Triển khai Odoo ERP: Giai đoạn chuẩn bị quyết định thành công
Triển khai Odoo ERP thành công cần nhiều yếu tố nhưng quan trọng nhất vẫn là sự chủ động của mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần chuẩn bị tốt để có lựa chọn chính xác, phù hợp cho nhu cầu của tổ chức mình.
Phần mềm Odoo ERP ngày càng được các doanh nghiệp đánh giá cao về hiệu quả mà nó mang lại trong việc quản trị tổng thể doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều doanh nghiệp phải dừng/hủy dự án vì những lý do hoàn toàn có thể chủ động tránh được, gây thiệt hại nghiêm trọng.
Những lý do dẫn đến thành công khi triển khai ERP có thể đến từ nhiều phía nhưng bài viết này sẽ chỉ đề cập đến những lý do chủ quan xuất phát từ phía doanh nghiệp để người lãnh đạo có thể chủ động đưa ra những giải pháp phù hợp.
I. Chuẩn bị triển khai Odoo ERP
Giai đoạn chuẩn bị triển khai Odoo ERP rất quan trọng. Mỗi doanh nghiệp cần chủ động cho quá trình chuẩn bị thật kỹ càng để hiểu chính xác và đầy đủ về tình trạng công ty, khả năng triển khai, thời điểm triển khai phù hợp và phương án phòng tránh rủi ro.
1. Doanh nghiệp cần khảo sát và đánh giá hiện trạng của tổ chức
Doanh nghiệp cần tự đánh giá hiện trạng tổ chức của mình bằng việc khảo sát và đánh giá hiện trạng của hệ thống hạ tầng, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, các khó khăn của công nhân viên, năng lực IT… từ đó xây dựng hồ sơ đánh giá hiện trạng làm căn cứ cho quá trình triển khai sau này. Với thông tin khảo sát, doanh nghiệp sẽ nắm được hiện trạng của tổ chức mình để triển khai Odoo ERP.
2. Cẩn trọng trong lập kế hoạch
Các doanh nghiệp cần cẩn trọng khi lập kế hoạch triển khai phần mềm Odoo ERP. Doanh nghiệp cần đánh giá được quy trình của mình có áp dụng được phần mềm Odoo ERP hay không? Và để tránh đầu tư lãng phí, doanh nghiệp cần có kế hoạch kiểm soát, đánh giá quy trình mỗi phòng ban.
Doanh nghiệp cũng cần tính toán ngân sách triển khai Odoo ERP bởi đều này sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn nhà cung cấp. Thời điểm nào thích hợp để doanh nghiệp triển khai ERP? Nhân sự triển khai là ai? Vai trò và chức năng của họ như thế nào?
Thực tế đã có nhiều doanh nghiệp không thực hiện hoặc lên kế hoạch triển khai Odoo ERP sơ sài làm mất thời gian và dễ dẫn đến lựa chọn sai.
>>> Mức độ tương thích của phần mềm Odoo đối với tổ chức của bạn
4. Đội ngũ triển khai và sử dụng phần mềm Odoo ERP
Quá trình chuyển đổi công nghệ, áp dụng phần mềm Odoo ERP vào tổ chức thành hay bại còn tùy thuộc nhiều vào những người sử dụng – chính là các nhân viên. Bởi quyết tâm của tất cả các cá nhân trong tổ chức chính là chìa khóa giúp quá trình triển khai Odoo ERP được thông suốt. Để đảm bảo sự thành công trong triển khai Odoo ERP, một số bộ phận dưới đây cần tham gia quá trình triển khai:
- Bộ phận quản lý:
Doanh nghiệp cần sắp xếp nhân sự phụ trách tổng thể dự án triển khai Odoo ERP: ví dụ như giám đốc điều hành hoặc trưởng phòng IT. Người này có đủ kiến thức về công ty, am hiểu tường tận các quy trình cũng như những vướng mắc mà công ty đang gặp phải để trao đổi với nhà cung cấp.
Người này cũng sẽ là nhân lực chủ chốt trong việc đào tạo lại toàn bộ nhân viên cách sử dụng phần mềm ERP. Các nhân viên sẽ gặp khó khăn trong khoảng thời gian đầu mới triển khai Odoo ERP do phải từ bỏ thói quen cũ, sử dụng một công cụ hỗ trợ mới. Năng suất lao động giảm và thậm chí thất vọng với phần mềm ERP là điều không tránh khỏi ở thời điểm này.
Chi phí đầu tư ban đầu cho việc triển khai Odoo ERP không hề rẻ nhưng cũng không vượt quá chi phí mua các phần mềm quản lý đơn lẻ (phần mềm kế toán, phần mềm quản trị thông tin khách hàng – CRM, phần mềm nhân sự) nhưng thay đổi toàn bộ cách làm cũ, quy trình cũ để nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót.
Người này cũng sẽ là nhân lực chủ chốt trong việc đào tạo lại toàn bộ nhân viên cách sử dụng phần mềm ERP. Các nhân viên sẽ gặp khó khăn trong khoảng thời gian đầu mới triển khai Odoo ERP do phải từ bỏ thói quen cũ, sử dụng một công cụ hỗ trợ mới. Năng suất lao động giảm và thậm chí thất vọng với phần mềm ERP là điều không tránh khỏi ở thời điểm này.
Chi phí đầu tư ban đầu cho việc triển khai Odoo ERP không hề rẻ nhưng cũng không vượt quá chi phí mua các phần mềm quản lý đơn lẻ (phần mềm kế toán, phần mềm quản trị thông tin khách hàng – CRM, phần mềm nhân sự) nhưng thay đổi toàn bộ cách làm cũ, quy trình cũ để nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót.
- Bộ phận quản lý thay đổi:
Việc triển khai Odoo ERP cần sự đóng góp từ tất cả các phòng ban của công ty vì đây là phần mềm tích hợp tổng thể. Thế nên trước khi triển khai phần mềm Odoo ERP, bạn phải chắc chắn mọi thành viên của công ty đều hiểu rõ những lợi ích lâu dài cho tổ chức cũng như các nghiệp vụ và cách thức hoạt động của phần mềm này. Từ đó chọn ra người ưu tú nhất của các bộ phận để tham gia đóng góp vào quá trình triển khai Odoo. Bên cạnh đó, đội ngũ này cũng cần khuyến khích, hỗ trợ các nhân viên cũng như truyền năng lượng tích cực, sự hào hứng cùng tinh thần sẵn sàng tới các nhân viên trong quá trình triển khai ERP, truyền đạt thông điệp từ ban lãnh đạo xuống nhân viên.
>>> Phần mềm Odoo ERP giúp gia tăng ROI của doanh nghiệp như thế nào?
5. Chuẩn hóa dữ liệu, cơ sở hạ tầng
Để triển khai Odoo ERP, doanh nghiệp cần thống nhất với nhà cung cấp về chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hồ sơ và tài liệu… trước khi tiến hành chuẩn hóa hạ tầng cơ sở. Nhà cung cấp có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống hoặc tư vấn những vấn đề liên quan đến cấu hình phần cứng, phần mềm, quy trình nghiệp vụ. Trong phần chuẩn bị này doanh nghiệp cần chuẩn hóa chi tiết một số tài liệu triển khai như:
>>> Phần mềm Odoo ERP giúp gia tăng ROI của doanh nghiệp như thế nào?
5. Chuẩn hóa dữ liệu, cơ sở hạ tầng
Để triển khai Odoo ERP, doanh nghiệp cần thống nhất với nhà cung cấp về chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hồ sơ và tài liệu… trước khi tiến hành chuẩn hóa hạ tầng cơ sở. Nhà cung cấp có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống hoặc tư vấn những vấn đề liên quan đến cấu hình phần cứng, phần mềm, quy trình nghiệp vụ. Trong phần chuẩn bị này doanh nghiệp cần chuẩn hóa chi tiết một số tài liệu triển khai như:
- Chuẩn hóa bộ danh mục và hệ thống mã về sản phẩm, vật tư, tài sản, khách hàng, nhân viên và các đối tượng liên quan khác.
- Xây dựng lại cây danh mục tài khoản hạch toán kế toán và danh mục bút toán theo bài toán quản lý mới.
- Thống kê và chuẩn hóa nguồn lực của doanh nghiệp như các hệ thống máy móc, thời gian sản xuất, quy trình, định mức và tài liệu liên quan.
- Xây dựng các bài toán như: bài toán giá thành, bài toán quản lý kế hoạch, cách thức quản lý vật tư, các chỉ tiêu và thông số quản trị hàng hóa sản phẩm, báo cáo quản trị.
- Hệ thống mẫu biểu và chứng từ.
- Sổ sách kế toán, bóc tách số liệu cho phù hợp với các nghiệp vụ trong hệ thống.
Khi doanh nghiệp lựa chọn phương án đầu tư server thì phải tính toán đến các khoản ngân sách chi thường xuyên cho việc nâng cấp hệ thống, bảo trì máy móc,… ngoài chi phí mua phần mềm ERP.
Hiện tại, để tiết kiệm các chi phí về hạ tầng, các doanh nghiệp có thể triển khai Odoo ERP dựa trên nền tảng công nghệ đám mây hay được gọi là Cloud ERP - hình thức triển khai giúp người dùng sử dụng dễ dàng, linh hoạt, tối ưu hóa khả năng mở rộng và tiết giảm tối đa chi phí tổng thể.
Một điều đặc biệt là không giống với các sản phẩm tiêu dùng khác, thường các doanh nghiệp sẽ chọn những nhà cung cấp uy tín để có thể nâng cấp hệ thống khi cần thiết.
Không phải quá trình triển khai hệ thống ERP nào cũng diễn ra thành công. Vì thế các doanh nghiệp nên cẩn thận lựa chọn nhà cung cấp. Một nhà cung cấp tốt sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình triển khai dự án, đảm bảo tiến độ và hiệu quả. Việc hiểu rõ các vấn đề và lập kế hoạch để quản trị dự án là một trong những yếu tố giúp tăng tỷ lệ thành công.
