Phần mềm ERP là gì? Giới thiệu tổng quan về ERP: Lịch sử phát triển, lợi ích, sự khác biệt

1. Phần mềm ERP là gì? 

Khái niệm ERP: Phần mềm ERP (Enterprise resource planning software), viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm hỗ trợ quá trình quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả thông tin, dữ liệu của các phòng ban vào cùng một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp, khá linh hoạt để sử dụng. Bạn có thể hình dùng ERP giống như một hệ thống phần mềm khổng lồ, giải quyết được các vấn đề về nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho, mua hàng, bán hàng và nhiều thứ khác.

>>> Đọc thêm về giới thiệu về ERP: 10 điều chủ doanh nghiệp cần biết về phần mềm ERP

2. Lịch sử hình thành ERP 

Lịch sử ra đời của ERP

Trong những năm 1960, J.I. Case - một nhà sản xuất máy kéo và máy xây dựng đã phối hợp với IBM để phát triển hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) đầu tiên, đánh dấu sự ra đời của ERP. Tuy việc xây dựng hệ thống MRP ban đầu tốn kém và đòi hỏi một nhóm chuyên gia để duy trì và chiếm nhiều không gian, nhưng các hệ thống MRP này đã giúp các nhà sản xuất quản lý việc thu mua nguyên liệu thô và giao sản phẩm đến nhà máy để lập kế hoạch sản xuất tốt hơn.

Mặc dù công nghệ này đã đạt được sức hút vào những năm 1970, nhưng vẫn bị giới hạn ở các công ty lớn có ngân sách và nguồn lực để phát triển nội bộ. Đến cuối cùng, những công ty phần mềm lớn như Oracle và JD Edwards đã đặt mục tiêu để phát triển phần mềm ERP để có thể tiếp cận được với nhiều doanh nghiệp hơn. Điều này đã giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý tài nguyên và nâng cao hiệu quả kinh doanh của họ.

Lịch sử phát triển của ERP

Vào năm 1990, công ty nghiên cứu Gartner đã giới thiệu về ERP khi đưa ra thuật ngữ "hoạch định nguồn lực doanh nghiệp". Nhằm thể hiện sự sử dụng công nghệ trong việc tăng cường hiệu quả toàn diện của các doanh nghiệp, không chỉ trong lĩnh vực sản xuất. Một trong những tiêu biểu của sự phát triển này là hệ thống ERP, với đặc điểm là một cơ sở dữ liệu thống nhất cho toàn bộ thông tin của công ty. Hệ thống ERP cung cấp các chức năng kinh doanh khác nhau, bao gồm kế toán, bán hàng, kỹ thuật và nhân sự, để đảm bảo sự chính xác và đáng tin cậy cho tất cả nhân viên.

Trong những năm 90, hệ thống ERP tiếp tục được phát triển và tiến bộ đáng kể khi ERP đám mây được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1998 bởi NetSuite. ERP đám mây cho phép các doanh nghiệp truy cập vào dữ liệu kinh doanh quan trọng thông qua mạng internet từ bất kỳ thiết bị nào, giảm thiểu nhu cầu sử dụng phần cứng và nhân viên CNTT, dẫn đến việc triển khai dễ dàng hơn và giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiếp cận với các giải pháp tương tự như các đối tác lớn hơn của họ.

Năm 2000, Gartner đã đưa ra ý tưởng về ERP II để chỉ các hệ thống hỗ trợ internet có thể lấy dữ liệu từ các nguồn khác nhau, bao gồm các ứng dụng văn phòng như quản lý quan hệ khách hàng, thương mại điện tử, tự động hóa tiếp thị, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý nguồn nhân lực. Đây là một bước tiến đáng kể giúp tận dụng các cơ hội để cải tiến và giải quyết các vấn đề trong hệ thống ERP.

Ngày nay, các phần mềm ERP hàng đầu có khả năng tạo ra kho thông tin khổng lồ và cung cấp các báo cáo giúp nâng cao hiệu suất của toàn bộ doanh nghiệp, từ bán hàng và tiếp thị đến phát triển sản phẩm và hoạt động nhân sự. 

