Tối đa hóa lợi ích từ phần mềm ERP hiện tại

Tiêu chuẩn triển khai ERP

• 71% tổ chức thu hồi được toàn bộ chi phí dự án của họ
• 81% cho biết họ khá hài lòng với phần mềm ERP đang sử dụng
• 94% nhận thấy lợi ích kinh doanh rõ rệt từ phần mềm ERP
• 63% gặp khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề về quy trình và thay đổi tổ chức
• 29% không nhận được sự sát sao của các quản lý cấp cao trong suốt dự án ERP
• 56% vượt quá ngân sách

ERP là một quá trình liên tục

4 Bí kíp tối ưu hóa hệ thống ERP hiện tại của bạn

Dưới đây là 4 bước để tối ưu hóa lợi ích từ hệ thống ERP hiện tại:

1. Xác định các vấn đề ưu tiến trong môi trường kinh doanh hiện tại. Bước đầu tiên là xác định các tồn tại trong quy trình và hệ thống (thường thông qua quá trình kiểm tra sau triển khai). Các loại vấn đề tồn tại phổ biến bao gồm các nghiệp vụ bị phá vỡ, đào tạo chưa đủ, truyền thông chưa tới và các chức năng nghèo nàn.
2. Xác định cơ hội cải tiến quy trình kinh doanh. Bước này đòi hỏi cần phải xem xét kỹ quy trình hiện tại, xác định các điểm cần cải tiến, định lượng lợi ích kinh doanh từ việc cải tiến quy trình. Ngoài ra tổ chức cần kiểm tra cấu hình và tùy chỉnh hệ thống để đảm bảo sự liên kết với quy trình nghiệp vụ hiện tại và nền tảng công nghệ thông tin của doanh nghiệp. 
3. Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và các giải pháp đối với hệ thống hiện tại. Ưu tiên xử lý các vấn đề cốt lõi
4. Triển khai theo kế hoạch đã thống nhất sau khi xác định được gốc rễ của vấn đề. Kế hoạch triển khai cần quy định rõ về thời gian của từng giai đoạn, phân nhiệm của từng cá nhân. 

Vai trò của đo lường sau khi triển khai

• So sánh giữa hiệu suất cơ bản và hiệu suất sau khi tiến hành go-live. Để đo lường mức độ lợi ích thực tế nhận được, cần thiết lập hiệu suất cơ bản và so sánh chúng với hiệu suất sau triển khai. Điều này sẽ giúp xác định các khâu triển khai kém hiệu quả và cơ hội để cải tiến trong tương lai. Nếu doanh nghiệp vẫn chưa có 1 tiêu chuẩn để so sánh, có thể sử dụng kết hợp các danh mục để so sánh tổng thể thông qua việc kiểm tra các chỉ số hiệu suất cơ bản trước vào sau quá trình triển khai.
• Liên tục xây dựng các khóa đào tạo. Cho dù tổ chức đã đào tạo nhân viên tốt đến mức nào trước khi triển khai, hiệu suất vẫn có thể giảm ngay sau khi triển khai. Doanh nghiệp cần xác định xem hiệu suất giảm có phải đến từ việc đưa hệ thống vào vận hành hay không. Nếu nguyên nhân thực sự đến từ hệ thống, tổ chức cần thực hiện quá trình đào tạo để giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn song song với việc đưa hệ thống vào sử dụng. Đo lường sau triển khai sẽ giúp doanh nghiệp khám phá ra các phần nhân viên chưa được đào tạo kỹ lưỡng. Khoản đầu tư đào tạo này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi ích kinh doanh trong dài hạn.
• Đánh giá việc sử dụng hệ thống của tổ chức. Người dùng cuối có thể mang đến cho bạn nhiều đóng góp quan trọng giúp cải tiến hệ thống. Vì vậy, đừng bỏ quên khâu quan trọng nhất trong quá trình đánh giá: thu thập thông tin của người dùng cuối về trải nghiệm của họ khi sử dụng hệ thống, nguyên nhân thực sự đằng sau các hoạt động vận hành.

Kết luận