Từ cách tối ưu hóa hiệu quả công việc - Thấy ngay lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

I. Tối ưu hóa công cụ làm việc giúp gia tăng năng suất lao động

1. Tích hợp các quy trình công việc trong một hệ thống ERP

Phần mềm ERP cho phép tổ chức tích hợp và quản lý tất cả các quy trình công việc từ các phòng ban khác nhau, như quản lý nguồn nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý tài chính và kế toán, vào một hệ thống duy nhất. Thay vì phải làm việc trên nhiều hệ thống không liên kết, nhân viên có thể truy cập và xử lý thông tin từ một nơi duy nhất. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót do việc chuyển dữ liệu giữa các hệ thống.

2. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại và giảm thiểu công việc thủ công

ERP cung cấp khả năng tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại và giảm thiểu công việc thủ công. Ví dụ, thông qua tính năng quản lý quy trình công việc tự động, phần mềm ERP có thể tự động gửi thông báo và nhắc nhở nhân viên về các công việc cần hoàn thành. Điều này giúp đảm bảo rằng không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót hoặc quên. 

Bên cạnh lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp  như trên, nó cũng cho phép tự động hóa các quy trình như xử lý đơn đặt hàng, xử lý thanh toán và cập nhật dữ liệu, từ đó giảm thiểu công việc thủ công và tăng tốc độ xử lý.

3. Cung cấp công cụ phân tích dữ liệu để cải thiện quá trình đưa ra quyết định

Để đưa ra quyết định chính xác, điều quan trọng nhất là bạn phải có đầy đủ dữ liệu cần thiết, và đặc biệt là dữ liệu đó phải được cập nhật theo thời gian gần nhất. Với ERP, dữ liệu luôn luôn có sẵn và được cập nhật. Chính vì vậy, không nghi ngờ gì, các chủ doanh nghiệp quản lý sẽ cảm thấy yên tâm hơn và tự tin hơn trong mỗi lựa chọn họ đưa ra.

ERP giúp họ có một bức tranh tổng thể tốt hơn về các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, trước mỗi sự thay đổi, trước các cuộc khủng hoảng, họ hoàn toàn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

II. Tối ưu hoá quản lý dữ liệu tạo nguồn dữ liệu chính xác

1. Tích hợp và chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

Với ERP, nhân viên sẽ có quyền truy cập toàn bộ dữ liệu cần thiết ngay lập tức. Như vậy, họ sẽ sở hữu điều kiện tốt nhất mà không cần phụ thuộc vào thời gian hoặc những đầu việc mà người khác đang làm. Thông qua ERP, thay vì chỉ nhìn thấy một góc nhỏ, họ có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh của công ty, tự tin hơn trong mỗi cuộc giao tiếp, trao đổi với khách hàng.

Như vậy thay vì lưu trữ dữ liệu trong các hệ thống riêng lẻ và không liên kết, phần mềm ERP tạo ra một nguồn dữ liệu chung và truy cập được từ mọi nơi. Điều này giúp cung cấp một cái nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.

2. Đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu

Khi các quy trình công việc được tích hợp trong một hệ thống duy nhất, dữ liệu được nhập và cập nhật một lần duy nhất, giảm thiểu sai sót và sự không nhất quán. Hơn nữa, phần mềm ERP cung cấp các quy tắc và quy trình chuẩn để đảm bảo rằng dữ liệu được nhập theo cách chính xác và đáng tin cậy. Điều này giúp tạo ra nguồn dữ liệu chính xác và đáng tin cậy để sử dụng trong quá trình ra quyết định và thực hiện chiến lược kinh doanh.

3. Loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu và giảm thiểu lỗi nhân viên

Thông qua các quy tắc và kiểm soát dữ liệu. Khi một nguồn dữ liệu chung được sử dụng, nguy cơ tạo ra các bản sao không cần thiết và không nhất quán của dữ liệu giảm đáng kể. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp cũng cung cấp các công cụ kiểm soát quy trình và kiểm tra dữ liệu để phát hiện và sửa chữa lỗi trước khi chúng gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp tăng tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu và giảm thiểu công việc phát sinh do việc xử lý lỗi.

III. Tối ưu hóa quy trình làm việc và tương tác giữa các bộ phận

1. Tích hợp hệ thống ERP giúp tối ưu quy trình làm việc

Với hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, các quy trình của doanh nghiệp sẽ được sắp xếp hợp lý với những giao diện sử dụng đơn giản, linh hoạt, tiện dụng, thân thiện với người dùng. Chỉ với một màn hình, người dùng có thể truy cập mọi thông tin liên quan đến công việc của chính họ. ERP hỗ trợ bạn trong mọi quá trình từ trích xuất báo cáo, lên lịch làm việc, theo dõi lịch sử,… giúp công việc của mỗi nhân viên trong tổ chức trở nên dễ dàng hơn, từ đó gia tăng năng suất lao động.

2. Tăng cường tương tác và giao tiếp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

Phần mềm ERP tạo điều kiện cho tương tác và giao tiếp mượt mà giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Thông qua hệ thống ERP, thông tin và dữ liệu có thể được chia sẻ và truy cập dễ dàng giữa các bộ phận, từ quản lý nguồn nhân lực đến quản lý sản xuất, quản lý tài chính và kế toán. Điều này giúp cải thiện sự hiểu biết chung và tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

3. Giảm thiểu thời gian phản hồi và tăng cường hiệu suất làm việc đội ngũ

Nhờ tích hợp các quy trình công việc và quản lý dữ liệu trong một hệ thống duy nhất, thông tin có thể được truy cập và xử lý nhanh chóng. Các yêu cầu và nhiệm vụ có thể được giao cho các bộ phận một cách tự động và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và trì hoãn, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc và đáp ứng nhanh chóng đối với yêu cầu và nhu cầu của khách hàng.

IV. Tối ưu hóa quản lý nguồn lực và giảm thiểu chi phí

1. Theo dõi và quản lý hiệu quả tài nguyên doanh nghiệp như nguyên vật liệu, thiết bị, và nhân lực

Các công ty, đặc biệt là các công ty lớn, việc kiểm soát nhân sự, phòng ban, khối lượng công việc là điều vô cùng khó khăn. Một giải pháp ERP đa tầng cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh hệ thống, đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên, bộ phận tại bất kỳ thời điểm nào gần nhất với thời gian thực, hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp thuộc bất kỳ lĩnh vực nào.

2. Điều chỉnh sản xuất và kế hoạch cung ứng dựa trên dữ liệu thời gian thực

Phần mềm ERP cung cấp dữ liệu thời gian thực về quá trình sản xuất và kế hoạch cung ứng. Thông qua việc thu thập và phân tích dữ liệu từ các quy trình sản xuất, ERP cho phép doanh nghiệp điều chỉnh sản xuất và kế hoạch cung ứng theo nhu cầu thực tế. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí và tồn kho không cần thiết, tăng cường hiệu suất sử dụng tài nguyên và đáp ứng linh hoạt với yêu cầu của thị trường.

3. Giảm chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động là một trong những vấn đề sống còn của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bằng cách sử dụng ERP, thống nhất các luồng dữ liệu, hạn chế tối đa các đầu việc thủ công, phân công công việc hợp lý, kiểm soát hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên, họ có thể cắt giảm tối đa chi phí hoạt động để có vốn đầu tư cho những thương vụ lớn hơn trong tương lai.

Dường như mọi vấn đề của doanh nghiệp đang gặp phải đều có thể xử lý thông qua phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Vậy thì, nếu đúng như thế, bạn còn chần chừ gì nữa mà không nhanh chóng tìm hiểu để sử dụng phần mềm này, tận dụng được tối đa các ưu điểm của chúng. 

Để tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm ERP cũng như lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm của chúng tôi. ERPViet luôn sẵn sàng đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp bạn.

>>> Tham khảo thêm:

Lợi ích của ERP trong quản lý doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm ERP và 4 cách thúc đẩy sự đổi mới trong tổ chức

Các thách thức có thể đối mặt trong quá trình triển khai ERP

Tuổi đời của một phần mềm quản trị doanh nghiệp là bao lâu?

Tại sao nhân viên của bạn không sẵn sàng tham gia triển khai ERP?