3. Phần mềm quản lý ERP mang đến lợi ích gì cho các doanh nghiệp

Trước khi ERP xâm nhập vào các doanh nghiệp, hầu hết tại các doanh nghiệp, mỗi phòng ban đều sử dụng một loại phần mềm khác nhau. Việc sử dụng riêng lẻ sẽ tạo ra khó khăn cho người dùng trong quá trình kết nối dữ liệu, nhất là khi dữ liệu rất phức tạp và lớn. Hơn nữa, các phần mềm riêng lẻ cũng có thể thiếu đi sự tương thích, có thể dẫn đến xung đột. Để quản lý tất cả các phần mềm doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian, tiêu tốn nhiều nguồn lực. Với ERP, tất cả các phần mềm nhỏ lẻ đều được gộp lại, sử dụng và chia sẻ một cơ sở dữ liệu duy nhất, được phân quyền truy cập cho từng phòng ban đặc thù.

Tổng quan về ERP chính là trợ thủ đắc lực cho những doanh nghiệp mong muốn gia tăng đơn hàng, kiểm soát khách hàng, hiệu quả sản xuất, lượng hàng tồn kho,…. Dưới đây là một số lợi ích của hệ thống ERP: 

​Kiểm soát thông tin khách hàng: thông tin khách hàng sẽ được chia sẻ cho các phòng ban cần đến chúng như phòng chăm sóc khách hàng, bán hàng, kế toán,… Một giám đốc cấp cao ngồi tại văn phòng có thể kiểm soát được tất cả các thông tin của khách hàng theo thời gian thực, biết được khách hàng đã mua bao nhiêu hàng, chi bao nhiêu tiền và mua tại hệ thống cửa hàng nào của doanh nghiệp.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP với những tính năng hỗ trợ, có thể giúp giảm thiểu các công việc thủ công bằng các công đoạn tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình. Tự động hóa của ERP được ứng dụng hiệu quả nhất đối với quy trình sản xuất, đóng gói, quản lý đầu ra.

Việc này giúp doanh nghiệp có thể cải thiện được quá trình sản xuất, tiết kiệm thời gian sản phẩm đến tay người tiêu dùng, giảm chi phí nhân công, chi phí lưu kho.

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án:  Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi chất lượng sản phẩm, đồng thời giúp doanh nghiệp lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Với phần mềm quản lý ERP, doanh nghiệp có thể nắm được toàn bộ khối lượng công việc mà các thành viên trong dự án đang làm, từ đó có thể tự động gán các thành viên có khả năng vào những công việc phù hợp nhất.

Kiểm soát thông tin tài chính: phần mềm ERP sẽ tự động tổng hợp thông tin từ các bộ phận, phòng ban theo đúng yêu cầu của kế toán, đảm bảo dữ liệu chính xác, hạn chế sai số. ERP cũng có thể hỗ trợ tạo ra các báo cáo tài chính theo chuẩn quốc tế.

Kiểm soát lượng tồn kho:  Với phần mềm ERP, bạn sẽ luôn nắm được tình hình tồn kho, vị trí, số lượng cửa hàng. Việc này giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định, lên kế hoạch, nhập liệu hoặc đề xuất các phương án bổ sung để đẩy hàng tồn kho lâu ngày ra khỏi kho. Nhờ ERP, thời gian làm việc sẽ giảm đi, nhân sự cần ít hơn, nhưng hiệu suất và tốc độ làm việc của mỗi nhân viên lại gia tăng.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: thông qua phần mềm quản lý ERP, giờ làm việc, giờ về, khối lượng đầu việc của mỗi cá nhân được kiểm soát hiệu quả,dù cá nhân đó làm việc ở bộ phận nào. Việc này sẽ hỗ trợ người quản lý đánh giá năng lực nhân viên, thưởng phạt công minh, trả lương đúng thời hạn.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Việc liên lạc giữa các phòng ban sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ ERP. Hơn thế nữa, phần mềm ERP còn giúp giảm thiểu sự xung đột về quyền lợi giữa các bộ phận.

