10 Điều chủ doanh nghiệp cần biết về phần mềm quản lý ERP

Phần mềm quản lý erp là gì? Tại sao doanh nghiệp cần dung? Chi phí triển khai có lớn không và mất bao lâu để triển khai xong ERP?…Đó là một số trong rất nhiều những vấn đề mà doanh nghiệp cần phải biết về ERP, và tất cả đều được giải đáp trong bài dưới đây.

1/ Phần mềm quản lý ERP là gì?

Phần mềm quản lý ERP là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hiểu đơn giản hơn đó là phần mềm quản lý toàn bộ các nguồn lực của doanh nghiệp, kiểm soát, phân bổ hợp lí để phát huy được tối đa các nguồn lực.

Phần mềm quản lý ERP

Sử dụng phần mềm quản lý ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát được hiệu quả các nguồn lực, đồng thời giảm thiểu những rủi ro, giảm thiểu những thất thoát, phát huy hiệu quả năng lực hoạt động của các phòng ban giúp tang năng suốt lao động, rút ngắn thời gian và nguồn lực, đồng thời gia tang lợi nhuận cho doanh nghiệp.

>>> Hiểu biết tường tận hơn về phần mềm quản lý ERP tại đây <<<

2/ Tác dụng của phần mềm quản lý ERP với doanh nghiệp

Giúp kiểm soát được dòng tiền, giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động
Chăm sóc khách hàng tốt hơn, dự báo chính xác lượng khách hàng trong tương lai
Quản lý, thống kê và kiểm soát hiệu quả các hoạt động bán hàng ( cả sale và POS)
Tiết kiệm thời gian và kiểm soát hiệu quả hơn cho các nghiệp vụ kế toán – tài chính
Quản lý hiệu quả kho hàng, không để có hàng tồn, dự báo chính xác lượng hàng dự trữ
Kiểm soát hiệu quả các nguồn lực sản xuất

>>> Xem toàn bộ các lợi ích của ERP với doanh nghiệp <<<

3/ Chi phí triển khai một phần mềm quản lý ERP

Chí phí bản quyền

Chi phí bản quyền là chi phí ban đầu phải trả để được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường dựa trên số phân hệ, và số người dùng đồng thời của phần mềm. Chi phí bản quyền ở Việt Nam cho một gói bản quyền thường khoảng từ 300 đến 50.000USD.

Theo quy luật chung, các ứng dụng đóng gói thường rẻ hơn so với phần mềm phải phát triển sửa đổi vì chi phí phát triển phần mềm đóng gói được chia sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng khác.

Chí phí triển khai

Đây là chi phí triển khai ERP, nó bao gồm cả chi phí trả cho nhà cung cấp dịch vụ và thời gian tham gia của nhân viên trong công ty bỏ ra để tham gia vào triển khai hệ thống ERP. Với những dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể bằng 5 lần chi phí bản quyền. Nhưng ở Việt Nam, nó ít khi cao đến vậy do độ phức tạp đòi hỏi còn thấp.

10 Điều chủ doanh nghiệp cần biết về phần mềm quản lý ERP 02

Chi phí triển khai một phần mềm ERP

Dựa trên báo giá của các nhà cung cấp, với các sản phẩm ERP trung bình của Việt Nam chi phí triển khai khoảng từ 6.000 đến 75.000USD, với mức trung bình khoảng 40.000USD tức tương đương 100% chi phí bản quyền và có sự dao động lớn tuỳ theo. Tuy nhiên, các ứng dụng phát triển trong nước chi phí triển khai chỉ vào khoảng 15% chi phí bản quyền nhưng thường các nhà cung cấp báo với giá rất cao.

Đối với các sản phẩm ERP cao cấp của quốc tế thì chi phí triển khai thường cao hơn nhiều lần các sản phẩm ERP phát triển trong nước.

>>> Cách để biết chính xác báo giá một phần mềm ERP có hợp lí hay không <<<

Chi phí nâng cấp hệ thống hạ tầng

Chi phí khác bao gồm nâng cấp và thêm mới hệ thống hạ tầng thông tin như bản quyền các hệ thống quản trị dữ liệu, máy chủ ứng dụng, đường truyền băng thông rộng, thiết bị kết nối và các máy tính, máy chủ. Chi phí phụ thuộc vào yêu cầu của công ty đưa ra. Một máy chủ trung bình thường khoảng từ 3000 đến 6000USD. Chi phí thiết lập hệ thống mạng thường khoảng 200 đến 300USD cho một thành phần mạng.

Chí phí tư vấn

Có một số dự án thất bại do không lường trước được hết các yếu tố rủi ro như yêu cầu người sử dụng không được làm rõ, không hiểu hết về thời gian và chi phí cần thiết để triển khai, lựa chọn sai các phân hệ, cấu hình hệ thống sai,… Các yếu tố này có thể phòng ngừa trước bởi nhà tư vấn. Nhà tư vấn giúp doanh nghiệp phân tích hệ thống hiện tại, tiếp cận các giải pháp đúng đắn và/hoặc nhìn trước được quá trình triển khai của các nhà cung cấp.

10 Điều chủ doanh nghiệp cần biết về phần mềm quản lý ERP 03

Nhà tư vấn giỏi quyết định rất nhiều đến hiệu quả triển khai ERP

Một nhà tư vấn thường cần thiết hơn khi mua các sản phẩm quốc tế và chi phí khoảng từ 30% đến 70% chi phí bản quyền.

Chi phí bảo trì hàng năm

Chi phí bảo trì hàng năm thường được các nhà cung cấp phần mềm tính vào phí dịch vụ hàng năm chi việc sửa chữa các vấn đề phát sinh. Chi phí bảo trì hàng năm thường khoảng từ 8% đến 20% của chi phí bản quyền, nhưng thường là 20%.

>>> Chi phí để triển khai một dự án phần mềm quản lý ERP hết bao nhiêu <<<

Chi phí quản lý nội bộ

Một chi phí nữa chiếm khá nhiều là chi phí con người trong doanh nghiệp để duy trì hệ thống ERP, hỗ trợ người sử dụng và giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống ERP. Trung bình, một người IT trong công ty hỗ trợ được 50 người sử dụng, nhưng hệ thống phức tạp thì thì cần nhiều người hỗ trợ hơn cho cùng một số người sử dụng.

Một nhân tố khác liên quan đến chi phí nội bộ là thời gian người sử dụng phải bỏ ra để tham gia vào hệ thống trong quá trình triển khai và giải quyết các vấn đề phát sinh. Ví dụ, nếu công ty sử dụng một phần mềm phát triển và nhân viên của phòng kế toán phải dành thời gian cho việc sửa lỗi, chi phí cho thời gian đó được tính vào Tổng chi phí triển khai.

Tổng chi phí để triển khai một dự án phần mềm quản lý ERP có bản quyền sẽ từ 75.000 đến hơn 200.000 usd. Cá biệt hơn, một số phần mềm quản lý ERP như SAP, Oracle có chi phí triển khai lên đến vài triệu USD.

4/ Thời gian triển khai phần mềm quản lý ERP mất bao lâu

Không thể xác định được thời gian chính xác để triển khai xong một phần mềm quản lý ERP bởi cò phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố. Trong đó, những nhân tố chính quyết định đến thời gian triển khai thành công là dựa vào quy mô của doanh nghiệp, đặc thù hoạt động kinh doanh, số lượng nhân sự, số lượng module triển khai…

10 Điều chủ doanh nghiệp cần biết về phần mềm quản lý ERP 04

Thời gian triển khai ERP mất từ 3- 5 năm tùy vào số lượng module

Chính bởi vậy, thời gian triển khai phần mềm quản lý ERP thường kéo dài khoảng 18- 20 tháng với một vài module thông thường, nếu sử dụng càng nhiều module, hay triển khai toàn bộ hệ thống phần mềm quản trị thì thời gian kéo dài từ 3- 5 năm.

>>> Hiểu hơn về thời gian triển khai phần mềm quản lý ERP <<<

5/ Tỉ lệ thành công của dự án phần mềm quản lý ERP

Không phải dự án triển khai phần mềm quản lý ERP nào cũng thành công, bởi còn tùy thuộc vaò rất nhiều yếu tố như:

Doanh nghiệp không đáp ứng được các yêu cầu của phần mềm

Trong quy trình của doanh nghiệp vẫn tồn tại một phần không thể thay đổi để phù hợp với quy trình của phần mềm. Số lượng những điểm không thể thay đổi này lớn đến mức doanh nghiệp không thể chấp nhận được và dẫn đến việc dự án bị ngưng triển khai.

Khi doanh nghiệp yêu cầu nhà cung cấp sửa đổi phần mềm thì không được đáp ứng

Cả 2 phía doanh nghiệp và phần mềm đều có lý không rõ ràng dẫn đến việc triển khai thất bại. Phần lớn thiệt hại nghiêm về phía doanh nghiệp nhiều hơn mà không phải nhà cung cấp vì họ đã được thanh toán khoản tiền ban đầu trong khi doanh nghiệp thì không nhận được gì.

Doanh nghiệp ngưng triển khai dự án ERP

Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp có nhiều thay đổi, trong đó một số làm thay đổi đội ngũ nhân làm cho việc triển khai gặp nhiều vấn đề khó khăn. Những thay đổi này làm cho nhu cầu về ERP không còn thích hợp cho doanh nghiệp dẫn đến dự án bị tạm dừng.

>>> Xem phần mềm tối ưu nhất cho doanh nghiệp <<<

Nhà cung cấp ngưng triển khai dự án

Cho dù nhà cung cấp đã cam kết sẽ sửa đổi phần mềm để phù hợp với doanh nghiệp, nhưng thực tế họ không đủ khả năng để thực hiện cam kết này. Do những đánh giá không chính xác độ phức tạp của dự án dẫn tới khối lượng công việc trong việc sửa đổi phức tạp khiến họ không thể thực hiện được. Các phần mềm rất khó sửa đổi là nguyên nhân chính dẫn đến việc không thể đáp ứng của nhà cung cấp và phải dừng việc triển khai dự án.

Các vấn đề của phầm mềm ERP

Nếu đứng trên quan điểm: Mục tiêu phải là doanh nghiệp không cần thay đổi mà vẫn có thể triển khai được phần mềm thì các giải pháp ERP trên thị trường hiện nay có rất nhiều hạn chế.

Phần lớn các phần mềm ERP có kết cấu không linh hoạt nên không thích ứng được với sự đa dạng trong hoạt động của các doanh nghiệp.
Các nhà cung cấp cam kết sẽ tùy biến lại để phù hợp với doanh nghiệp thì chi phí cho việc sửa đổi này cũng rất cao và không khả thi với doanh nghiệp.
Phần lớn các phần mềm ERP chưa quan tâm đến sự thay đổi của doanh nghiệp. Các quy trình đặt sẵn trên phần mềm chưa có đủ độ linh hoạt, do đó giải pháp ERP chưa gần gũi với doanh nghiệp, tất yếu là khó đi vào cuộc sống doanh nghiệp.

Các phần mềm ERP hiện nay chưa có đủ độ linh hoạt để thích ứng với doanh nghiệp bất kỳ. Nếu có hệ thống phù hợp và giúp doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả theo quy trình hiện có mà không cần nâng cấp hệ thống quản lý thì rõ ràng việc triển khai ERP của doanh nghiệp sẽ được mở rộng và ở đây việc quyết định nâng cấp hệ thống quản lý hay không là vấn đề độc lập của so với việc doanh nghiệp quyết định triển khai ERP.

6/ Thực trạng triển khai phần mềm quản lý ERP tại Việt Nam

Tại Việt Nam hiện nay không có nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý ERP, nguyên nhân thì có rất nhiều nhưng cơ bản đều do khả năng áp dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp còn hạn chế. Mặt khác, với chi phí triển khai ERP rất cao, từ 75.000 đến hơn 200.000, thậm chí đến vài triệu USD là một rào cản rất lớn của doanh nghiệp.

10 Điều chủ doanh nghiệp cần biết về phần mềm quản lý ERP 05

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam nên triển khai ERP như thế nào?

Với đặc thù là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc đầu tư một lượng lớn ngân sách như vậy cho phần mềm quản lý ERP là điều bất khả thi. Do vậy, các doanh nghiệp vẫn chủ yếu kết hợp giữa phương pháp quản trị truyền thống với các phần mềm đơn lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm bán hang, phần mềm chăm sóc khách hàng…

Vậy, giải pháp nào cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc ứng dụng phần mềm quản lý ERP vào các hoạt động kinh doanh hàng ngày?

7/ Các doanh nghiệp SME phù hợp với phần mềm quản lý ERP nào?

Trên thế giới hiện nay, phần mềm ERP mã nguồn mở đang là một xu thế và là một giải pháp hiệu quả, cung cấp một công cu quản trị doanh nghiệp mạnh mẽ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Lợi thế lớn của phần mềm ERP mã nguồn mở là chi phí triển khai thấp hơn rất nhiều so với các phần mềm có bản quyền khác, đồng thời do đặc điểm mã nguồn mở nên rất dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.

>>> Xem phần mềm ERP tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ <<<

8/ Có những phần mềm quản lý ERP mã nguồn mở nào trên thế giới

Trên thế giới hiện nay đang có khá nhiều phần mềm quản lý ERP mã nguồn mở như Open Bravo, Opentaps, Compiere, SQL-Ledge, Odoo…

Những phần mềm mã nguồn mở này có nhiều ưu điểm như chi phí triển khai rẻ, dễ dàng tùy chỉnh, đồng thời không yêu cầu quá cao về trình độ công nghệ thông tin của nhân sự sử dụng phần mềm.

10 Điều chủ doanh nghiệp cần biết về phần mềm quản lý ERP 06

Phần mềm quản lý ERP mã nguồn mở

Vậy, trong rất nhiều những phần mềm mã nguồn mở trên, phần mềm nào được đánh giá cao và đang được các doanh nghiệp sử dụng nhiều?

9/ Phần mềm quản lý ERP mã nguồn mở nào đang được các doanh nghiệp SME sử dụng nhiều

Trong rất nhiều những phần mềm quản lý ERP mã nguồn mở hiện nay, phần mềm Odoo đang được sử dụng rất nhiều bởi rất nhiều lợi thế và tiện ích.

Thứ nhất: Đây là một hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở. Nó là 1 hệ thống phần mềm bởi bao gồm tất cả các tính năng để quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất như quản trị mua hàng, quản lý kho, quản lý hoạt động bán hàng, quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng, quản lý hệ thống kế toán – tài chính. Mỗi 1 tính năng vừa có thể làm việc độc lập như những phần mềm quản trị khác trên thị trường, vừa được tích hợp với nhau tạo nên một giao diện quản trị thống nhất.

Ngoài ra, vì là một phần mềm mã nguồn mở nên dễ dàng tùy chỉnh các tính năng sao cho phù hợp với yêu cầu quản trị của từng doanh nghiệp khác nhau, đồng thời có thể dễ dàng mở rộng hệ thống phần mềm theo sự phát triển của doanh nghiệp.

Thứ hai: Giao diện quản trị của phần mềm quản trị doanh nghiệp Odoo rất đơn giản, giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng thao tác và thực hiện các hoạt động quản trị mà không gặp phải bất cứ khó khăn nào đáng kể.

10 Điều chủ doanh nghiệp cần biết về phần mềm quản lý ERP 07

Giao diện quản trị đơn giản của phần mềm quản lý ERP mã nguồn mở Odoo

Thứ ba: Dù là một phần mềm mã nguồn mở nhưng phần mềm Odoo được các chuyên gia trên thế giới đánh giá rất cao khi so sánh với các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác.

>>> Hiểu sâu hơn tại sao phần mềm mã nguồn mở Odoo là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp SME <<<

10/ Hiểu tường tận hơn về phần mềm quản lý ERP mã nguồn mở Odoo qua những con số

Theo thống kê của các tổ chức uy tín trên thế giới cũng như thống kê của Odoo, hiện tại phần mềm quản lý ERP mã nguồn mở Odoo đang có hơn 2.000.000 khách hàng sử dụng trên toàn thế giới, với hơn 5400 nhà phát triển( bao gồm các Vendor, các đại lý,…), được hỗ trợ 23 ngôn ngữ, và mỗi tháng có hơn 312 apps mới được cài đặt.

Với toàn bộ những kiến thức về phần mềm quản lý ERP ở trên, các doanh nghiệp đã phần nào hiểu hơn về ERP, lợi ích của ERP và cách ứng dụng ERP vào mỗi doanh nghiệp. Đặc biệt với phần mềm quản lý ERP mã nguồn mở Odoo, các doanh nghiệp đang sở hữu trong tay 1 phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp mạnh mẽ và hiệu quả, giúp cải thiện đáng kể hoạt động của các phòng ban và gia tang tối đa lợi nhuận.

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT
Từ khoá liên quan: Các phần mềm ERP ở Việt Nam

ERPViet