Hướng dẫn sử dụng

Mục đích: Hỗ trợ người dùng quản lý các thông tin của các kho hàng, địa điểm lưu trữ hàng hóa của doanh nghiệp. Hệ thống cho phép người dùng quản trị có thể quản lý đa kho, đa địa điểm, phân quyền kho theo quyền hạn của từng đối tượng người dùng.

1. Quản lý và phân quyền kho hàng.

Để quản lý các kho hàng, người dùng thực hiện các thao tác:

• Bước 1: Truy cập đường dẫn Kho vận >> Cấu hình >> Quản lý kho >> Kho hàng.

• Bước 2: Hệ thống cho hiển thị danh sách các kho hàng đang có, người dùng có thể kích vào 1 kho để xem thông tin của kho hàng đó.

Kích vào ô Tuyến cung ứng tại phía trên góc phải màn hình để xem thông tin về các quy tắc cung ứng hàng hóa của kho đang chọn.

• Bước 3: Để tạo mới một kho hàng khác, người dùng kích nút TẠO, màn hình tạo mới sẽ được hiển thị:

• Bước 4: Nhập các thông tin khởi tạo kho:

+ Tên kho.

+ Tên viết tắt.

+ Tích vào thông tin Kho quốc tế nếu kho đang khởi tạo được đặt tại nước ngoài.

+ Chọn hoặc tạo mới địa chỉ cho kho.

+ Thông tin Cấu hình kho hàng:

• Lô hàng: chọn phương thức nhập và xuất hàng của kho. Hệ thống cho phép người dùng có thể lựa chọn một trong các phương thức nhận/xuất hàng 1 bước, 2 bước hoặc 3 bước, đáp ứng được nhu cầu hoạt động khác nhau của các kho.

• Tái cung ứng: người dùng có thể thiết lập nhiều phương thức tái cung ứng cho kho (mua, gia công, sản xuất). Nếu lựa chọn phương thức Sản xuất để tái cung ứng, hệ thống sẽ hiển thị thêm thông tin về phương thức sản xuất cho người dùng lựa chọn (sản xuất 1 bước, 2 bước hoặc 3 bước).

+ Mục Thông tin kỹ thuật: chứa thông tin về các địa điểm của kho đang khởi tạo. Các địa điểm này sẽ được tự động sinh ra khi kho được khởi tạo thành công, vì vậy người dùng có thể bỏ qua không cần nhập các thông tin này.

• Bước 5: Phân quyền kho. Kích vào mục Nhân viên >> kích Thêm một dòng để thực hiện thêm những người dùng có quyền thao tác trên kho đang tạo.

• Bước 6: Người dùng kích nút LƯU để lưu và hoàn thiện việc tạo kho. Sau khi kho hàng được khởi tạo, hệ thống tự động tạo ra các địa điểm tương ứng với kho và lưu thông tin trong mục Thông tin kỹ thuật đã trình bày ở bước 4.

2. Quản lý địa điểm.

Trong một kho hàng có thể được chia thành nhiều khu vực (giá, kệ, ô,…) khác nhau để lưu trữ các sản phẩm khác nhau. Vậy để quản lý các địa điểm kể trên của kho hàng trên phần mềm, người dùng thực hiện các thao tác:

• Bước 1: Truy cập đường dẫn Kho vận >> Cấu hình >> Quản lý kho >> Địa điểm để xem danh sách các địa điểm đang được quản lý.

• Bước 2: Kích vào một bản ghi để xem thông tin của một địa điểm.

Kích vào ô Quy tắc sắp xếp để xem các quy tắc sắp xếp hàng hóa đang được áp dụng cho địa điểm đang thao tác.

Kích vào ô Tồn kho hiện tại hoặc sản phẩm để kiểm tra sản phẩm và số lượng tồn kho đang có tại địa điểm đang thao tác.

• Bước 3: Để tạo một địa điểm mới, người dùng kích nút TẠO, màn hình tạo mới được hiển thị.

• Bước 4: Nhập các thông tin:

+ Tên địa điểm.

+ Chọn địa điểm cha (nếu có).

+ Mã địa điểm.

+ Chọn kiểu địa điểm tương ứng.

+ Tích chọn vào các thông tin Là địa điểm chuyển tiếp?, Là một địa điểm phế liệu?, Là một địa điểm hàng trả lại?, Là địa điểm hàng khuyến mại? nếu địa điểm đang tạo có các mục đích tương ứng.

+ Mã vạch (nếu có).

+ Phương thức nhập/xuất kho: FIFO (nhập trước xuất trước), LIFO (nhập sau xuất trước) hoặc FEFO (Hết hạn trước xuất trước) để xác định thứ tự ưu tiên xuất/nhập của sản phẩm trong địa điểm.

• Bước 5: Kích nút LƯU để lưu thông tin địa điểm vừa tạo.