Năm nhiệm vụ doanh nghiệp triển khai ERP nên tự động hoá

Một trong những ưu điểm vượt trội của hệ thống phần mềm ERP chính là khả năng tự động hóa, giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các công việc thủ công. Vậy, nếu doanh nghiệp bạn đang thực hiện quá nhiều đầu việc thủ công thì bạn nên xem lại hệ thống ERP của mình và làm việc lại với nhà cung cấp hoặc nhân viên của bạn để tìm ra vấn đề còn tồn đọng.

Thông thường mỗi bộ phận với chuyên môn khác nhau đều cần thực hiện rất nhiều đầu việc thủ công trong một ngày. Các đầu việc này có thể nhỏ, hoặc to, nhưng chúng chiếm một khoảng thời gian lớn trong ngày. Nếu có thể biến các công việc thủ công thành các quy trình tự động hóa thì hiệu suất làm việc thu được sẽ có thể được nhân lên nhiều lần.

Với các chức năng, đầu việc được tự động hóa, doanh nghiệp sẽ có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, cho phép nhân viên của mình tập trung sâu vào các nhiệm vụ với giá trị cao hơn. Đồng thời tự động hóa cũng giúp giảm thiểu tối đa các sai sót của con người. Với tự động hóa, doanh nghiệp có thể thu được nhiều lợi ích hơn với ít nỗ lực hơn.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp hầu như vẫn chưa tận dụng tốt các ưu thế có được từ hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP mà mình đang sử dụng. Dưới đây là 5 chức năng mà doanh nghiệp bạn nên tiến hành tự động hóa ngay hôm nay trên chính phần mềm ERP của mình:

1. Tạo đơn đặt hàng bán hàng

Doanh thu là một trong những nhân tố quyết định sự thành bại trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Kiểm soát tốt doanh thu sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tránh được những tổn thất không đáng có. Tuy nhiên, theo như nghiên cứu, hầu như các công ty đang gặp phải vấn đề rò rỉ doanh thu. Con số này lên đến 5%. Đối với doanh nghiệp lớn, 5% là một con số không hề nhỏ.

TÌm hiểu nguyên nhân của sự rò rỉ, các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng nguồn cơn của chúng xuất phát từ việc lập hóa đơn, từ các lỗi đặt hàng, bán hàng, hoặc nhập sai dữ liệu,…Thực tế là các nhiệm vụ này hoàn toàn có thể tự động hóa, bởi vì hầu hết các công việc thủ công các doanh nghiệp đang thực hiện hiện tại là các quy trình đơn giản. Với việc tự động hóa, doanh nghiệp sẽ có thể giảm thiểu tối đa các lỗi gặp phải, tăng độ tin cậy.

>>> Đọc thêm: Cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả nhất

2. Kết nối các nguồn thông tin đổ về

Một trong những điều tuyệt vời nhất của ERP chính là khả năng tổng hợp tự động thông tin các nguồn khách hàng tiềm năng từ tất cả các kênh của mạng xã hội. Thông qua quá trình tự động hóa, doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận CRM sẽ không còn cần sử dụng đến các bảng tính excel hoặc các công cụ thủ công để ghi nhớ các thông tin của khách hàng, các cuộc hẹn,…

Việc kết nối tự động sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đồng thời tránh bỏ sót các cơ hội và các khách hàng tiềm năng.

Năm nhiệm vụ doanh nghiệp triển khai ERP nên tự động hoá

Phần mềm ERP sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất được tổng hợp và phân bổ phù hợp cho các phòng ban có liên quan

3. Báo cáo tài chính

Để hình thành một báo cáo tài chính, người làm báo cáo cần phải tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn, có kỹ năng tổng hợp thông tin tốt. Công việc này sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian. Chính vì vậy, nếu chủ doanh nghiệp hoặc quản lý muốn có được các báo cáo, họ bắt buộc phải thông báo trước để người làm báo cáo chuẩn bị trong khoảng thời gian vài ngày.

Với phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, tất cả các báo cáo đều được thực hiện và tổng hợp một cách tự động, thể hiện bằng đồ thị và giao diện đơn giản. Bất kỳ khi nào, người dùng cũng có thể xem hoặc trích xuất các báo cáo. Trong trường hợp cần đưa ra quyết định gấp thì các báo cáo được thực hiện tự động chính là nguồn tư liệu quá giá giúp người quản lý đưa ra quyết định chính xác.

4. Cung cấp báo giá tự động

Một hạn chế của việc thực hiện các công việc thủ công chính là khó xác định giá thành chính xác của sản phẩm. Với phần mềm quản trị doanh nghiệp, bạn có thể kiểm soát toàn bộ quy trình từ mua nguyên vật liệu, sản xuất, vận chuyển, truyền thống, bán hàng, doanh thu,… Vì kiểm soát quy trình theo luồng nên phần mềm có thể cung cấp cho doanh nghiệp các báo giá đề xuất, phù hợp với mức chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để sản xuất sản phẩm.

Với các báo giá tự động, doanh nghiệp sẽ rút ngắn được thời gian làm việc với khách hàng, giúp tăng uy tín của sản phẩm, thương hiệu.

5. Lên kế hoạch bổ sung hàng hóa

Sự thông minh của phần mềm ERP được thể hiện ở chỗ, chúng không chỉ cung cấp các thông tin chính xác của hàng hóa mà còn tự động lên kế hoạch bổ sung nếu như một mặt hàng trong kho của bạn sắp hết hoặc thông báo tình trạng các hàng hóa tồn quá lâu trong kho.

Với tính năng tự động hóa, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm tối đa thời gian. Giờ đây, với việc sử dụng phần mềm ERP, chủ doanh nghiệp sẽ không cần đền 72h một ngày để giải quyết tất cả các công việc còn tồn đọng, giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh nữa.

Đây cũng chính là cách nhiều doanh nghiệp lớn hiện tại trên thế giới và Việt Nam vận hành.

Năm nhiệm vụ doanh nghiệp triển khai ERP nên tự động hoá 02

Phần mềm ERP chứa đựng nhiều quy trình được tự động hóa

Nếu bạn muốn tối ưu thời gian làm việc, nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp, hãy bắt đầu ngay với phần mềm ERP. Với sự hỗ trợ nhiệt tình từ đội ngũ chuyên viên ERP, doanh nghiệp của bạn sẽ sớm vươn lên dẫn đầu thị trường trong tương lai không xa.

ERPViet