Xem thêm: Lợi ích của hệ thống ERP trong quản trị doanh nghiệp

4. Các loại phần mềm ERP

Các phần mềm ERP có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là một số phân loại phổ biến của phần mềm ERP:

Dựa trên quy mô

• Phần mềm ERP cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa với quy mô hoạt động nhỏ hơn và nhu cầu quản lý đơn giản hơn.

• Phần mềm ERP cho Doanh nghiệp lớn: Dành cho các doanh nghiệp lớn có quy mô hoạt động lớn, yêu cầu phức tạp và tích hợp nhiều hệ thống và quy trình.

Dựa theo ngành nghề

• Phần mềm ERP chuyên ngành: Cung cấp các giải pháp ERP tùy chỉnh cho các ngành công nghiệp cụ thể như sản xuất, bán lẻ, dịch vụ tài chính, y tế, du lịch, v.v.

• Phần mềm ERP ngang ngành: Phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau mà không yêu cầu tính chuyên ngành cao.

Dựa theo chức năng riêng

• Tài chính: Tập trung vào quản lý tài chính, kế toán, kiểm soát ngân sách và báo cáo tài chính.

• Chuỗi cung ứng: Quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, từ nguồn cung cấp đến sản xuất, lưu trữ, phân phối và vận chuyển.

• Quản lý khách hàng (CRM): Tập trung vào quản lý thông tin khách hàng, quan hệ khách hàng và kinh doanh.

• Quản lý nguồn nhân lực (HRM): Quản lý thông tin nhân viên, quy trình tuyển dụng, quản lý lương và chế độ phúc lợi.

Dựa theo nền tảng 

• Phần mềm Cloud ERP: Cung cấp dịch vụ ERP qua internet, cho phép truy cập từ xa và linh hoạt hơn.

• Phần mềm On-premise ERP: Là một mô hình truyền thống, trong đó phần mềm được triển khai và cài đặt tại chỗ. Doanh nghiệp hoàn toàn kiểm soát quá trình này. Bạn có thể cài đặt phần mềm tại bất kỳ vị trí nào trong trung tâm dữ liệu của mình. Trách nhiệm cài đặt phần mềm và bảo trì phần cứng được đảm nhận bởi nhân viên của doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Nếu như trước đây, phần mềm quản lý ERP truyền thống (được triển khai tại chính server của doanh nghiệp) được ưa chuộng hơn thì giờ đây, với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, Cloud ERP (ERP được lưu trữ trên đám mây) ngày càng được đưa vào sử dụng nhiều hơn bởi mức độ tiện lợi và tiết kiệm chi phí của chúng.

>>> Đọc thêm: Khác biệt cơ bản giữa Cloud ERP và ERP truyền thống

Các loại giải pháp phần mềm ERP tại Việt Nam hiện nay

5. Nhược điểm của phần mềm ERP

Tổng quan về ERP có thể đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, nhưng nó cũng có nhiều nhược điểm không thể tránh khỏi. Bởi suy cho cùng, ERP dù hiệu quả đến đâu cũng vẫn chỉ là công cụ. Để triển khai thành công, yếu tố con người chiếm giữ vai trò quyết định.

Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp nên lưu tâm đến những vấn đề sau:

Chi phí triển khai cao

Chi phí triển khai cao là vấn đề hàng đầu mà các doanh nghiệp quan tâm và là rào cản dễ nhận thấy. Trước đây, khi công nghệ thông tin tại Việt Nam chưa phát triển, các giải pháp ERP nước ngoài có chi phí rất cao, thậm chí lên tới hàng ngàn đôla. Ngoài ra, các phần mềm nước ngoài cũng khó phù hợp với các doanh nghiệp trong nước. 

Tuy nhiên, theo thời gian, công nghệ thông tin tại Việt Nam đã được cải thiện, và số lượng phần mềm của các công ty Việt Nam ngày càng tăng. Vì là phần mềm trong nước, giá thành của chúng không quá cao và phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Tuy vậy, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn chưa sẵn sàng đầu tư cho ERP mà tiếp tục sử dụng Excel hoặc các phần mềm miễn phí do yếu tố giá thành.

