Bí kíp quản lý kho hàng hiệu quả chỉ với phần mềm quản lý kho

Sai lệch số liệu trong kho hàng có thể khiến doanh nghiệp thất thoát hàng trăm triệu. Đây là vấn đề đau đầu nhất của hầu hết các chủ doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực, ngành nghề. Phần mềm quản lý kho có thể giải quyết được triệt để vấn đề này?

Quản lý kho nói chung và quản lý xuất nhập tồn kho nói riêng là một công việc cực kỳ phức tạp đối với ngành kinh doanh bán lẻ. Bởi nếu muốn quản lý chính xác số lượng hàng hóa còn tồn trong kho bắt buộc quy trình kiểm soát phải thực sự chặt chẽ.

Để quản lý được hiệu quả, hầu hết các doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian, công sức để đối chiếu dữ liệu, check lại những hạng mục không khớp với nhau. Nếu quá trình này bị lơ là, việc thất thoát và sai lệch hàng hóa trong kho sẽ ngày càng trở nên trầm trọng.

Làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả?

Phần mềm quản lý kho – Giải pháp hiệu quả cho mọi doanh nghiệp bán lẻ

Phần mềm quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa tồn trong kho, tình trạng xuất nhập kho mà không cần tốn quá nhiều thời gian và công sức. Với những thao tác đơn giản, toàn bộ hàng hóa sẽ được hiển thị đầy đủ và chính xác, được phân loại theo hệ thống quy chuẩn của doanh nghiệp, dễ dàng trong việc tìm kiếm thông tin. Số lượng hàng hóa trong kho được đảm bảo chính xác, sẵn sàng cho công tác xuất nhập kho.

Với phần mềm quản lý kho, ngay khi hàng hóa sắp hết, phần mềm sẽ tự động lên kế hoạch nhập mới. Với những hàng hóa còn tồn quá nhiều trong kho, phần mềm cũng sẽ tự động thông báo để quản lý nắm được, tránh nhập thêm, dẫn đến tình trạng hàng còn thừa hoặc thiếu, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.

Phần mềm quản lý kho tích hợp rất nhiều chức năng, tự động hóa nhiều công đoạn, giúp quản lý và chủ doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức.

Bí kíp quản lý kho hàng hiệu quả chỉ với phần mềm quản lý kho 01

Phần mềm quản lý kho loại bỏ nhiều thao tác thủ công kém hiệu quả

Cơ chế quản lý kho hàng bằng phần mềm như thế nào?

Khi có hóa đơn bán hàng phát sinh, số lượng hàng hóa trong hóa đơn sau khi hoàn tất quá trình giao cho khách hàng sẽ được tự động trừ vào số lượng hàng hóa trong kho. Hàng hóa còn tồn sẽ được hiển thị ngay lập tức trên màn hình. Đồng thời cập nhật dữ liệu cho tất cả các bộ phận liên quan nhờ kết nối giữa phần mềm quản lý kho và phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm kế toán (hiện nay tất cả những phần mềm trên đều được tập hợp lại, tạo thành một hệ thống ERP tổng, liên kết với nhau, sử dụng một luồng dữ liệu thống nhất). Như thế quản lý hoặc chủ doanh nghiệp sẽ không còn gặp khó khăn trong quá trình quản lý nữa. Chỉ với một thao tác đơn giản, người quản lý có thể kiểm tra được dễ dàng số lượng hàng hóa còn tồn trong các kho hàng theo đúng thời gian thực.

>>> Đọc thêm: Quy trình quản lý vật tư hàng hóa tối ưu nhất cho doanh nghiệp

Ưu điểm của phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kho hàng mang đến cho người sử dụng rất nhiều tiện ích. Nếu doanh nghiệp nào chưa sử dụng phần mềm này, hãy tham khảo ngay các ưu điểm dưới đây, chắc chắn bạn sẽ tìm thấy những điều mình đang mong muốn ở một phần mềm quản lý kho ưu việt.

Quản lý tồn kho mọi lúc, mọi nơi

Với phần mềm quản lý kho hàng, quản lý xuất nhập tồn, ngoài việc dữ liệu kho được cập nhật chính xác theo thời gian thực, các chủ doanh nghiệp còn có thể dễ dàng kiểm tra được dữ liệu hàng hóa còn tồn trong kho bất kỳ lúc nào, bất kỳ ở đâu với chức năng quản lý kho bằng thiết bị di động. Chỉ cần một chiếc máy tính bảng hoặc một chiếc điện thoại thông minh có kết nối Internet là người quản lý có thể nắm bắt được tình hình hàng hóa trong kho hàng mà không cần trực tiếp đến cửa hàng, thoải mái cho những chuyến công tác dài ngày hay những chuyến du lịch bên gia đình mà vẫn có thể chủ động lên kế hoạch để nhập mới hàng hóa hoặc giải phóng hàng tồn quá lâu.

Quản lý chặt chẽ mọi quy trình nhập, xuất kho. Tự động thông báo tình hình hàng hóa trong kho qua các thiết bị di động, chi tiết đến từng mặt hàng, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Quản lý danh mục phân nhóm hàng hóa (cho phép định nghĩa mô hình phân cấp- cây thư mục hàng hóa n cấp) – Quản lý hàng hóa, Lô, Date, số serial/ IMEI, hạn sử dụng/ bảo hành của từng serial/IMEI… Cho phép khai báo và quản lý kho hàng không giới hạn.
Cho phép cấu hình làm việc theo 2 quy trình: Quy trình đầy đủ từ đơn đề nghị mua hàng đến đơn mua hàng rồi chuyển sang phiếu nhập kho và quy trình này được áp dụng hình thức kiểm duyệt phê duyệt/xác nhận trước. Hoặc có thể áp dụng quy trình đơn giản bắt đầu ngay với Phiếu nhập kho
Quản lý kế hoạch nhập hàng, định mức, lập dự báo hàng tồn kho, hàng hết hạn sử dụng, cảnh bảo hết hàng khi tới ngưỡng …
Quản lý sổ kho hàng hóa (dạng Pivote Table): tồn đầu, nhập, nhập trả, nhập nội bộ, xuất nội bộ, xuất bán, xuất trả, tồn cuối)…
Quản lý giá vốn theo các hình thức FIFO, LIFO, BQGQ … và các báo cáo lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng ….
Hỗ trợ in barcode(mã vạch) trực tiếp từ phần mềm theo nhiều kiểu khác nhau Code 128, Code 39….

Chuyển kho nội bộ

Chức năng chuyển kho nội bộ của phần mềm quản lý kho cho phép:

Chuyển giữa các kho trong cùng 1 chi nhánh công ty
Chuyển kho giữa các chi nhánh khác nhau trong công ty
Chuyển kho yêu cầu phải xác nhận (Approved), hoặc không yêu cầu xác nhận
Điều phối viên chuyển kho có thể quản lý được trạng thái các phiếu chuyển trên toàn công ty (không chỉ trong 1 chi nhánh)
Điều phối viên căn cứ vào báo cáo chuyển kho để nhắc nhở các thủ kho thực hiện duyệt/ xác nhận đã nhận đủ hàng theo đúng quy trình
Nếu admin cấu hình chuyển kho giữa các chi nhánh trong công ty yêu cầu phải duyệt/ xác nhận trên hệ thống thì trước khi thủ kho nhập xác nhận, số lượng trong kho nhập sẽ chưa tăng lên, trong khi kho xuất số lượng đã giảm(có thể hàng đang trên đường được chuyển đến kho nhập…)

Bí kíp quản lý kho hàng hiệu quả chỉ với phần mềm quản lý kho 02

Với những kho hàng sở hữu lượng hàng số lượng lớn, nhiều chủng loại, nếu không có phần mềm quản lý kho hỗ trợ thì sẽ rất khó kiểm soát

Quản trị hệ thống, phân quyền

Chức năng quản trị hệ thống, phân quyền được quy định rõ ràng, giúp quản lý trong quá trình phân quyền, thêm user phù hợp với từng nhân viên.

Quản trị nhóm user: cho phép thêm, sửa, xóa các nhóm user trong hệ thống
Quản trị user: cho phép thêm, sửa, xóa các user. User được phân quyền vào nhóm nào thì sẽ có toàn quyền mà nhóm user đó được phân. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép 1 user nằm trong 2 hoặc nhiều nhóm (trong trường hợp user được kiêm nghiệm nhiều công việc của các nhóm khác nhau, khi đó quyền cao nhất của các nhóm đó sẽ được áp dụng cho user)
Có thể giới hạn quyền của user trên hệ thống: không được xem nhà cung cấp, không được sửa dữ liệu trong quá khứ, không được xem giá vốn…

Báo Cáo-Thống kê

Phần mềm quản lý kho còn cho phép xuất, tổng hợp các báo cáo, hỗ trợ quá trình đánh giá, lên kế hoạch.

Báo cáo sổ kho: Nhập-Nhập trả,Xuất-Xuất trả, Nhập nội bộ- Xuất nội bộ, Tồn cuối. Có thể xem chi tiết của từng kho hoặc tổng cộng nhiều kho…
Báo cáo tồn kho, hết hàng, báo cáo Quản lý serial/imei, báo cáo hạn thẻ, theo dõi hàng tồn, công nợ phải trả, báo cáo mua hàng.

Bảo mật hệ thống

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp nhất định không thể lơ là tính năng bảo mật hệ thống.

Quản lý tài khoản sử dụng để đăng nhập vào chương trình. Phân quyền người dùng: ai – được sử dụng module nào, tính năng gì, phạm vi ra sao (thêm-sửa-xóa-tìm-in-xuất)
Log: Theo dõi tình hình đăng nhập, nhật ký sử dụng chương trình giúp bạn dễ dàng tìm ra các hành vi nghi vấn, sai phạm của người sử dụng chương trình
Quản lý truy cập: thiết lập cửa hàng nào được phép truy cập vào hệ thống. Chống tấn công từ chối dịch vụ (DOS): tự động thẩm định và từ chối quyền truy cập của các kết nối nghi vấn
Cấu hình chính sách toàn hệ thống: cho phép tắt hoặc bật chế độ ngăn cấm việc nhập dữ liệu sai ngày tháng; sửa giá, xem giá vốn, sửa chiết khấu, sửa thuế, sửa/ đổi mặt hàng khuyến mãi đi kèm mã hàng khi bán. Chức năng này sẽ giảm thiểu được sai sót của người sử dụng và ngăn chặn được hành vi cố tình gian lận.
Sao lưu và phục hồi dữ liệu

Kiểm kê Kho

Phần mềm quản lý kho hỗ trợ quá trình kiểm kê kho được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Module kiểm kho cho phép kiểm tra, so sánh số lượng tồn kho ngoài thực tế với số lượng tồn kho trong phần mềm. Tránh được những sai sót trong quá trình kinh doanh.
Nếu số lượng tồn kho ngoài thực tế và số lượng tồn kho trong phần mềm không khớp nhau (lệch thừa, lệch thiếu), có thể thực hiện phiếu nhập hoặc phiếu xuất điểu chỉnh, để cân đối số lượng tồn kho thực tế với số lượng tồn kho trong phần mềm, nhằm tránh sai sót trong quá trình kinh doanh.
Cho phép kết xuất dữ liệu từ máy kiểm kê kho làm đầu vào dữ liệu cho phần mềm
Cho phép hỗ trợ kiểm kê kho theo serial/imei
Cho phép so sánh kiểm kê từng nhóm hàng hoặc một tập các nhóm hàng để hỗ trợ kiểm kê nhanh trong số lượng mặt hàng ngành hàng lớn.
Có thể tự động phát hiện ra các mặt hàng kiểm kê thiếu, kiểm kê sót

Với những tính năng ưu việt, phần mềm quản lý kho ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Tuy nhiên, hiện nay, phần mềm quản lý kho thường được tích hợp với các phần mềm khác, tạo thành một hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp mà người ta thường gọi là hệ thốn phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Phần mềm ERP không những sở hữu ưu điểm của tất cả các phần mềm con mà còn đem đến những tính năng vượt trội.

➡️ Tìm hiểu thêm về phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

➡️ Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Quản lý Kho trong phần mềm Odoo ERPViet

ERPViet