5 bước quan trọng trong quy trình nâng cấp hệ thống ERP

Phần mềm quản trị doanh nghiệp bạn đang sử dụng hiện tại không còn phù hợp với mô hình doanh nghiệp của bạn. Bạn muốn nâng cấp chúng để tối ưu các nhu cầu sử dụng. Điều này là cần thiết. Tuy nhiên, trước khi chuyển sang một phiên bản mới của một phần mềm quản trị doanh nghiệp hoặc thay thế phần mềm quản trị doanh nghiệp mới, có một số bước bạn nhất định phải thêm vào kế hoạch nâng cấp của mình.

1. Lên kế hoạch chi tiết

Việc lên kế hoạch cụ thể, thể hiện từng bước chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tránh bỏ sót những khâu chuyển đổi và chuẩn bị quan trọng.

Kế hoạch nâng cấp thông thường sẽ bao gồm các bước sau:

– Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

– Làm việc với nhà cung cấp phần mềm

– Sắp xếp, hệ thống hóa dữ liệu

– Lưu trữ dữ liệu, dọn dẹp dữ liệu cũ

– Đào tạo người dùng trong tổ chức

2. Xác định chính xác nhu cầu của doanh nghiệp

Trước khi chuyển sang một nền tảng ERP mới, chủ doanh nghiệp cần đảm bảo rằng sẽ có ít nhất một cuộc họp với tất cả các bên liên quan, bao gồm các trưởng phòng, các lãnh bộ cấp cao và các nhân viên chủ chốt triển khai phần mềm. Đồng thời, trong thời gian đó, doanh nghiệp cũng cần thực hiện phiếu khảo sát để ghi nhận lại các vấn đề mà phần mềm ERP hiện tại đang gặp phải, chưa thể giải quyết triệt để. Việc tổng hợp thông tin từ tất cả các nguồn sẽ cho chủ doanh nghiệp một cái nhìn tổng quát về thực trạng vận hành của phần mềm quản trị doanh nghiệp.

Nếu bạn không thực hiện đủ các bước trên để xác định nhu cầu thì ngay cả khi bạn nâng cấp lên một phiên bản mới hoặc sử dụng phần mềm mới thay thế, bạn vẫn không thể đảm bảo được rằng các vấn đề tồn đọng cũ không tái diễn một lần nữa.

Đồng thời với việc tổng hợp ý kiến trước cuộc họp sẽ cho nhân viên của bạn thấy rằng, bạn tôn trọng ý kiến của họ và họ là một trong những mắt xích quan trọng trong việc làm nên thành công của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với việc triển khai thay thế mô hình ERP cũ bởi một phiên bản ERP mới.

3. Sắp xếp lại dữ liệu

Các doanh nghiệp làm việc với nhiều loại dữ liệu khác nhau cùng trên một nền tảng ERP. Trong số đó, có dữ liệu tĩnh (ví dụ: hồ sơ khách hàng), dữ liệu động (các bản ghi giao dịch, hóa đơn). Với mỗi loại dữ liệu khác nhau cần xử lý trước khi đẩy sang phiên bản mới của phần mềm ERP. Đồng thời sắp xếp lại các dữ liệu trước khi chuyển để đảm bảo dữ liệu hoàn toàn thích ứng với chương trình mới. Khi đã chuẩn bị sẵn sàng, việc còn lại của bạn là thông báo cho nhà cung ứng để tiến hành chuyển đổi dữ liệu.

4. Lưu lại toàn bộ dữ liệu cũ

Trong quá trình chuyển đổi, có thể doanh nghiệp của bạn sẽ gặp phải những tình huống không mong muốn. Một trong số đó là việc đánh mất toàn bộ dữ liệu từ hệ thống cũ mà doanh nghiệp của bạn dày công xây dựng.

Để tránh trường hợp này xảy ra, bạn nên trao đổi với đơn vị chuyển đổi để đảm bảo bạn luôn sở hữu một bản sao dữ liệu. Một trong những cách khắc phục trường hợp này là chuyển thử một phần dữ liệu trước để kiểm tra quá trình chuyển đổi có được thực hiện trơn tru hay không. Như vậy, bạn sẽ hạn chế được tối đa thiệt hại đối với nguồn dữ liệu của mình.

5. Dọn dẹp dữ liệu

Sau khi doanh nghiệp của bạn hoàn tất quá trình chuyển dữ liệu thành công sang hệ thống mới, bạn nên tiến hành dọn dẹp các dữ liệu không sử dụng đến hoặc đã lỗi thời. Các dữ liệu trùng cũng nên xóa bỏ. Ngoài việc dọn dẹp, bạn nên kiểm tra kỹ để phát hiện các lỗi, nhằm đảm bảo hệ thống ERP mới của bạn hoạt động hiệu quả nhất.

6. Đào tạo người dùng

Hệ thống ERP mới đồng nghĩa với giao diện mới, trải nghiệm mới, các quy trình sử dụng mới. Với tất cả những thay đổi đó, người dùng cần được tiến hành đào tạo bài bản. Bởi nếu không được đào tạo, người dùng có thể hiểu sai các khái niệm, không hiểu cách vận hành của hệ thống mới, dẫn đến mất nhiều thời gian, xảy ra nhiều lỗi trong quá trình nhập dữ liệu và thực hiện. 

Thực hiện đầy đủ các bước trên trong quá trình nâng cấp sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng được tối đa những điểm mạnh của phiên bản mới, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra trơn tru, thuận lợi.

Bài viết trên đây của ERPViet đã giúp bạn hiểu rõ về bước quan trọng trong quy trình nâng cấp hệ thống ERP. Hy vọng bài viết của chúng tôi cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết để bạn có kế hoạch trong quản trị doanh nghiệp sắp tới. 

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm và tư vấn về tính năng của hệ thống ERP. Hãy liên hệ ngay với ERPViet để được tư vấn chi tiết nhất nhé!