Giai đoạn chuẩn bị triển khai Odoo ERP rất quan trọng. Mỗi doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ càng. Nắm bắt quy trình làm việc và đặc biệt là quy trình triển khai giải pháp giúp doanh nghiệp hiểu rõ lộ trình triển khai, những yêu cầu doanh nghiệp cần phải đáp ứng cũng như đánh giá được mức độ chuyên nghiệp của đơn vị cung cấp.
II. Nhà cung cấp & triển khai Odoo ERP
Đặt niềm tin cho đơn vị triển khai Odoo ERP giàu kinh nghiệm là yếu tố quyết định tỷ lệ thành công của dự án. Giữa rất nhiều các đối tác cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai Odoo ERP hiện nay thì đâu là địa chỉ “chất lượng” mà bạn nên lựa chọn để có một phần mềm Odoo ERP ứng dụng thành công vào hoạt động của doanh nghiệp?
1. Kinh nghiệm triển khai Odoo ERP
Khả năng chuyên môn cùng kinh nghiệm là điều quan trọng nhất khi lựa chọn nơi tư vấn triển khai Odoo ERP tại Việt Nam.
Bởi vậy khi lựa chọn nhà tư vấn và triển khai Odoo ERP, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ năng lực cùng kinh nghiệm với các dự án của họ qua profile, các buổi trao đổi. Nếu có thể, hãy tìm hiểu thông tin từ nguồn khách hàng trước đó của đơn vị cung cấp giải pháp ERP. Các dự án được thực hiện cho các khách hàng trước đó đạt tỷ lệ thành công bao nhiêu sẽ nói lên khả năng và uy tín của họ bấy nhiêu.
Người quản lý dự án phía nhà cung cấp phải có năng lực chuyên môn cao, hiểu rõ các ứng dụng của phần mềm Odoo ERP, có kinh nghiệm triển khai Odoo ERP và có kiến thức về chuyên ngành, lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp bạn.
IZISolution là đối tác chính thức của Odoo tại Việt Nam, cung cấp các giải pháp triển khai phù hợp với nhu cầu của mọi doanh nghiệp.
2. Đối tác triển khai Odoo ERP cần có quy trình làm việc chuyên nghiệp
Đơn vị triển khai Odoo ERP uy tín là bên chịu trách nhiệm đề xuất kế hoạch và chia các giai đoạn triển khai phần mềm Odoo ERP. Họ là người hỗ trợ doanh nghiệp từ tiếp nhận tư vấn, khảo sát, đánh giá, nghiên cứu tính chất/đặc thù hoạt động doanh nghiệp đến giai đoạn triển khai, đào tạo người dùng, đi vào vận hành, hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng. Vì vậy, quy trình làm việc chuyên nghiệp sẽ giúp hai bên tiết kiệm thời gian, đảm bảo tiến độ và hiệu quả triển khai.
3. Mức hỗ trợ của nhà cung cấp, triển khai Odoo ERP
Sự hỗ trợ của đơn vị triển khai Odoo ERP được thể hiện qua các yếu tố như giá, nhân lực tư vấn, thời gian hỗ trợ. Với mục tiêu tiết kiệm tài chính, ngoài việc tìm kiếm đơn vị triển khai phần mềm Odoo ERP đáng tin cậy, có năng lực thì mức giá hợp lý, nhân sự hỗ trợ chất lương, khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp luôn là ưu tiên lớn nhất của tất cả các doanh nghiệp.
4. Nhà cung cấp có nhiều ứng dụng phong phú
Ngoài các ứng dụng mà hầu như tổ chức nào cũng cần như kế toán, tiền lương, quản lý kho, nhân sự, chăm sóc khách hàng,... thì tùy vào đặc thù hoạt động của các công ty mà đòi hỏi có thêm một số ứng dụng khác. Với một đơn vị triển khai Odoo ERP uy tín việc sở hữu kho ứng dụng phong phú cùng một người quản lý triển khai dự án am hiểu về chức năng đó rất quan trọng.
5. Chi phí hợp lý
Một công ty triển khai phần mềm Odoo ERP uy tín cùng xác suất thành công cao với mức chi phí hợp lý sẽ luôn là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay trước sự hạn chế về nguồn tài chính.
Để triển khai Odoo ERP thành công, các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị tốt cùng lựa chọn nhà cung cấp & triển khai phù hợp để đạt hiệu quả như mong muốn.
Hãy kết nối với các chuyên gia giàu kinh nghiệm của ERPViet và cũng là đối tác của Odoo tại Việt Nam qua hotline: 096 4578 234 để nhận được lời khuyên chi tiết trong quá trình chuẩn bị và triển khai phần mềm ERP. Và để có cái nhìn thực tế về phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể sử dụng bản dùng thử trong link dưới đây:
➡️ Đăng ký dùng thử phần mềm ERP
➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP
