Vai trò của hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể ERP là gì?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về hệ thống ERP là hệ thống gì? và vai trò của ERP đối với doanh nghiệp.

I. Hệ thống phần mềm ERP là gì?

Có thể trả lời cho câu hỏi hệ thống quản lý ERP là gì? như sau:

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Đây là một loại hệ thống phần mềm tích hợp và quản lý các khía cạnh khác nhau trong hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng, sản xuất, hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng (CRM)... 

Một hệ thống ERP thường bao gồm một cơ sở dữ liệu trung tâm lưu trữ và quản lý thông tin từ các bộ phận và chức năng khác nhau trong một tổ chức. Dữ liệu này có thể được truy cập và chia sẻ bởi nhân viên giữa các bộ phận khác nhau, tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác. 

Hệ thống cung cấp một cái nhìn thống nhất về các hoạt động của tổ chức, cho phép ban quản lý có khả năng hiển thị theo thời gian thực đối với các số liệu chính và chỉ số hiệu suất. Phần mềm ERP cho phép các tổ chức hợp lý hóa quy trình của họ, nâng cao hiệu quả và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Việc triển khai hệ thống ERP có thể mang lại một số lợi ích cho tổ chức, chẳng hạn như cải thiện năng suất, sử dụng tài nguyên tốt hơn, nâng cao dịch vụ khách hàng, quy trình hợp lý hóa và tiết kiệm chi phí. 

Xem thêm: Lợi ích của hệ thống ERP trong quản trị doanh nghiệp

II. Vai trò của ERP

1. Tích hợp mọi hoạt động của doanh nghiệp trên một phần mềm toàn diện

Hệ thống ERP tích hợp các chức năng và quy trình kinh doanh khác nhau, bao gồm tài chính, kế toán, bán hàng, hàng tồn kho, thu mua, sản xuất và nhân sự. Sự tích hợp này giúp loại bỏ các silo dữ liệu và đảm bảo rằng thông tin được lưu chuyển liền mạch trong toàn tổ chức. Nó cho phép khả năng hiển thị thời gian thực vào các hoạt động, cải thiện độ chính xác của dữ liệu và tạo điều kiện cộng tác hiệu quả giữa các chức năng.

Ví dụ:

• Các mô-đun tài chính và kế toán tích hợp dữ liệu tài chính từ các bộ phận khác nhau, chẳng hạn như tài khoản phải trả, tài khoản phải thu và sổ cái, cho phép báo cáo tài chính chính xác và hợp nhất.

• Mô-đun bán hàng và hàng tồn kho đồng bộ hóa các đơn đặt hàng, mức tồn kho và thông tin khách hàng, cho phép thực hiện đơn hàng liền mạch và lập kế hoạch nhu cầu được cải thiện.

2. Tự động hoá và đồng bộ hoá báo cáo

Hệ thống ERP tự động hóa việc tạo và phân phối báo cáo bằng cách lấy dữ liệu từ các mô-đun và phòng ban khác nhau. Quá trình tự động hóa này giúp loại bỏ nỗ lực thủ công và giảm nguy cơ mắc lỗi liên quan đến việc nhập dữ liệu thủ công. Các báo cáo có thể được chuẩn hóa và tùy chỉnh dựa trên các yêu cầu cụ thể của người dùng, cung cấp thông tin chính xác và cập nhật cho việc ra quyết định ở tất cả các cấp của tổ chức.

Ví dụ:

• Hệ thống ERP tự động tạo các báo cáo tài chính, chẳng hạn như bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bằng cách lấy dữ liệu từ các mô-đun tài chính khác nhau.

• Báo cáo bán hàng có thể được tạo để theo dõi hiệu suất bán hàng, xác định các sản phẩm bán chạy nhất và phân tích mô hình mua hàng của khách hàng.

3. Tăng cường liên kết giữa các phòng ban

Hệ thống ERP phá vỡ các rào cản giữa các phòng ban bằng cách cung cấp một nền tảng tập trung để liên lạc và chia sẻ thông tin. Nhân viên từ các bộ phận khác nhau có thể truy cập dữ liệu liên quan và cộng tác trên các dự án và quy trình. Điều này thúc đẩy sự phối hợp giữa các chức năng, cải thiện tính minh bạch và thúc đẩy giao tiếp và ra quyết định tốt hơn trong toàn tổ chức.

Ví dụ:

• Hệ thống ERP cho phép bộ phận bán hàng truy cập dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo đơn hàng chính xác đầy hứa hẹn và ngăn ngừa tình trạng hết hàng.

• Bộ phận sản xuất có thể truyền đạt các yêu cầu sản xuất cho bộ phận thu mua, đảm bảo thu mua nguyên liệu kịp thời và hiệu quả.

