Hướng dẫn sử dụng

Mục đích: Hỗ trợ người dùng quản lý các thông tin hạch toán liên quan đến các nghiệp vụ kế toán khác như phiếu kế toán, kế toán kho,...

1. Phiếu kế toán

Để quản lý các phiếu kế toán, người dùng thực hiện các thao tác:

• Bước 1: Truy cập vào đường dẫn Kế toán >> Các chức năng khác >> Phiếu kế toán.
  

• Bước 2: Trên màn hình sẽ hiển thị tất cả phiếu kế toán đang có trên hệ thống ở dạng danh sách. 

           Kích vào một bản ghi để xem thông tin chi tiết.

• Bước 3: Để tạo một phiếu kế toán kích nút TẠO. Lúc này màn hình hiển thị giao diện tạo mới.

• Bước 4: Người dùng nhập các thông tin:

+ Ngày

+ Ngày kế toán

+ Ngày chứng từ

+ Diễn giải

+ Chọn loại là phiếu kế toán hoặc thay đổi giá trị tồn kho (Hạch toán nghiệp vụ kế toán làm thay đổi giá trị tồn kho của sản phẩm)

+ Sổ nhật ký

+ Tiền tệ (nhập tỷ giá nếu tiền tệ khác VND)

+ Chi tiết hạch toán bao gồm:

• Diễn giải

• Sản phẩm (Hiển thị khi chọn loại phiếu là ‘Thay đổi giá trị tồn kho’)

• Số lượng (Hiển thị khi chọn loại phiếu là ‘Thay đổi giá trị tồn kho’)

• Đơn vị tính (Hiển thị khi chọn loại phiếu là ‘Thay đổi giá trị tồn kho

• Đối tác bên nợ

• Đối tác bên có

• Tài khoản nợ

• Tài khoản có

• Giá trị

• Giá trị quy đổi

• Kho hàng (Hiển thị khi chọn loại phiếu là ‘Thay đổi giá trị tồn kho’)

• Địa điểm (Hiển thị khi chọn loại phiếu là ‘Thay đổi giá trị tồn kho’)

• Bộ phận bên nợ

• Bộ phận bên có

• Bộ phận chịu chi phí

Ngoài cách nhập thông tin vào chi tiết phiếu, người dùng có thể import thông tin chi tiết phiếu theo hướng dẫn sau:

+ Nhấn nút IMPORT PHIẾU KẾ TOÁN, hiển thị màn hình tải file mẫu và tải file import lên.

+ Nhấn vào link Mẫu import phiếu kế toán để tải mẫu, người dùng nhập thông tin theo file mẫu.

 

       + Nhấn nút NẠP TẬP TIN và chọn file muốn tải lên.



        + Lúc này dữ liệu trong file được tải lên sẽ hiển thị trên màn hình.


       
        + Nhấn nút KIỂM THỬ để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu tải lên. Nếu tất cả dữ liệu đã đúng, hệ thống sẽ hiển thị dòng thông báo Mọi thứ dường như hợp lệ.


     
       + Nhấn nút NHẬP để cập nhật thông tin trong file lên Phần mềm.

• Bước 5: Kích nút LƯU để lưu thông tin phiếu kế toán Nháp.

• Bước 6: Kích nút XÁC NHẬN để xác nhận và ghi sổ phiếu kế toán.
  Sau khi xác nhận, phiếu kế toán chuyển sang trạng thái Đã vào sổ và ghi nhận bút toán phát sinh như hình.

  

2. Nhập khác

Để quản lý và hạch toán các nghiệp vụ nhập khác với nhập mua, người dùng thực hiện các thao tác:

• Bước 1: Truy cập vào đường dẫn Kế toán >> Các chức năng khác >> Phiếu nhập khác.
  

Bước 2: Trên màn hình sẽ hiển thị tất cả phiếu nhập khác đang có trên hệ thống ở dạng danh sách. 

Kích vào một bản ghi để xem thông tin chi tiết.

+ Danh bạ: đối tượng liên quan (nếu có).

+ Chọn lý do nhập khác.

+ Chọn địa điểm đích.

+ Ngày giao hàng dự kiến.

+ Tài liệu gốc để tham chiếu (nếu có).

+ Mục Hoạt động: nhập các thông tin sản phẩm nhập: tên/mã sản phẩm, số lượng cần dùng (cần nhập), khoản mục phí…

+ Mục Thông tin bổ sung: nhập các thông tin khác như mức độ ưu tiên, người phụ trách,…

+ Mục Ghi chú: nhập thông tin ghi chú thêm cho phiếu nhập.

Ngoài cách nhập thủ công, người dùng có thể nhập các sản phẩm cần nhập bằng cách import từ file có sẵn:

+ Kích Tải file mẫu để tải file mẫu từ hệ thống về PC của người dùng.

+ Nhập các thông tin vào file mẫu.

+ Kích TẢI LÊN TẬP TIN CỦA BẠN, chọn file thông tin sau kích NHẬP để nhập các sản phẩm có trong file vào hệ thống.