Thời gian triển khai ERP mất nhiều thời gian và công sức

ERP là một hệ thống quy mô lớn bao gồm nhiều module chức năng và thay thế hoàn toàn các phần mềm rời rạc và riêng lẻ đang được sử dụng trong doanh nghiệp. Những module này có tính liên kết và kế thừa thông tin giữa các bộ phận. Hơn nữa, ERP cung cấp các báo cáo đa chiều sâu rộng về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, quá trình triển khai ERP mất rất nhiều thời gian, với các dự án tại các doanh nghiệp lớn có thể kéo dài từ 10 - 12 tháng để hoàn thành đầy đủ chức năng.

Thay đổi văn hóa và quy trình kinh doanh 

Để tiến hành áp dụng công nghệ quản lý kinh doanh thì đòi hỏi sự thay đổi trong văn hóa và quy trình làm việc là điều tất yếu. Để áp dụng hệ thống phần mềm ERP hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải đào tạo tất cả nhân viên trong công ty. Đây cũng không hẳn là mặt hạn chế của ERP, mà nó được xem như sự thay đổi cần thiết trong thời đại số giúp doanh nghiệp phát triển và cạnh tranh trên thị trường.

Cần một khoảng thời gian để ERP phát huy lợi ích

Rất ít giải pháp có thể mang lại lợi nhuận ngay lập tức cho doanh nghiệp. Giải pháp ERP tập trung vào cải tiến từ cốt lõi bên trong doanh nghiệp, do đó, nó yêu cầu thời gian, thậm chí thời gian dài để thấy được sự chuyển biến rõ rệt. Có thể nhà quản trị sẽ cảm thấy chán nản và từ bỏ do hạn chế này của ERP.

Dễ dàng thất bại nếu không có chiến lược phù hợp

Triển khai hệ thống ERP đòi hỏi thời gian dài và cần có kế hoạch triển khai cẩn thận để tránh thất bại. Việc dừng hoặc hủy bỏ quá trình triển khai sẽ gây lãng phí nguồn lực đáng kể.

Tuy nhiên, vấn đề này hiếm khi xảy ra vì các nhà cung cấp uy tín hiện nay thường tổ chức cuộc họp chi tiết với doanh nghiệp và có đội ngũ chuyên gia tham gia triển khai. Nhờ vào sự cố vấn và hỗ trợ này, việc khắc phục nhược điểm này không quá khó khăn.

6. Các phân hệ trong hệ thống ERP

Hiểu hơn về các phân hệ của ERP sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng trả lời hơn khi đối mặt với câu hỏi: “Phần mềm quản lý ERP là gì?” Một hệ thống ERP thường sẽ bao gồm các phân hệ sau:

• Kế toán tài chính (Finance)

• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

• Quản lý mua hàng (Purchase Control)

• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

• Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

• Quản lý dự án (Project Management)

• Quản lý dịch vụ (Service Management)

• Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

• Báo cáo quản trị (Management Reporting)

• Báo cáo thuế (Tax Reports)

Đối với các hệ thống phần mềm quản lý ERP hiện đại, ngoài các mô-đun trên còn có thêm các mô-đun liên kết với thiết bị mã vạch, máy tính cầm tay, điện thoại di động phục vụ quá trình truy cập từ xa và không dây.

Trong mỗi mô-đun chính lại chứa các mô-đun chức năng con. Ví dụ như phân hệ kế toán tài chính bao gồm các chức năng con như sau:

• Sổ cái (General Ledger)

• Quản lý vốn bằng tiền (Cash management)

• Công nợ phải thu (Accounts Receivable)

• Công nợ phải trả (Account Payable)

• Tài sản cố định (Fixed Assets)

• Lập dự toán ngân sách (Budgeting)

• Hợp nhất báo cáo (Financial Statement Consolidation)

>>> Đọc thêm: Các phân hệ chủ chốt trong ERP là gì?

