Dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần một hệ thống quản lý ERP toàn diện

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc quản lý một doanh nghiệp đòi hỏi nhiều hơn chỉ là ghi chép và lưu trữ thông tin bằng tay. Với dữ liệu phát triển nhanh chóng và các quy trình kinh doanh phức tạp, việc quản lý doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. 

Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP toàn diện. Hãy cùng ERPViet tìm hiểu về các dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần một hệ thống quản lý ERP toàn diện để giải quyết các vấn đề quản trị và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

I. Như thế nào là hệ thống quản lý ERP toàn diện?

Hệ thống quản lý ERP toàn diện là một phần mềm tích hợp được thiết kế để quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh cốt lõi của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó cung cấp một nền tảng chung để tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau trong một hệ thống duy nhất, từ quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý quá trình sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý bán hàng, và nhiều hơn nữa.

Hệ thống quản lý ERP toàn diện giúp tổ chức tăng cường sự hiệu quả và tính nhất quán trong các quy trình kinh doanh bằng cách cung cấp một tầng thông tin chung và giao diện đồng nhất cho toàn bộ tổ chức. Nó cho phép việc chia sẻ dữ liệu và thông tin giữa các bộ phận và phòng ban khác nhau, từ đó tạo ra một cái nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp.

Xem thêm: Triển khai phần mềm ERP chuyên sâu theo ngành: Phù hợp nghiệp vụ, tỉ lệ thành công cao

II. Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý ERP

Khi doanh nghiệp đang gặp 1 trong 5 vấn đề dưới đây là đến lúc cần một phần mềm quản trị để giải quyết triệt để các vấn đề gặp phải. Hơn hết, các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công đều hiểu rất rõ về các vấn đề đang gặp phải. Những vấn đề đó chính là:

Thứ nhất: Khi doanh nghiệp đang phải sử dụng quá nhiều các loại phần mềm khác nhau

Với một doanh nghiệp trên 500 nhân sự và đang không biết về ERP, chắc chắn là doanh nghiệp đang sử dụng một số phần mềm như phần mềm nhân sự – chấm công, phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng…

Việc này có thể khiến bạn cảm thấy tiện lợi trong nhất thời. Vì chi phí của những phần mềm nhỏ đều khá rẻ, doanh nghiệp của bạn có thể chi trả ngay lập tức. Và chúng cũng ngay lập tức giải quyết các vấn đề đang gặp phải của riêng một bộ phận nào đó.

Khi các phần mềm này được chạy song hành với nhau, điều quan trọng là chúng không tạo được sự liên kết giữa các phòng ban, dẫn đến chồng chéo trong quá trình xử lý dữ liệu bởi ai cũng biết doanh số bán hàng liên quan chặt chẽ tới phần mềm kế toán, hay tình trạng bán hàng liên quan trực tiếp đến hoạt động nhập – xuất kho – dự trữ hàng và hoạt động kế toán…

Đồng thời, khi xem báo cáo hoạt động kinh doanh, một là nhà quản trị sẽ xem báo cáo của từng bộ phận, hoặc cầm thêm một nhân sự để tổng hợp những báo cáo của các bộ phận thành một báo cáo thống nhất.

Phần mềm quản trị ERP sẽ tích hợp tất cả các phần mềm riêng lẻ doanh nghiệp đang sử dụng lại với nhau. Khi sử dụng ERP, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ sử dụng cùng một cơ sở dữ liệu, được phân quyền rõ ràng. Việc này sẽ giải quyết tốt bài toán về sự sai lệch dữ liệu, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian hơn, theo đó doanh nghiệp sẽ phát triển tốt hơn.