• Bước 5: Kích LƯU để lưu phiếu nhập ở trạng thái Nháp.
• Bước 6: Kích ĐÁNH DẤU CẦN LÀM để chuyển phiếu nhập sang trạng thái Sẵn sàng.

Lưu ý: 

+ Đối với các sản phẩm được quản lý tồn theo lô/lot/serial, sau khi phiếu nhập ở trạng thái Sẵn sàng, để nhập được sản phẩm vào kho người dùng cần nhập thêm số lô/lot/serial cho sản phẩm trong mục Hoạt động chi tiết.

+ Người dùng kích SỬA, sau đó kích Thêm một dòng và nhập các thông tin liên quan đến sản phẩm nhập, bao gồm: sản phẩm, số Lô/sê-ri, hạn sử dụng, số lượng hoàn thành.

+ Tiếp tục kích LƯU để lưu lại thông tin.

• Bước 7: Kích XÁC NHẬN để xác nhận nhập kho và hoàn thành phiếu nhập.

Phiếu kho lúc này sẽ ở trạng thái Hoàn thành và hệ thống ghi nhận một bút toán phát sinh liên quan như hình.

Lưu ý: 

+ Sau khi phiếu nhập khác hoàn thành, người dùng có thể thực hiện các thao tác khác như in phiếu, hủy phiếu, hủy bút toán, tạo đơn hàng phế liệu,… bằng cách kích vào các nút tương ứng.

3. Xuất khác

Để quản lý và hạch toán các nghiệp vụ xuất khác với xuất bán, người dùng thực hiện các thao tác tương tự như với phiếu nhập khác tại đường dẫn Kế toán >> Các chức năng khác >> Phiếu xuất khác.

Với thông tin một phiếu xuất khác khi đã hoàn thành.

4. Tính giá vốn

Để tính toán được giá vốn cho sản phẩm, người dùng thực hiện các thao tác:

• Bước 1: Truy cập đường dẫn Kế toán >> Các chức năng khác >> Tính giá vốn hàng hóa.

• Bước 2: Kích TẠO để tạo phiếu tính giá vốn hàng hóa. Màn hình tạo được hiển thị.

• Bước 3: Nhập các thông tin:

+Kỳ kế toán: Chọn kỳ kế toán

+Ngày tính toán: Hệ thống lấy ra ngày mặc định tạo phiếu tính giá vốn hàng hóa, người dùng có thể thay đổi ngày tính toán.

+Loại: Người dùng có thể chọn loại Thủ công hoặc Tự động. Chọn Thủ công Hệ thống sẽ hiển thị nút Tải lên tập tin của bạn để người dùng tải thông tin về sản phẩm; Chọn tự động, hệ thống sẽ tự động tính toán sinh ra giá vốn của sản phẩm trong kỳ đó.

+Nhóm kế toán kho: Người dùng chọn nhóm kế toán kho.

• Bước 4: Người dùng kích LƯU, phiếu tính giá vốn hàng hóa ở trạng thái Bản thảo.
• Bước 5: Người dùng kích TÍNH TOÁN, hệ thống tự động tính toán giá vốn hàng hóa theo như cấu hình trong nhóm sản phẩm.

• Bước 6: Người dùng kích XÁC NHẬN phiếu tính giá vốn hàng hóa chuyển từ trạng thái Dự thảo sang trạng thái Xác nhận.
• Bước 7: Người dùng kích HOÀN THÀNH:

+ Hệ thống ghi nhận giá vốn, lịch sử giá vốn ở thông tin chi tiết của các sản phẩm.

+ Phiếu tính giá vốn chuyển từ trạng thái Xác nhận sang Hoàn thành.

+ Cập nhật giá vốn của sản phẩm trong các bút toán nhập/xuất trong kỳ tính lại giá vốn.

+Nếu muốn tính toán lại hay điều chỉnh thông tin tính toán, người dùng kích nút TRỞ LẠI để chuyển lại phiếu về trạng thái Bản thảo và thực hiện lại các bước 5,6.

5. Kết chuyển lãi lỗ

Để quản lý và thực hiện kết chuyển lãi lỗ, người dùng thực hiện các thao tác sau:

• Bước 1: Cấu hình các công thức kết chuyển:

• Bước 2: Người dùng truy cập đường dẫn Kế toán >> Các chức năng khác >> Kết chuyển.

• Bước 3: Nhấn nút TẠO để mở giao diện kết chuyển.

• Bước 4: Nhập các thông tin:

+ Mô tả.

+ Ngày kết chuyển.

+ Ngày kế toán.

+ Chọn sổ nhật ký.

• Bước 5: Kích nút TÍNH TOÁN để hệ thống tính toán các giá trị kết chuyển theo cấu hình đã cài sẵn và xem trước kết quả.

• Bước 6: Nhấn nút VÀO SỔ để ghi nhận giá trị kết chuyển, phiếu kết chuyển chuyển trạng thái Đã vào sổ và tự động sinh các bút toán kết chuyển.