Chi phí triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp SMEs

Nếu bạn đang tìm hiểu về phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ ERP, chắc chắn bạn sẽ băn khoăn một câu hỏi lớn: “Với những lợi ích như vậy thì chi phí triển khai phần mềm ERP là bao nhiêu?” Đây là một câu hỏi phổ biến, nhưng tiếc là không có cách nào để trả lời chính xác cho câu hỏi đó, ngay cả khi bạn đặt ra câu hỏi này với nhà cung ứng.

Để có thể tính toán được tổng chi phí của một phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhà cung ứng cần một thời gian tìm hiểu, đánh giá cẩn thận về các nhu cầu, quy mô của doanh nghiệp khách hàng. Mỗi yêu cầu của bạn, phạm vi sử dụng của bạn sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc định giá hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp.

Tuy nhiên, là chủ doanh nghiệp, bạn có thể tìm hiểu về các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí của ERP để từ đó có được những kiến thức tổng quát nhất để lựa chọn chính xác các yêu cầu đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn mà vẫn đảm bảo chi phí ở mức doanh nghiệp có thể chi trả được.

Dưới đây là một số yếu tố chính ảnh hưởng đến giá thành triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

I. Yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 

1. Loại hình doanh nghiệp và số lượng người dùng

Hầu hết các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ được định giá dựa trên số lượng người dùng. Cụ thể là số lượng người dùng sử dụng hệ thống cùng lúc và mức độ truy cập được yêu cầu của mỗi người trong thời gian đó.

Với mỗi người dùng, mức độ chi phí sẽ dao động từ khoảng 7.25$ – 10.9$. Bên cạnh số người dùng thì loại hình doanh nghiệp là yếu tố quan trọng thứ 2 để tính toán chi phí của phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tại sao lại như vậy? Bởi vì loại hình doanh nghiệp sẽ quyết định số mô-đun chính mà doanh nghiệp sử dụng. Một doanh nghiệp nhỏ có thể sẽ không cần một số mô-đun và các mô-đun cũng sẽ không quá phức tạp như một công ty đa quốc gia.

Hầu hết các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ ở mọi lĩnh vực đều sẽ sở hữu các mô-đun chính như: quản lý hệ thống tài chính – kế toán, quản trị nhân lực, quản trị bán hàng, quản trị chăm sóc khách hàng,…

Điều quan trọng là bạn phải tự đánh giá đúng các nhu cầu của chính doanh nghiệp của mình. Việc từ chối mua các mô-đun không quá cần thiết sẽ giúp bạn giảm thiểu được chi phí tối đa.

Bên cạnh đó, các nhà cung cấp cũng sẽ xem xét số lượng mô-đun mà doanh nghiệp bạn mong muốn. Giá thành 1 mô đun có thể sẽ có sự khác biệt nếu doanh nghiệp của bạn chỉ sử dụng 2-3 mô – đun thay vì trên 5 mô-đun. Điều này cũng tương tự như việc bạn mua một sản phẩm số lượng nhiều và được giảm giá vậy.

2. Phần mềm bổ sung của bên thứ 3

Nhiều nhà cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ tích hợp giữa phần mềm của họ và một số phần mềm từ các công ty khác để tăng cường các chức năng hoặc tăng thêm giá trị cho hệ thống ERP.

Các phần mềm bổ sung của bên thứ 3 có thể chiếm từ 10-15% trong tổng chi phí doanh nghiệp của bạn phải chi trả cho việc mua và triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp.

3. Chi phí triển khai hệ thống

Bạn cần phải đánh giá và cân nhắc cẩn thận về khoản chi phí này. Thay vì sử dụng toàn bộ nguồn lực bên ngoài đến từ nhà cung ứng thì doanh nghiệp có thể tự tìm kiếm các nhân sự hỗ trợ triển khai trong chính nội bộ doanh nghiệp của mình.

Khi chủ doanh nghiệp tiếp cận với một hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp thì nhà cung ứng sẽ cung cấp cho bạn 3 lựa chọn:

• Cung cấp trọn gói triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp

• Cung cấp dịch vụ tư  vấn triển khai từ bên thứ 3

• Chỉ bán phần mềm và doanh nghiệp tự tìm kiếm đơn vị triển khai

Tuy nhiên, thông thường, doanh nghiệp sẽ khuyến khích bạn lựa chọn phương án đầu tiên. Điều này cũng khá hợp lý, bởi vì bạn và nhà cung cấp đã làm việc với nhau từ đầu, thấu hiểu nhu cầu của nhau, quá trình triển khai sẽ mất ít thời gian hơn.

Chi phí triển khai thường bao gồm: lập kế hoạch, xây dựng hệ thống, cấu hình và chuyển đổi hệ thống.

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhân sự hiểu về hệ thống, bạn có thể tận dụng. Điều này sẽ giảm thiểu chi phí triển khai từ nhà cung cấp. Tuy nhiên, bạn sẽ phải quản lý chính những nhân sự đó, điều này có thể làm tốn kém rất nhiều thời gian của bạn. Một phương án khác là kết hợp nguồn nhân sự của cả hai bên để hỗ trợ nhau.

>>> Đọc thêm: 5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp bạn thực sự cần phần mềm ERP

4. Bảo trì hệ thống (dành cho phần mềm ERP được triển khai tại chỗ)

Trừ phi bạn cân nhắc mua một giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ được lưu trữ trên đám mây, còn không bạn sẽ phải thực hiện các thao tác bảo trì.

Bảo trì phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là điều vô cùng quan trọng để đảm bảo hệ thống được vận hành trơn tru, được cập nhật thường xuyên. Chi phí liên quan đến bảo trì bao gồm bổ sung phần cứng nếu cần thiết, chi phí lắp đặt và sử dụng mạng, chi phí cho nhân sự CNTT,…

5. Đào tạo người dùng

Đào tạo người dùng là khâu cần thiết để người dùng cuối có thể hiểu được về cách vận hành của hệ thống, hay ít nhất là hiểu về cách vận hành trong chính bộ phận của mình.

Với những doanh nghiệp không có nhân sự hiểu về hệ thống và ít sử dụng CNTT trong quá trình làm việc thì việc đào tạo sẽ mất nhiều thời gian hơn, tốn kém chi phí hơn.

Ngược lại những doanh nghiệp có nhân sự hiểu về hệ thống và thường xuyên ứng dụng CNTT trong công việc thì quá trình đào tạo sẽ ít tốn kém hơn, mất ít thời gian hơn.

Bạn cũng có thể lựa chọn tài liệu đào tạo trực tuyến được cung cấp miễn phí bởi nhà cung ứng. Tuy nhiên, cách tốt nhất vẫn chính là cầm tay chỉ việc, để nhà cung cấp cử người đến đào tạo trực tiếp tại doanh nghiệp

6. Hỗ trợ 24/24 trong quá trình sử dụng

Doanh nghiệp cũng nên cân nhắc đến vấn đề này bởi vì chúng được tính vào chi phí. Có một người hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm hỗ trợ bạn bất kỳ vấn đề gì sẽ giúp quá trình vận hành trở nên hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu để tiết kiệm chi phí, bạn có thể bỏ qua phần này.

7. Tùy chỉnh phần mềm

Cơ cấu của doanh nghiệp sẽ luôn có sự biến đổi thường xuyên. Chính  vì vậy, sẽ có một khoản chi phí đáng kể liên quan đến các tùy chỉnh của phần mềm.

8. Nâng cấp ERP

Công nghệ thông tin nói chung và phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng luôn có sự thay đổi, cải tiến theo thời gian. Chính vì vậy, sẽ xuất hiện một khoản phí nâng cấp hệ thống mà doanh nghiệp có thể sẽ phải chi trả cho nhà cung ứng. Tùy vào mức độ nâng cấp, mong muốn của doanh nghiệp các mức phí phải trả có thể sẽ khác nhau.

Việc nâng cấp đôi khi cũng sẽ đòi hỏi bổ sung thêm phần cứng hoặc phần mềm cần thiết để đảm bảo việc nâng cấp được tiến hành có hiệu quả. Điều này cũng sẽ tốn thêm chi phí của doanh nghiệp.

II. Mức chi phí triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp doanh nghiệp vừa và nhỏ

Với đặc điểm của doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, việc triển khai ERP không đòi hỏi nhiều chức năng quá chuyên sâu, bởi số lượng nhân viên ít, quy trình hoạt động đơn giản. Do đó, chi phí triển khai ERP dao động từ 1000 USD – 4000 USD hoặc doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm đóng gói sẵn có với mức phí được tính dựa trên số lượng người dùng, có nhà cung cấp đưa ra mức phí trung bình 300.000 vnd/người/tháng. 

Chắc chắn đây là một khoản đầu tư đáng kể, nếu không nói là lớn so với nhiều doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, bạn sẽ nhanh chóng thu hồi lại được khoản tiền đầu tư đó bởi ERP sử dụng đúng sẽ đem lại nguồn doanh thu khổng lồ.

Nếu bạn muốn tính toán cụ thể hơn các khoản chi phí triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ cho chính doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Đội ngũ nhân viên, kỹ thuật viên, lập trình viên của ERPViet luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/24.

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT

>>> Đọc thêm về:  Lợi ích khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP