Bí kíp quản lý kho hàng hiệu quả chỉ với phần mềm quản lý kho

Cơ chế quản lý kho hàng bằng phần mềm như thế nào?

Ưu điểm của phần mềm quản lý kho hàng

Quản lý tồn kho mọi lúc, mọi nơi

• Quản lý chặt chẽ mọi quy trình nhập, xuất kho. Tự động thông báo tình hình hàng hóa trong kho qua các thiết bị di động, chi tiết đến từng mặt hàng, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.
• Quản lý danh mục phân nhóm hàng hóa (cho phép định nghĩa mô hình phân cấp- cây thư mục hàng hóa n cấp) – Quản lý hàng hóa, Lô, Date, số serial/ IMEI, hạn sử dụng/ bảo hành của từng serial/IMEI… Cho phép khai báo và quản lý kho hàng không giới hạn.
• Cho phép cấu hình làm việc theo 2 quy trình: Quy trình đầy đủ từ đơn đề nghị mua hàng đến đơn mua hàng rồi chuyển sang phiếu nhập kho và quy trình này được áp dụng hình thức kiểm duyệt phê duyệt/xác nhận trước. Hoặc có thể áp dụng quy trình đơn giản bắt đầu ngay với Phiếu nhập kho
• Quản lý kế hoạch nhập hàng, định mức, lập dự báo hàng tồn kho, hàng hết hạn sử dụng, cảnh bảo hết hàng khi tới ngưỡng …
• Quản lý sổ kho hàng hóa (dạng Pivote Table): tồn đầu, nhập, nhập trả, nhập nội bộ, xuất nội bộ, xuất bán, xuất trả, tồn cuối)…
• Quản lý giá vốn theo các hình thức FIFO, LIFO, BQGQ … và các báo cáo lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng ….
• Hỗ trợ in barcode(mã vạch) trực tiếp từ phần mềm theo nhiều kiểu khác nhau Code 128, Code 39….

Chuyển kho nội bộ

• Chuyển giữa các kho trong cùng 1 chi nhánh công ty
• Chuyển kho giữa các chi nhánh khác nhau trong công ty
• Chuyển kho yêu cầu phải xác nhận (Approved), hoặc không yêu cầu xác nhận
• Điều phối viên chuyển kho có thể quản lý được trạng thái các phiếu chuyển trên toàn công ty (không chỉ trong 1 chi nhánh)
• Điều phối viên căn cứ vào báo cáo chuyển kho để nhắc nhở các thủ kho thực hiện duyệt/ xác nhận đã nhận đủ hàng theo đúng quy trình
• Nếu admin cấu hình chuyển kho giữa các chi nhánh trong công ty yêu cầu phải duyệt/ xác nhận trên hệ thống thì trước khi thủ kho nhập xác nhận, số lượng trong kho nhập sẽ chưa tăng lên, trong khi kho xuất số lượng đã giảm(có thể hàng đang trên đường được chuyển đến kho nhập…)

Quản trị hệ thống, phân quyền

• Quản trị nhóm user: cho phép thêm, sửa, xóa các nhóm user trong hệ thống
• Quản trị user: cho phép thêm, sửa, xóa các user. User được phân quyền vào nhóm nào thì sẽ có toàn quyền mà nhóm user đó được phân. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép 1 user nằm trong 2 hoặc nhiều nhóm (trong trường hợp user được kiêm nghiệm nhiều công việc của các nhóm khác nhau, khi đó quyền cao nhất của các nhóm đó sẽ được áp dụng cho user)
• Có thể giới hạn quyền của user trên hệ thống: không được xem nhà cung cấp, không được sửa dữ liệu trong quá khứ, không được xem giá vốn…

Báo Cáo-Thống kê

• Báo cáo sổ kho: Nhập-Nhập trả,Xuất-Xuất trả, Nhập nội bộ- Xuất nội bộ, Tồn cuối. Có thể xem chi tiết của từng kho hoặc tổng cộng nhiều kho…
• Báo cáo tồn kho, hết hàng, báo cáo Quản lý serial/imei, báo cáo hạn thẻ, theo dõi hàng tồn, công nợ phải trả, báo cáo mua hàng.

Bảo mật hệ thống

• Quản lý tài khoản sử dụng để đăng nhập vào chương trình. Phân quyền người dùng: ai – được sử dụng module nào, tính năng gì, phạm vi ra sao (thêm-sửa-xóa-tìm-in-xuất)
• Log: Theo dõi tình hình đăng nhập, nhật ký sử dụng chương trình giúp bạn dễ dàng tìm ra các hành vi nghi vấn, sai phạm của người sử dụng chương trình
• Quản lý truy cập: thiết lập cửa hàng nào được phép truy cập vào hệ thống. Chống tấn công từ chối dịch vụ (DOS): tự động thẩm định và từ chối quyền truy cập của các kết nối nghi vấn
• Cấu hình chính sách toàn hệ thống: cho phép tắt hoặc bật chế độ ngăn cấm việc nhập dữ liệu sai ngày tháng; sửa giá, xem giá vốn, sửa chiết khấu, sửa thuế, sửa/ đổi mặt hàng khuyến mãi đi kèm mã hàng khi bán. Chức năng này sẽ giảm thiểu được sai sót của người sử dụng và ngăn chặn được hành vi cố tình gian lận.
• Sao lưu và phục hồi dữ liệu

Kiểm kê Kho

• Module kiểm kho cho phép kiểm tra, so sánh số lượng tồn kho ngoài thực tế với số lượng tồn kho trong phần mềm. Tránh được những sai sót trong quá trình kinh doanh.
• Nếu số lượng tồn kho ngoài thực tế và số lượng tồn kho trong phần mềm không khớp nhau (lệch thừa, lệch thiếu), có thể thực hiện phiếu nhập hoặc phiếu xuất điểu chỉnh, để cân đối số lượng tồn kho thực tế với số lượng tồn kho trong phần mềm, nhằm tránh sai sót trong quá trình kinh doanh.
• Cho phép kết xuất dữ liệu từ máy kiểm kê kho làm đầu vào dữ liệu cho phần mềm
• Cho phép hỗ trợ kiểm kê kho theo serial/imei
• Cho phép so sánh kiểm kê từng nhóm hàng hoặc một tập các nhóm hàng để hỗ trợ kiểm kê nhanh trong số lượng mặt hàng ngành hàng lớn.
• Có thể tự động phát hiện ra các mặt hàng kiểm kê thiếu, kiểm kê sót