Thứ hai: Quá trình tổng hợp thông tin, báo cáo mất quá nhiều thời gian

Nếu có ai đó hỏi bạn về doanh thu trung bình của chuỗi cửa hàng của bạn trong tháng là bao nhiêu, sẽ mất bao nhiêu thời gian để bạn tìm ra câu trả lời? Thế còn tình hình công nợ của khách hàng hiện nay như thế nào? Có bao nhiêu khách hàng cũ mua hàng, bao nhiêu khách hàng mới gia nhập?

Dù bạn có là một người xuất sắc, thì việc tìm ra câu trả lời cũng sẽ tiêu tốn của bạn một khoảng thời gian dài. Đặc biệt là nếu câu hỏi cần nguồn thông tin của nhiều bộ phận, chắc chắn bạn sẽ phải đợi để có được các báo cáo từ các phòng ban.

Là người làm kinh doanh, bạn hẳn biết rõ tốc độ tìm kiếm, tổng hợp thông tin có thể ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định. Với một hệ thống phần mềm quản trị ERP, bạn có thể có được một cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh trong bất kỳ thời điểm nào, tại bất kỳ đâu chỉ với một chiếc laptop. Điều này cũng sẽ giúp bạn hạn chế được số cuộc họp.

Thay vì thời gian tổng hợp báo cáo, các nhân viên của bạn có thể sử dụng chúng để tương tác với khách hàng, tìm kiếm những nguồn đầu tư mới, nghĩ ra các ý tưởng mới cho chiến dịch Marketing sắp tới,….Việc đó sẽ giúp từng người hoàn thành công việc tốt hơn, thúc đẩy doanh nghiệp của bạn tiến nhanh hơn.

Thứ 3: Việc hạch toán kế toán bị kéo dài và trở nên khó khăn

Thông thường, những dấu hiệu đáng chú ý nhất, cho thấy doanh nghiệp của bạn đang cần đến phần mềm ERP đến từ phòng kế toán của bạn. Nếu nhân viên của bạn đang dựa vào các hóa đơn giấy và các đơn đặt hàng, dành hàng giờ mỗi tuần chỉ để nhập liệu chúng vào hệ thống kế toán thì bạn cần cân nhắc những thiệt hơn mà chúng đem lại để quyết định xem liệu một phần mềm quản trị ERP có xứng đáng để bạn chi ra một số tiền đầu tư không.

Tương tự với báo cáo tài chính – nếu chúng tiêu tốn của bạn quá nhiều thời gian để điều chỉnh, đồng nhất số liệu giữa các hệ thống thông qua vô số bảng tính, thì doanh nghiệp của bạn nên tìm đến giải pháp phần mềm quản trị ERP, giải phóng nhân viên kế toán khỏi những công việc thủ công, đảm bảo hiệu quả công việc.

Thứ 4: Tương tác với khách hàng kém hiệu quả

Khi các công ty ngày càng phát triển, một trong những vấn đề đau đầu nhất của họ chính là quản lý hàng tồn kho. Khi hàng tồn kho sai lệch, nhân viên chăm sóc khách hàng hoặc bán hàng có thể cung cấp những thông tin sai lệch cho khách hàng, từ đó, làm mất uy tín của doanh nghiệp.

Lấy ví dụ, nếu khách hàng của bạn rất có hứng thú với sản phẩm A và muốn mua chúng, trong khi cửa hàng lại hết hàng, và nhân viên bán hàng hoặc nhân viên chăm sóc khách hàng tìm thấy sản phẩm này còn tồn ở kho B. Nhân viên hứa với khách hàng, trong ngày mai có thể quay lại và lấy sản phẩm đã được đưa từ kho ra cửa hàng.

Tuy nhiên trong lúc kiểm kho, các nhân viên kho phát hiện sự sai lệch về số lượng hàng hóa sản phẩm A. Trong khi số liệu trên hệ thống ghi lại là còn tồn 1 thì số lượng thực tại kho lại bằng 0. Nhân viên bán hàng không lưu lại số điện thoại của khách để liên lạc lại. Khách hàng sau khi quay lại lấy hàng, biết được thông tin đó, sẽ mất lòng tin về doanh nghiệp.

