ERP systems của thegioididong là gì? Bật mí bí mật của chuỗi bán lẻ hàng đầu Việt Nam

Là một trong những chuỗi bán lẻ hàng đầu tại Việt Nam, Thế Giới Di Động đã có thể duy trì vị thế của mình bằng cách kết hợp công nghệ tiên tiến vào hoạt động của mình. Đặc biệt, hệ thống ERP của họ là công cụ hợp lý hóa các quy trình của họ, giảm thời gian và công sức cho cả khách hàng và nhân viên. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về hệ thống ERP của thegioididong, khám phá một số bí mật đằng sau thành công của họ và cách nó tạo nên sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh.

I. Thực trạng của thegioididong trước khi áp dụng ERP

Thế giới di động là chuỗi bán lẻ thiết bị di động được thành lập từ năm 2004. Với quy mô trải dài khắp 63 tỉnh thành cùng hơn 2500 điểm bán di động, tạo việc làm cho gần 75.000 người lao động. Nhờ đó, Thế giới di động chiếm tới 25% thị phần bán lẻ di động tại Việt Nam và trở thành nhà bán lẻ lớn nhất Châu Á - Thái Bình Dương.

Thegioididong ban đầu chỉ sử dụng Excel để quản lý tất cả các thông số quan trọng cho mọi hoạt động nhân sự và bán hàng. Tuy nhiên, với việc khai trương cửa hàng thứ hai, nhu cầu giám sát từ xa nảy sinh mà Excel không đáp ứng được. Lúc này, ban lãnh đạo Thế Giới Di Động quyết định triển khai dần hệ thống ERP để tối ưu hóa công tác quản lý. 

Phần mềm hiện đại cho phép nhân viên điều hành cập nhật các báo cáo về hàng tồn kho, bán hàng và doanh thu theo thời gian thực. Khi công ty mở rộng với nhiều cửa hàng, sản phẩm và nhân viên hơn, một vấn đề mới nảy sinh: quản lý theo ca cho nhân viên. Tác vụ này ban đầu được thực hiện trên Excel, nhưng với lượng dữ liệu lớn hơn, bảng tính dễ bị lỗi và tốc độ tải chậm. Do đó, công ty cần mở rộng phần mềm của mình để bao gồm cả việc lập lịch thay đổi ca kíp.

Đối với công tác quản lý bán hàng, Thế Giới Di Động còn gặp một số hạn chế, bao gồm:

• Tất cả các cửa hàng chuyển thông tin đến một trung tâm tiếp nhận đơn đặt hàng trung tâm, nơi dữ liệu được nhập, hóa đơn được in và nhận thanh toán. Điều này gây ra tắc nghẽn hệ thống vào giờ cao điểm hoặc trong thời gian ra mắt sản phẩm mới.

• Mỗi đợt bán sản phẩm thường có sự tham gia của nhiều người, từ nhân viên kinh doanh, thu ngân đến quản lý cửa hàng. Vì vậy, việc xác định mức đóng góp và tiền thưởng cho từng người là tương đối phức tạp.

• Phương thức quản lý thủ công khiến quá trình tra cứu số lượng sản phẩm, kiểm tra thông tin bảo hành, cập nhật giá cả trở nên phức tạp. Nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm khiến khách hàng phải chờ đợi lâu hơn.

II. ERP systems của thegioididong là gì?

Để có thể quản lý tốt một chuỗi cửa hàng trên khắp cả nước, Thế giới di động đã sử dụng hệ thống ERP với nhiều tính năng nổi bật:

• Quản lý bán hàng

• Quản lý mua hàng

• Quản lý hàng hóa

• Kiểm soát thông tin khách hàng

• Tài chính kế toán

• Nhân sự tiền lương

• Văn phòng điện tử

• Quản lý kho hàng

• Quản lý logistics

• Quản lý bảo hành 

Ngoài ra, bộ phận IT cũng sẽ bổ sung thêm phần BI (Business Intelligence) giúp hệ thống báo cáo đa chiều hơn trong phân tích. Từ đó, để ban lãnh đạo nhận được các báo cáo phân tích tức thì, hằng ngày qua email và SMS.

