6 Lỗi thường gặp của doanh nghiệp có thể phá hủy hoàn toàn hệ thống ERP

Bất kỳ doanh nghiệp nào, sau khi chi trả một khoản kếch xù để đầu tư cho hệ thống ERP đều mong nhìn thấy ngay hiệu quả. Tuy nhiên, thông thường, để nhìn thấy được những dấu hiệu tích cực, doanh nghiệp có thể sẽ phải mất từ 2-6 năm kiên trì. Trong khoảng thời gian đó, doanh nghiệp cần tránh 6 lỗi sau nếu không muốn tất cả công sức triển khai đổ xuống sông xuống bể.

1. Doanh nghiệp quá gắn bó với hệ thống cũ

Nếu muốn bứt phá, thoát khỏi sự trì trệ trong quá khứ thì doanh nghiệp cần phải gỡ bỏ mọi hệ thống cũ đã được dựng lên trước khi thực sự chuyển sang hệ thống mới.

Thói quen đối với hệ thống cũ có lẽ sẽ là cản trở không nhỏ đối với hầu hết các doanh nghiệp. Điều này sẽ khiến hệ thống ERP mới sẽ không phát huy được toàn bộ tác dụng của chúng.

Giải pháp nên thực hiện trong trường hợp này chính là: cung cấp cho người dùng các khóa đào tạo ngắn hạn và liên tục cho đến khi người dùng nắm rõ mọi thao tác trên hệ thống. Các tài liệu hướng dẫn hoặc đào tạo cũng cần được tổng hợp và lưu trữ lại thành một file để tránh trường hợp nhân viên cũ nghỉ việc, thay thế bằng nhân viên mới. Lúc đó nếu không có tài liệu, có thể doanh nghiệp sẽ phải bổ túc lại từ đầu đối với các nhân sự mới. Điều này khiến cho việc triển khai ERP gặp nhiều gián đoạn và khó khăn.

Bên cạnh đó, các nhân viên cấp cao như trường phòng, giám đốc cần phải là những người sử dụng thành thạo, sử dụng thường xuyên để làm gương, khuyến khích các nhân viên làm theo.

>>> Đọc thêm:Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP – thấu hiểu để sử dụng thông minh

2. Sự phản kháng của người dùng

Trước khi chính thức triển khai ERP, doanh nghiệp cần thực hiện một vài cuộc họp – thành viên bao gồm tất cả những cá nhân chủ chốt của các phòng ban để thông báo về quá trình triển khai, thống nhất lại toàn bộ các thành động.

Con người khi đã quen với cái cũ thường sẽ ngại thay đổi trước cái mới. Chính vì thế, nhiều khi, những thay đổi nhỏ nhất cũng có thể trở thành tảng đá khổng lồ ngáng đường doanh nghiệp của bạn.

Đặc biệt, với hệ thống ERP, những thay đổi là vô cùng lớn, cần phải có sự đồng lòng nhất trí của nhiều người, ở nhiều bộ phận khác nhau. Sự phản kháng của mọi người có thể đến từ hệ thống phức tạp, yêu cầu dữ liệu đầu vào chính xác, hệ thống liên kết chặt chẽ hơn hoặc nhân viên ít tương tác từ bước đầu khi triển khai hệ thống. Người lãnh đạo, nhà quản lý cấp cao cần tìm hiểu nguyên nhân, phòng tránh trước khi xảy ra những tình huống phản kháng của người dùng, đồng thời phát hiện sớm để xử lý kịp thời, uốn nắn những trường hợp phản kháng.

3. Các nguồn lực không phù hợp

Hệ thống ERP, xét đến cùng chỉ là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp. Trong tất cả các yếu tố để dẫn đến thành công của mọi hệ thống trong đó có ERP chính là con người. Con người không phù hợp, thiếu kiên trì, thiếu nhiệt tình sẽ khiến dự án dù tốt cũng sẽ thất bại. Trong số những người triển khai, người dùng cuối cùng cần được chú trọng hơn cả, tiếp đến là đội ngũ quản lý và lãnh đạo.

Ngoài yếu tố con người, cơ sở hạ tầng là yếu tố thứ 2 doanh nghiệp cần xem xét. Khi doanh nghiệp đầu tư vào một cơ sở hạ tầng tốt với băng thông tốc độ cao, phần cứng, server ổn định, hệ thống ERP sẽ được vận hành tốt hơn, đảm bảo ít lỗi hơn, và thu được hiệu quả cao hơn trong thời gian ngắn hơn.

>>> Đọc thêm: Chi phí triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp

4. Thiết kế lại phần mềm cho hợp với công ty

Việc tùy chỉnh và thiết kế lại phần mềm là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp không cần phải thay đổi quá nhiều trong kết cấu tổ chức để thích ứng với phần mềm, tránh được những xáo trộn không đáng có.

6 Lỗi thường gặp của doanh nghiệp có thể phá hủy hoàn toàn hệ thống ERP 01

Phần mềm Cloud ERP nếu thiết kế lại sẽ không thể tận dụng tốt các ưu điểm của chúng

Tuy nhiên, nếu như bạn đập đi các hệ thống cũ và xây mới lại hoàn toàn, bạn không những phá vỡ cấu trúc của hệ thống ERP mà còn tốn của doanh nghiệp rất nhiều chi phí. Hệ thống ERP đã được tối ưu hóa với nhiều loại hình doanh nghiệp. Với hơn 20 mô-đun chính và 3000 mô-đun tùy chỉnh, bạn hoàn toàn có thể đưa ra những lựa chọn hợp lý mà không cần phá vỡ tổng thể của hệ thống.

5. Cách tiếp cận sai lầm

Lãnh đạo doanh nghiệp, trước khi triển khai hệ thống ERP cần thực sự thấu hiểu về hệ thống. Việc này có thể sẽ quyết định thành bại trong quá trình triển khai sau này. Nếu như chủ doanh nghiệp chỉ xem hệ thống ERP giống như một bản nâng cấp của CNTT trong doanh nghiệp chứ không phải là lựa chọn chiến lược ảnh hưởng đến thành bại của cả doanh nghiệp thì chắc chắn thất bại là điều có thể dễ dàng nhìn thấy.

Khi xem hệ thống ERP là một công việc của riêng bộ phận IT, chủ doanh nghiệp sẽ không can thiệp quá nhiều vào dự án. Trong khi đó, để thu được thành công, chủ doanh nghiệp phải hiểu rõ mục tiêu, nhu cầu của doanh nghiệp ngay từ bước đầu. Để tránh tình trạng kéo dài, các chủ doanh nghiệp nên tiếp cận hệ thống ERP dưới một cái nhìn nghiêm túc và cẩn trọng.

6. Kỳ vọng quá cao

Kết quả điều tra cho thấy, có đến 50% dự án ERP không đáp ứng được kỳ vọng doanh thu của công ty sau khi hoàn tất quá trình triển khai. Điều này có thể xuất phát từ 2 phía, một là chủ doanh nghiệp chưa hiểu rõ về hệ thồng ERP, chưa nắm được toàn bộ lợi ích cũng như khó khăn khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp. Hướng thứ 2, có thể đến từ sự hứa hẹn quá đà của nhà cung ứng dịch vụ, sản phẩm phần mềm ERP, dẫn đến gieo cho chủ doanh nghiệp những kỳ vọng quá cao.

6 Lỗi thường gặp của doanh nghiệp có thể phá hủy hoàn toàn hệ thống ERP 02

Doanh nghiệp không thể kỳ vọng nhìn thấy ngay hiệu quả triển khai ERP trong thời gian ngắn

Để tránh tình trạng này, cả hai bên cần thực tế và nhìn nhận đúng khả năng của mình cũng như của bên còn lại. Đặc biệt, điều quan trọng hơn là hai bên cần cởi mở và trung thực với nhau để tránh những thấy vọng sau này.

Với những gợi ý ở trên, chắc chắn doanh nghiệp sẽ có thêm thông tin để tránh cho mình những thất bại đáng tiếc. Nếu nhìn nhận đúng, thực hiện đúng, hệ thống ERP quả thực là chất xúc tác tuyệt vời, giúp con thuyền doanh nghiệp vượt sóng thành công.

ERPViet