Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng - Mấu chốt thành công

Phần mềm bán hàng thiết kế tối ưu hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh. Với các doanh nghiệp bán lẻ, hệ thống phần mềm lại càng phải được tối ưu để quản lý toàn diện, đồng bộ cho mọi điểm bán. Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng là việc làm cần thiết để triển khai được hệ thống phù hợp và tối ưu. Vậy để quản lý một chuỗi bán lẻ chuyên nghiệp, phần mềm bán hàng sẽ cần những tính năng gì? Hãy cùng ERPViet phân tích ngay sau đây.

Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng là làm gì?

Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng là bước xác định tính năng, xây dựng chi tiết tính năng dựa trên nghiệp vụ doanh nghiệp, đặc thù ngành nghề kinh doanh. Sẽ có hai trường hợp thường gặp trong bước phân tích thiết kế này đó là:

• Nhà cung cấp đã có kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý tương tự

• Nhà cung cấp chưa từng triển khai phần mềm quản lý trước đây

Đối với những nhà cung cấp đã có kinh nghiệm triển khai, phân tích phần mềm quản lý bán hàng sẽ đơn giản hơn, dựa trên hệ thống sẵn có và tùy chỉnh cho phù hợp với nghiệp vụ của doanh nghiệp sau. Chọn đơn vị có kinh nghiệm giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí.

Trường hợp đơn vị cung cấp triển khai phần mềm lần đầu, doanh nghiệp nên nghiên cứu và phân tích thiết kế phần mềm thật kỹ lưỡng trước khi triển khai. Đảm bảo rằng nhà cung cấp đã nắm được yêu cầu tính năng, nghiệp vụ.

Xem thêm: Phần mềm bán hàng POS: Giải pháp cho các điểm bán lẻ

Phân tích phần mềm quản lý bán hàng: Cần tính năng gì?

Phần mềm bán hàng tích hợp với thiết bị bán hàng thông minh

Bán hàng thông minh là xu hướng tất yếu mà doanh nghiệp bán lẻ phải đi theo. Phần mềm bán hàng phải tích hợp được với các thiết bị tiện ích như quét mã vạch, máy POS, máy in hóa đơn, các phương thức thanh toán thông minh,...

Mục đích: 

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng, mang đến sự hài lòng bằng tiện ích thông minh. 

• Phục vụ được nhiều khách hàng cùng lúc.

• Tránh sai sót trong việc nhập dữ liệu bán hàng.

Phần mềm tối ưu để quản lý và chăm sóc khách hàng

Khách hàng luôn là trọng tâm trong hoạt động kinh doanh. Sau khi khách hàng hài lòng bởi dịch vụ tiện ích, thông minh, hãy có chiến lược để chăm sóc khách hàng, tạo tập khách hàng thân thiết. Phần mềm thông minh cần hỗ trợ được các chiến lược chăm sóc khách hàng doanh nghiệp đặt ra. Ở đây, phần mềm cần làm được hai việc chính:

• Quản lý thông tin 360 độ về khách hàng: Thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, mua hàng, thói quen mua sắm,...

• Quản lý chương trình khuyến mại, marketing: Quản lý thông tin tích điểm nâng hạng, voucher, khuyến mãi áp dụng cho từng khách hàng. Hỗ trợ các công cụ marketing như email, social, sms,...

Mục đích: Hiểu rõ khách hàng, đưa ra chiến lược phù hợp cho từng khách hàng. Doanh nghiệp càng am hiểu về khách hàng của mình sẽ càng có lợi thế xây dựng tập khách hàng trung thành.

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán lẻ POS cho doanh nghiệp nhỏ: 5 tính năng cần có

Quản lý hoạt động bán hàng - Phân quyền và quản lý nhân viên

Khi phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng chắc chắn không thể bỏ qua tính năng này. Quản lý hoạt động bán hàng được xem là tính năng cơ bản nhất của mọi phần mềm bán hàng. Tuy nhiên, phần mềm sẽ trở nên thông minh, hữu dụng hơn nhiều khi thêm tính năng phân quyền và quản lý nhân viên.

Phân quyền quản lý là gì? Nhân viên ở vị trí làm việc khác nhau sẽ được phép sử dụng những tính năng, truy cập vào các dữ liệu khác nhau. Phạm vi sử dụng và phạm vi truy cập cũng khác nhau. Người dùng sẽ tập trung vào công việc của mình, đồng thời có thể dễ dàng nắm bắt được KPI công việc do hệ thống lưu lại dấu vết hoạt động.

Quản lý nhân viên hiệu quả thông qua phần mềm. Hệ thống quản lý ghi lại hoạt động mở phiên, đóng phiên làm việc. Thông tin tạo, sửa, xoá,... đơn hàng đều được ghi lại. Dễ dàng giao việc và quản lý KPI, chất lượng công việc. Những phần mềm cao cấp còn tích hợp với các công cụ chấm công, tính lương, tính thưởng.

Tính năng quản lý kho hàng hóa

Quản lý hàng hóa theo cách thủ công đã rất lạc hậu và không hiệu quả. Với phần mềm quản lý thông minh, mọi thông tin hàng hóa sẽ được lưu trữ, hiện ra chỉ với một lần quét mã. Kho thông minh quản lý hàng hóa bằng quét mã barcode, QR code. Chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi thông tin sản phẩm, số lượng, vị trí lưu kho, lịch sử lưu chuyển hàng hóa.

Mục đích: 

• Xuất nhập kho nhanh chóng, dễ dàng lưu chuyển hàng hóa

• Nắm rõ từng mặt hàng, số lượng hàng hóa, luôn chủ động nguồn hàng

• Giảm thiểu lượng hàng tồn kho, tránh hư hại hàng hóa

Tính năng báo cáo và phân tích của phần mềm bán hàng

Báo cáo và phân tích dữ liệu là một tính năng cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp bán lẻ. Tuy nhiên, các phần mềm bán hàng thông thường, tính năng báo cáo lại rất cơ bản, chưa thể đáp ứng được yêu cầu của nhà quản trị.

Một hệ thống quản lý bán hàng thông minh thì tính năng báo cáo phân tích sẽ phải:

• Lưu trữ tập trung dữ liệu của mọi chi nhánh bán hàng

• Tự động tổng hợp báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quý, theo chi nhánh, nhân viên bán hàng,...

• Xuất các dạng báo cáo theo yêu cầu nhà quản trị

• Phân tích xu thế tiêu dùng, nhu cầu thị trường dựa trên số liệu sẵn có

• Hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định, lên chiến lược hành động tiếp theo

Mục đích:

• Nắm tình trạng kinh doanh của các chi nhánh

• Nắm rõ nhu cầu tiêu dùng, xu hướng thị trường, vị thế doanh nghiệp

• Lên kế hoạch và chiến lược phát triển hệ thống

Xem thêm: Tải phần mềm quản lý bàn hàng, tải phần mềm quản lý kho miễn phí

Kết luận

Qua việc phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng trên đây, doanh nghiệp có thể nắm được các tính năng phần mềm cần thiết cần có để quản trị chuỗi bán lẻ hiệu quả. Cũng dựa vào các phân tích này để tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp, có thể đáp ứng được yêu cầu doanh nghiệp đặt ra.

Doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm quản lý chuỗi bán hàng tùy chỉnh theo yêu cầu, có thể cải tiến và mở rộng, hãy tham khảo giải pháp quản lý ERPViet

Xem thêm: Phần mềm quản lý chuỗi bán hàng ERPViet

Đăng ký dùng thử: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/

Hoặc liên hệ chuyên gia phần mềm/chuyên gia thiết kế hệ thống để được tư vấn trực tiếp!

Liên hệ chuyên gia: https://erpviet.vn/lien-he/