Xem thêm: ERP systems là gì

III. Sự thay đổi của thegioididong sau khi áp dụng hệ thống ERP

Nhờ nhận thức sớm và quyết tâm triển khai, hệ thống ERP của thegioididong đã khắc phục được hầu hết các hạn chế. Công tác quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, tài chính kế toán, nhân sự và quản lý công việc tổng thể đều được thực hiện thông suốt. Đặc biệt mới đây, Thế Giới Di Động cũng đã số hóa logistics để cải thiện chuỗi cung ứng, giao hàng nhanh chóng và thuận tiện.

Cập nhật thông tin nhanh chóng

Nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt thông tin về tính năng sản phẩm, khuyến mãi bằng điện thoại thông minh để tư vấn cho khách hàng. Sau khi khách hàng xác nhận đơn hàng, nhân viên đó sẽ chịu trách nhiệm chuyển đơn hàng lên hệ thống và gửi hàng. Bằng việc tích hợp phần mềm CRM vào hệ thống ERP, Thế Giới Di Động đã giảm thời gian xử lý và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Tối ưu quản lý kho, vận chuyển

Hệ thống ERP của Thế Giới Di Động có khả năng quản lý tồn kho trên tất cả các cửa hàng. Nếu chi nhánh nào hết hàng, hệ thống sẽ thông báo ngay số hàng còn lại. Nhà cung cấp và nhà vận chuyển được quản lý trên một phần mềm riêng biệt, được kết nối với nhau, cho phép công ty tính toán chính xác thời gian và lộ trình giao hàng.

Quá trình mua hàng liền mạch

Với hệ thống ERP, quy trình mua hàng tại Thế Giới Di Động được xử lý tức thì, không cần xếp hàng chờ đợi. Nó tạo ra quy trình luân chuyển tự động giữa các bộ phận như nhân viên kinh doanh cập nhật đơn hàng đã hoàn thành, hệ thống tự động chuyển tiền cho kế toán, nhân viên kho chuẩn bị đơn hàng xuất đi.

Ngoài ra, hệ thống còn có thể cập nhật các chương trình khuyến mãi cho từng chi nhánh. Mỗi khi người quản lý thay đổi giá, ngay lập tức hệ thống đèn LED tại cửa hàng sẽ hiển thị giá mới.

Tận dụng tối đa dữ liệu khách hàng

Phần mềm ERP lưu trữ và tổng hợp thông tin khách hàng dưới dạng dữ liệu nội bộ quý giá cho doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo và chuyên gia có thể sử dụng tài nguyên này để phân tích hồ sơ người dùng, theo dõi và tăng tỷ lệ chuyển đổi. Theo đó, Thế Giới Di Động nâng cao chất lượng dịch vụ, thu hút khách hàng tiềm năng và gia tăng doanh thu hiệu quả.

Quản lý nhân viên chuẩn xác

Trong hệ thống kiểm soát thông tin tài chính, việc sử dụng công nghệ vân tay mới cho phép nhân viên biết thông tin chính xác về giờ làm, giờ ra vào, số tiền đã bị trừ. Dựa trên hệ thống chấm công bằng vân tay, người quản lý tính lương chỉ cần bấm nút để phần mềm ERP của Thế Giới Di Động tự động tính toán và gửi bảng lương chi tiết đến từng nhân viên mà không cần nhân viên phản hồi hay thắc mắc gì.

IV. Bài học rút ra cho các doanh nghiệp nếu muốn triển khai ERP hiệu quả như thegioididong

1. Sử dụng nền tảng quản lý ERP toàn diện thay vì rời rạc

Thay vì sử dụng các giải pháp phần mềm riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, hãy lựa chọn nền tảng quản lý ERP toàn diện. Một hệ thống ERP toàn diện tích hợp nhiều phân hệ khác nhau như tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng, hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng (CRM)... Bằng cách sử dụng một nền tảng duy nhất, bạn có thể loại bỏ các silo dữ liệu, cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu và đảm bảo liên lạc thông suốt giữa các bộ phận khác nhau.

Xem thêm: Khác biệt cơ bản giữa hệ thống ERP và các phần mềm ứng dụng riêng lẻ trong doanh nghiệp

2. Đầu tư bài bản về nguồn lực

Việc triển khai hệ thống ERP đòi hỏi phải có đủ nguồn lực, bao gồm đầu tư tài chính, nhân sự lành nghề và thời gian. Phân bổ đủ ngân sách cho việc triển khai ERP, xem xét không chỉ giấy phép phần mềm mà còn cả cơ sở hạ tầng phần cứng, chương trình đào tạo và hỗ trợ liên tục. Ngoài ra, hãy chỉ định một nhóm chuyên trách để giám sát quá trình triển khai và đảm bảo đào tạo phù hợp cho những nhân viên sẽ sử dụng hệ thống. Bằng cách đầu tư vào các nguồn lực cần thiết, bạn có thể nâng cao cơ hội triển khai ERP thành công.

3. Lựa chọn đối tác triển khai uy tín

Lựa chọn đối tác triển khai hoặc nhà cung cấp ERP uy tín là rất quan trọng để triển khai thành công. Hãy tìm một nhà cung cấp có thành tích tốt, kinh nghiệm trong ngành của bạn và các tài liệu tham khảo tích cực về khách hàng. Tham gia vào quá trình thẩm định kỹ lưỡng, bao gồm đánh giá chuyên môn, khả năng hỗ trợ và khả năng mở rộng của giải pháp của họ. Một đối tác triển khai đáng tin cậy sẽ không chỉ giúp bạn thiết lập ban đầu mà còn cung cấp sự hỗ trợ và trợ giúp liên tục để giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh.

V. ERPViet - Nhà cung cấp giải pháp ERP cho chuỗi bán lẻ toàn diện

Hệ thống phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ của ERPViet cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý doanh thu bán hàng, tồn kho, các chương trình khuyến mãi, tích điểm đồng bộ trên toàn bộ hệ thống chuỗi cửa hàng. Đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý tổng thể và nâng cao năng lực cạnh tranh của mọi doanh nghiệp (từ lớn đến nhỏ), cung cấp số liệu chính xác cho bộ phận kế toán.

Đây không chỉ là một phần mềm bán hàng thông thường. Phần mềm cho phép doanh nghiệp giám sát toàn bộ hoạt động của họ trên một nền tảng duy nhất. Hơn nữa, một trong những vấn đề đau đầu nhất của nhiều chuỗi cửa hàng là quản lý nguồn cung ứng hàng hóa cũng được phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng ERPViet giải quyết.

Hơn nữa, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet nằm trong giải pháp công nghệ do Bộ kế hoạch và đầu tư - Cục phát triển doanh nghiệp công bố, là giải pháp tin cậy để các doanh nghiệp ứng dụng vào quản lý, chuyển đổi số.

Trên đây những thông tin xoay quanh hệ thống ERP của ERP của thegioididong. Doanh nghiệp cần lưu ý và tập trung vào các giá trị cốt lõi để có hướng phát triển và khai thác tối đa lợi ích, giá trị từ ERP system.

Doanh nghiệp muốn tìm kiếm giải pháp ERP tối ưu hoặc tìm cách khai thác hiệu quả lợi ích hệ thống, hãy liên hệ tới ERPViet - đơn vị cung cấp giải pháp ERP - để kết nối ngay với đội ngũ chuyên gia ERP của chúng tôi.Từ khóa liên quan: erp system la gi