Xem thêm: Phần mềm ERP: Tăng hiệu suất công việc từng phòng ban trong doanh nghiệp 

4. Hỗ trợ lên kế hoạch

Hệ thống ERP cung cấp khả năng lập kế hoạch mạnh mẽ hỗ trợ các hoạt động khác nhau, chẳng hạn như lập kế hoạch nhu cầu, lập kế hoạch sản xuất, phân bổ nguồn lực và lập ngân sách. Với quyền truy cập vào dữ liệu thời gian thực, các tổ chức có thể đưa ra dự báo chính xác, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và sắp xếp các hoạt động của họ với các mục tiêu kinh doanh. Các mô-đun lập kế hoạch trong hệ thống ERP cung cấp các công cụ để phân tích kịch bản, mô phỏng giả định và dự báo, cho phép các tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt và thích ứng với các điều kiện thị trường đang thay đổi.

Ví dụ:

• Hệ thống ERP cung cấp các mô-đun lập kế hoạch nhu cầu sử dụng dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường và dự báo bán hàng để tối ưu hóa mức tồn kho và lịch trình sản xuất.

• Các mô-đun lập ngân sách cung cấp các công cụ để tạo và quản lý ngân sách, cho phép các tổ chức phân bổ nguồn lực hiệu quả và giám sát chi tiêu.

5. Cải thiện sự tương tác với khách hàng

Hệ thống ERP thường bao gồm các mô-đun CRM hoặc tích hợp với phần mềm CRM chuyên dụng. Điều này cho phép các tổ chức quản lý thông tin khách hàng, theo dõi khách hàng tiềm năng và phân tích dữ liệu khách hàng. Bằng cách tập trung dữ liệu liên quan đến khách hàng, các tổ chức có thể có được cái nhìn 360 độ về khách hàng của họ, cá nhân hóa các tương tác và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Điều này dẫn đến sự hài lòng của khách hàng được cải thiện, tăng khả năng giữ chân khách hàng và mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn.

Ví dụ:

• Các mô-đun CRM trong hệ thống ERP cho phép các tổ chức theo dõi các tương tác của khách hàng, quản lý khách hàng tiềm năng và phân tích hành vi của khách hàng cho các chiến dịch tiếp thị được nhắm mục tiêu.

• Đại diện dịch vụ khách hàng có thể truy cập lịch sử và sở thích của khách hàng, cho phép dịch vụ được cá nhân hóa và giải quyết vấn đề nhanh hơn.

6. Cung cấp thông tin tổng thể trong thời gian thực

Các hệ thống ERP cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực vào dữ liệu kinh doanh chính và các chỉ số hiệu suất. Bảng điều khiển và công cụ phân tích cho phép các bên liên quan giám sát hoạt động, theo dõi tiến độ và xác định xu hướng hoặc vấn đề kịp thời. Thông tin theo thời gian thực giúp đưa ra quyết định nhanh hơn và sáng suốt hơn, trao quyền cho các tổ chức phản ứng nhanh với những thay đổi của thị trường, tối ưu hóa hoạt động và nắm bắt cơ hội.

Ví dụ:

• Bảng điều khiển ERP cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như doanh thu bán hàng, tỷ lệ thực hiện đơn hàng và hiệu quả sản xuất.

• Người quản lý có thể giám sát mức tồn kho, theo dõi lô hàng và xác định các điểm tắc nghẽn trong chuỗi cung ứng bằng cách sử dụng dữ liệu thời gian thực từ hệ thống ERP.

7. Nâng cao năng suất, cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh

Hệ thống ERP hợp lý hóa các quy trình kinh doanh bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm lỗi thủ công và nâng cao hiệu quả quy trình làm việc. Việc tích hợp các chức năng khác nhau giúp loại bỏ trùng lặp dữ liệu và nhập dữ liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Với năng suất được cải thiện, nhân viên có thể tập trung vào các hoạt động giá trị gia tăng, đổi mới và dịch vụ khách hàng, cuối cùng dẫn đến kết quả kinh doanh được nâng cao.

Ví dụ:

• Hệ thống ERP tự động hóa các công việc thông thường như tạo hóa đơn, xử lý thanh toán và nhập đơn hàng, giảm bớt công sức thủ công và nâng cao hiệu quả hoạt động.

• Với các mô-đun nhân sự tích hợp, các tổ chức có thể hợp lý hóa các quy trình giới thiệu nhân viên, quản lý hiệu suất và bảng lương, giúp tiết kiệm thời gian và cải thiện quản lý nhân sự.

Qua những phân tích ở trên đã chứng tỏ vai trò của ERP đối với doanh nghiệp vô cùng quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu bạn có thắc mắc, ERPViet luôn sẵn sàng đồng hành để giải đáp, cung cấp đến bạn một giải pháp toàn diện giúp gỡ rối các khúc mắc mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Hãy để ERPViet giúp bạn nâng tầm doanh nghiệp.

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT

Xem thêm: 

Lợi ích khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP

Tổng quan về phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP