10 Bí quyết đưa dự án ERP tới thành công

Doanh nghiệp triển khai ERP và gặp khó khăn trong việc đưa ra đánh giá về khả năng thành công của dự án? Với 10 yếu tố báo hiệu triển khai ERP thành công dưới đây, các nhà quản trị hoàn toàn có thể đưa ra nhận định chính xác về khả năng thành công khi triển khai dự án của mình.

Dưới đây là 10 bí quyết đưa dự án ERP tới thành công:

1. Doanh nghiệp cần hiểu hệ thống phần mềm ERP của mình

Nhà quản lý cần hiểu tại sao doanh nghiệp của mình phải triển khai ERP và việc triển khai hệ thống mới sẽ không chỉ tạo ra lợi tức đầu tư hay giải quyết vấn đề của doanh nghiệp mà còn là giải pháp cho việc cải tiến quy trình, cải thiện cách thức sử dụng công cụ có thể giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận.

Quá trình triển khai ERP bắt đầu khi công ty xác định các mục tiêu mà hệ thống ERP mới sẽ đạt được. Đó là các mục tiêu rất quan trọng và cần được đề cập lại trong và sau quá trình thực hiện để đảm bảo các hoạt động đang đúng hướng. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, quá trình lựa chọn sản phẩm và nhà cung cấp sẽ là vô ích.

Bên cạnh đó nếu doanh nghiệp không xác định được nguyên nhân của vấn đề đang tồn tại thì sẽ không thể thực hiện được các cải tiến. 

Thành công của việc triển khai ERP cũng nằm ở quy trình và dữ liệu của hệ thống hiện tại. Nghiên cứu hệ thống hiện tại, xác định các yếu tố đã làm tốt, thay đổi những yếu tố bạn làm không tốt sẽ khiến doanh nghiệp kiểm soát tình trạng công việc đã triển khai, và có những điều chỉnh kịp thời và hợp lý.

2. Các quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa và có tính liên kết

63% các công ty triển khai thành công đều có quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa và có tính liên kết. Việc xây dựng và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ sẽ giúp nhà quản lý hiểu vai trò và trách nhiệm của từng phòng ban, dễ dàng thay đổi cơ cấu tổ chức và dễ dàng xác định các yêu cầu nghiệp vụ để gửi tới đơn vị triển khai ERP. Bên cạnh đó, việc xây dựng quy trình nghiệp vụ trước khi triển khai ERP sẽ giúp quá trình áp dụng công nghệ nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Từ đó, hỗ trợ tối đa quy trình nghiệp vụ đặc thù cũng như mục tiêu kinh doanh của mỗi tổ chức.

3. Lựa chọn đúng phần mềm ERP và đơn vị triển khai ERP

Khi doanh nghiệp xác định được các mục tiêu mà phần mềm ERP mới phải đạt được thì bước tiếp theo là tìm đúng hệ thống và nhà triển khai ERP. Các nhà quản lý cần xem xét liệu, nhà cung cấp và triển khai ERP có thể giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra hay không? Các bạn có thể nghiên cứu các khách hàng cùng quy mô dự án mà các đơn vị triển khai ERP đã làm trước đó để biết kết quả ra sao. Ngoài ra, nhà quản lý có thể đặt các câu hỏi về phương pháp thực hiện, tiêu chuẩn được sử dụng và nếu thành công thì phần mềm ERP sẽ mang tới những gì cho doanh nghiệp.  Và họ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào khi doanh nghiệp triển khai ERP.

4. Xác định mức độ phù hợp

Trong thực tế, không hề tồn tại quy trình hoặc công nghệ nào là hoàn hảo và phần mềm ERP cũng vậy. Việc các doanh nghiệp cần làm là tìm hiểu và xác định mức độ phù hợp cùng khả năng đáp ứng của phần mềm ERP với quy trình nghiệp vụ nội bộ doanh nghiệp.

➡️ Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình nghiệp vụ trước khi triển khai ERP 

5. Kiểm soát ngân sách

Để có thể kiểm soát ngân sách, nhà quản lý cần xác định chi phí thực sự của việc triển khai ERP. Những chi phí này có thể bao gồm phần cứng, đào tạo, quản lý thay đổi tổ chức, phát triển, bảo hiểm nhân viên cho các thành viên dự án và phần mềm. Việc xác định phạm vi ngân sách là rất quan trọng.
Theo thực tế thì ngoài các chi phí phần cứng, phần mềm thì các chi phí phát sinh có thể là chuyển đổi dữ liệu, công việc sửa đổi và dự phòng. Các yếu tố này sẽ không thể xác định trước khi bắt đầu dự án, nhưng nên được ước tính để tránh tình trạng vượt quá ngân sách. Các yếu tố phi ngân sách rất khó xác định bởi vì các phát sinh của dự án này rất khó xác định. Tuy nhiên, có thể nói rằng hầu hết tất cả các dự án đều có phí liên quan đến việc chuyển đổi dữ liệu, sửa đổi.
Doanh nghiệp luôn cần kiểm soát ngân sách. Vậy nên doanh nghiệp cần đòi hỏi phải theo dõi liên tục và kiểm soát thay đổi khi phát sinh thêm công việc. Điều quan trọng là phải thiết lập các mốc quan trọng của dự án, so sánh ngân sách ở từng giai đoạn để quản lý và kiểm soát các lỗi và có thay đổi kịp thời cho dự án. Điều này sẽ bao gồm kiểm toán chi tiêu ngân sách từ nhà cung cấp phần mềm để xác minh hóa đơn của nhà cung cấp cho đơn vị triển khai.
Đảm bảo kiểm soát chặt chẽ ngân sách để ngăn việc vượt quá chi phí  sẽ giúp doanh nghiệp đạt được thành công khi triển khai ERP.

6. Gắn thẻ dữ liệu nhất quán

Việc gắn thẻ dữ liệu rất quan trọng. Việc gắn thẻ dữ liệu nhất quán và gắn thẻ dữ liệu meta sẽ dẫn đến báo cáo dễ dàng hơn sau này. Theo các chuyên gia, tới 41% các công ty triển khai ERP thành công nhất luôn coi các thẻ dữ liệu nhất quán quan trọng và đặt ưu tiên hàng đầu cho các thẻ dữ liệu.

7. Tập trung theo mốc thời gian dự án triển khai ERP

Chỉ số thứ 4 cho thấy triển khai ERP thành công cho thấy việc tập trung vào triển khai sẽ mang tới hữu ích. Khi doanh nghiệp lập sơ đồ triển khai dự án và đi theo mốc thời gian được lập sẽ khiến các công ty thành công hơn trong việc triển khai ERP. 75% các công ty được khảo sát đều cho rằng điều này rất quan trọng cho sự thành công của dự án.

Trước khi bắt đầu triển khai dự án ERP của mình, nhà quản trị cần xác định rõ kỳ vọng mà phần mềm ERP sẽ đạt được, nhân lực sẽ làm việc trong dự án và lên mốc thời gian để hoàn thành. Với các mục tiêu, mốc thời gian và nhân sự rõ ràng, bạn sẽ hoàn thành tốt công việc triển khai ERP thành công.

8. Nguồn lực đội ngũ  

Nhóm triển khai ERP cần có người quản lý và người này sẽ chỉ chú tâm vào làm dự án, không đảm nhiệm các công việc khác để tránh gây ảnh hưởng đến dự án và hoạt động kinh doanh của tổ chức. 
Trong thực tế, các dự án triển khai ERP thành công đều có ít nhất một người quản lý dự án nội bộ để đảm bảo dự án luôn được theo dõi, kiểm soát ngân sách và đi đúng hướng.
Thêm vào đó, các thành viên chủ chốt rất quan trọng. Họ cần phải có thái độ tích cực đối với việc triển khai ERP, luôn có sự thúc đẩy việc triển khai dự án. Vậy nên đây phải là những người có kiến ​​thức về quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp, có cái nhìn tổng quan đủ để đưa ra quyết định dựa trên lợi ích chung của doanh nghiệp hiện tại và trong tương lai. Nếu đội ngũ triển khai ERP là bộ phận nòng cốt khiến dự án thành công thì nếu không có bộ phận quản lý, dự án sẽ dễ bị mất phương hướng và nhóm sẽ tập trung vào khối lượng công việc hàng ngày và trách nhiệm công việc chung thay vì các yêu cầu của dự án.
Nhà cung cấp phần mềm cũng sẽ cử các chuyên gia tư vấn để hướng dẫn doanh nghiệp triển khai ERP. Đây là một trong những chi phí lớn nhất của dự án và cũng nên được coi là nguồn lực của nhóm.

9. Đào tạo và chấp nhận người dùng

Trong quá trình triển khai có nhiều phương pháp đào tạo, nhưng đầu tiên, doanh nghiệp phải thực sự hiểu phần mềm và phải hiểu đối tác triển khai ERP. Sự hiểu biết này sẽ dẫn đến việc đặt câu hỏi và đưa thêm các quy trình mới vào phần mềm để có thể tận dụng hết tiềm năng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Với các quy trình mới được thêm vào sẽ cần có kế hoạch đào tạo. Bao gồm các buổi đào tạo ban đầu với các thành viên chủ chốt của nhóm dự án, có thể bao gồm các buổi học cho các thành viên của bộ phận, hoặc toàn bộ các phòng ban. Điều quan trọng khi đào tạo người dùng cuối là các quy trình được thỏa thuận trước với các thành viên chính của nhóm để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Việc đào tạo, nhất là cho nhân viên có thể có nhiều hình thức, nhưng nói chung, hình thức hiệu quả nhất là vừa học lý thuyết và được thực hàng trên tài khoản của mình.
Bằng cách thực hiện điều này, doanh nghiệp sẽ thấy được mỗi bộ phận tác động đến bộ phận kia như thế nào và lỗ hổng giữa các phòng ban. Và quan trọng là sự phối hợp của người dùng trong quá trình triển khai ERP là rất quan trọng. Khi doanh nghiệp hiểu cách thức quy trình kinh doanh được áp dụng vào phần mềm, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ phù hợp của quy trình và liệu chúng có thực sự cần thiết hay với việc triển khai ERP mới.

10. Đi vào triển khai ERP

Go live đơn giản là bắt đầu giai đoạn tiếp theo của dự án. Sẽ có những yêu cầu sửa đổi và đề xuất không nằm trong kế hoạch ban đầu của đơn vị triển khai ERP. Các mục tiêu ban đầu được đặt ra trong quá trình mua hàng cần được kiểm tra mức độ phù hợp. Hệ thống cần phải được xem xét liên tục, các quy trình và ứng dụng cần được đánh giá về tính phù hợp với mục đích.

Nếu ở giai đoạn này, doanh nghiệp dừng quá trình phát triển phần mềm mới thì có khả năng là trong năm đến mười năm tới họ sẽ thực hiện một dự án triển khai ERP mới để cài đặt một hệ thống mới vì hệ thống đương nhiệm không đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Sẽ không có giải pháp nhanh chóng và dễ dàng để triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp ở mọi quy mô. Điều quan trọng trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu thực tế ngay từ đầu là tối quan trọng để quá trình triển khai được thực hiện một cách chính xác, với nguồn lực đầy đủ. 

Việc triển khai một hệ thống ERP không đơn giản, nhưng việc ghi nhớ một số gợi ý đơn giản này sẽ giúp dự án có cơ hội thành công cao hơn cho doanh nghiệp.

Hãy liên hệ với các chúng tôi theo hotline 096 4578 234 ngay ngày hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc triển khai ERP.

➡️  ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP