản trị ERP, giải phóng nhân viên kế toán khỏi những công việc thủ công, đảm bảo hiệu quả công việc.

5 dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần sử dụng phần mềm quản trị ERP 01

ERP – giải pháp hoàn hảo dành cho mọi doanh nghiệp

# 4: Tương tác với khách hàng kém hiệu quả

Khi các công ty ngày càng phát triển, một trong những vấn đề đau đầu nhất của họ chính là quản lý hàng tồn kho. Khi hàng tồn kho sai lệch, nhân viên chăm sóc khách hàng hoặc bán hàng có thể cung cấp những thông tin sai lệch cho khách hàng, từ đó, làm mất uy tín của doanh nghiệp.

Lấy ví dụ, nếu khách hàng của bạn rất có hứng thú với sản phẩm A và muốn mua chúng, trong khi cửa hàng lại hết hàng, và nhân viên bán hàng hoặc nhân viên chăm sóc khách hàng tìm thấy sản phẩm này còn tồn ở kho B. Nhân viên hứa với khách hàng, trong ngày mai có thể quay lại và lấy sản phẩm đã được đưa từ kho ra cửa hàng.

Tuy nhiên trong lúc kiểm kho, các nhân viên kho phát hiện sự sai lệch về số lượng hàng hóa sản phẩm A. Trong khi số liệu trên hệ thống ghi lại là còn tồn 1 thì số lượng thực tại kho lại bằng 0. Nhân viên bán hàng không lưu lại số điện thoại của khách để liên lạc lại. Khách hàng sau khi quay lại lấy hàng, biết được thông tin đó, sẽ mất lòng tin về doanh nghiệp.

Với hệ thống ERP, nhân viên của mọi bộ phận đều có quyền truy cập thông tin cập nhật, trả lời nhanh chóng các câu hỏi của khách hàng đặt ra, đồng thời dữ liệu trong hệ thống sẽ được đảm bảo độ chính xác, hạn chế tối đa sai số. Bài toán khó của doanh nghiệp đã được giải quyết triệt để với phần mềm quản trị ERP.

>>> Đọc thêm: Tổng quan về phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP

#5: Công nghệ thông tin của bạn quá phức tạp và tiêu tốn nhiều thời gian

Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc sử dụng quá nhiều phần mềm trong doanh nghiệp chính là việc quản lý CNTT có thể trở nên khó khăn. Việc tùy chỉnh các phần mềm, cập nhật, duy trì và tích hợp chúng, vá lỗi, nâng cấp có thể phức tạp, tốn nhiều thời gian và tài nguyên.

Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng những phần mềm đã cũ, thì khi vá lỗi hoặc tích hợp, chúng không chỉ tiêu tốn của bạn nhiều thời gian, tiền bạc mà còn có thể dễ dàng đánh mất dữ liệu mà nhân viên của bạn mất rất nhiều thời gian mới có thể thống kê và tổng hợp lại.
Thay vì nhiều phần mềm đã lỗi thời, phức tạp, kém hiệu quả, phần mềm quản trị ERP cung cấp cho doanh nghiệp một nền tảng xuyên suốt, ổn định, vận hành nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu thường xuyên thay đổi của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn đang gặp phải bao nhiêu dấu hiệu trong 5 dấu hiệu kể trên? Nếu con số đó lớn hơn 2, bạn cần cân nhắc đến việc thay thế các phần mềm đang sử dụng bằng hệ thống phần mềm quản trị ERP. ERPViet luôn sẵn sàng đồng hành, giải đáp tất cả các thắc mắc của bạn, cung cấp đến bạn một giải pháp toàn diện giúp gỡ rối các khúc mắc mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Hãy để ERPViet giúp bạn nâng tầm doanh nghiệp.

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT

ERPViet