Với hệ thống ERP, nhân viên của mọi bộ phận đều có quyền truy cập thông tin cập nhật, trả lời nhanh chóng các câu hỏi của khách hàng đặt ra, đồng thời dữ liệu trong hệ thống sẽ được đảm bảo độ chính xác, hạn chế tối đa sai số. Bài toán khó của doanh nghiệp đã được giải quyết triệt để với phần mềm quản trị ERP.

Thứ 5: Công nghệ thông tin của bạn quá phức tạp và tiêu tốn nhiều thời gian

Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc sử dụng quá nhiều phần mềm trong doanh nghiệp chính là việc quản lý CNTT có thể trở nên khó khăn. Việc tùy chỉnh các phần mềm, cập nhật, duy trì và tích hợp chúng, vá lỗi, nâng cấp có thể phức tạp, tốn nhiều thời gian và tài nguyên.

Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng những phần mềm đã cũ, thì khi vá lỗi hoặc tích hợp, chúng không chỉ tiêu tốn của bạn nhiều thời gian, tiền bạc mà còn có thể dễ dàng đánh mất dữ liệu mà nhân viên của bạn mất rất nhiều thời gian mới có thể thống kê và tổng hợp lại.

Thay vì nhiều phần mềm đã lỗi thời, phức tạp, kém hiệu quả, phần mềm quản trị ERP cung cấp cho doanh nghiệp một nền tảng xuyên suốt, ổn định, vận hành nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu thường xuyên thay đổi của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn đang gặp phải bao nhiêu dấu hiệu trong 5 dấu hiệu kể trên? Nếu con số đó lớn hơn 2, bạn cần cân nhắc đến việc thay thế các phần mềm đang sử dụng bằng hệ thống phần mềm quản trị ERP. ERPViet luôn sẵn sàng đồng hành, giải đáp tất cả các thắc mắc của bạn, cung cấp đến bạn một giải pháp toàn diện giúp gỡ rối các khúc mắc mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Xem thêm: 5 điều phải chú ý khi lựa chọn đơn vị triển khai ERP

III. ERPViet - Hệ thống quản lý ERP toàn diện đáng tin cậy

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tư vấn và triển khai hệ thống quản lý ERP toàn diện chuyên nghiệp, thì ERPViet là một trong những lựa chọn hàng đầu mà bạn có thể xem xét. Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet nằm trong giải pháp công nghệ do Bộ kế hoạch và đầu tư - Cục phát triển doanh nghiệp công bố, là giải pháp tin cậy để các doanh nghiệp ứng dụng vào quản lý, chuyển đổi số.

Với ERPViet, các doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn các ứng dụng phù hợp với nhu cầu quản trị tổ chức của mình. Mỗi ứng dụng đều là một phần mềm thu nhỏ. Tuy nhiên, khác biệt với các phần mềm riêng lẻ khác như phần mềm bán hàng, phần mềm CRM hay phần mềm kế toán là trong phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet, toàn bộ các ứng dụng và dữ liệu sẽ được liên kết chặt chẽ với nhau. Điều này giúp cho người dùng của ERPViet tiết kiệm thời gian nhập liệu, hạn chế tối đa sai sót và cải thiện hiệu suất quản lý thông qua việc truy xuất các dữ liệu quan trọng một cách nhanh chóng và chính xác.

Sự khác biệt của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet:

• Toàn diện - Tập trung

• Khách hàng là trọng tâm

• Tùy chỉnh và mở rộng

• Phân quyền người dùng

• Tích hợp Marketing

• Giảm chi phí dài hạn

ERPViet sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm quản lý ERP để nâng cao hiệu suất sản xuất, tối ưu chi phí và tăng lợi nhuận.

Tham khảo thêm về: Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERPViet

Liên hệ chuyên gia phần mềm ERP: https://erpviet.vn/lien-he/