7. Xu hướng phát triển phần mềm ERP đáng chú ý 

ERP di động và lưu trữ đám mây

Với sự phát triển không ngừng của thiết bị di động, ERP di động đang trở thành một xu hướng không thể bỏ qua trong doanh nghiệp hiện đại. Việc sử dụng ERP di động cho phép người dùng truy cập vào hệ thống ERP của doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi và từ bất kỳ thiết bị di động nào có kết nối internet. Điều này giúp cho nhân viên của doanh nghiệp có thể quản lý tài nguyên và thông tin doanh nghiệp một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Lưu trữ đám mây cũng là một xu hướng tiên tiến mới nhất trong ERP. Thay vì sử dụng máy chủ và phần mềm nội bộ để lưu trữ dữ liệu, ERP lưu trữ đám mây sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây. Điều này cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí về phần cứng và phần mềm, đồng thời cung cấp khả năng mở rộng linh hoạt hơn để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Sự phát triển của AI và IoT trong ERP

Sự phát triển của trí tuệ nhân tạo (AI) và internet vạn vật (IoT) đã ảnh hưởng đến các hệ thống ERP, tạo ra nhiều cơ hội mới để cải thiện quy trình kinh doanh. Với sự tích hợp của AI và IoT trong ERP, doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp, giúp tăng cường hiệu quả và độ chính xác của dữ liệu. Ngoài ra, các công ty cũng có thể sử dụng AI và IoT để thu thập và phân tích dữ liệu từ các thiết bị thông minh, từ đó tạo ra thông tin quan trọng để hỗ trợ quyết định kinh doanh.

Xu hướng đổi mới và tích hợp với các nền tảng công nghệ mới

Các doanh nghiệp hiện nay đang đổi mới quy trình kinh doanh để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Điều này đòi hỏi hệ thống ERP cần được cập nhật và tích hợp với các nền tảng công nghệ mới để đáp ứng yêu cầu. Các công ty có thể sử dụng các nền tảng công nghệ mới như blockchain, big data và trí tuệ nhân tạo để tăng cường tính toàn vẹn dữ liệu, cải thiện an ninh thông tin và tạo ra những quy trình kinh doanh hiệu quả.

ERP tích hợp Blockchain

Blockchain là một công nghệ mới, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính và quản lý chuỗi cung ứng. Các doanh nghiệp đang tích hợp Blockchain vào hệ thống ERP của mình để giúp cải thiện tính bảo mật, giảm chi phí và tăng tính minh bạch. ERP tích hợp Blockchain cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý dữ liệu an toàn và đáng tin cậy hơn.

Xem thêm: Cập nhật xu hướng mới nhất của hệ thống ERP cho doanh nghiệp hiện nay 

8. Khác biệt cơ bản của ERP so với nhiều phần mềm quản lý rời rạc

Điểm khác biệt cơ bản của phần mềm quản lý ERP so với nhiều phần mềm rời rạc là khả năng tích hợp. ERP là một hệ thống phần mềm duy nhất, các mô-đun của nó có chức năng tương tự các phần mềm rời rạc, nhưng chúng còn làm được nhiều hơn thế nhờ khả năng tích hợp. Trong hệ thống ERP, các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau giống như các bộ phận trên cùng một cơ thể người. Chính vì vậy, thông tin được chia sẻ ngay lập tức từ bộ phận này qua bộ phận khác, đảm bảo sự chính xác và nhanh chóng.

Các phần mềm rời rạc thường chỉ phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể và giống như một ốc đảo đối với phần mềm của các phòng ban khác. Việc lưu chuyển thông tin được thực hiện một cách thủ công với năng suất thấp, thiếu sự kiểm soát và dễ sai số. Với ERP, thông tin được luân chuyển dễ dàng theo quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Phần mềm quản lý ERP có thể tổng hợp thông tin từ nhiều phòng ban để đưa ra báo cáo tổng hợp chính xác nhất. Bằng cách này, năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin sẽ được gia tăng.

Trên đây là tổng quan về phần mềm ERP mà nhà lãnh đạo cần biết. Với kinh nghiệm triển khai thành công nhiều dự án ERP cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ERPViet luôn sẵn sàng giúp đỡ, tư vấn và gỡ rối cho mọi khúc mắc của doanh nghiệp bạn liên quan đến triển khai phần mềm quản lý ERP hiệu quả.

>>> Đọc thêm: Nên hay không nên triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP?

Đăng ký dùng thử phần mềm: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/

>>> Đọc thêm:

Vai trò của lãnh đạo trong triển khai ERP

Khó khăn của doanh nghiệp khi triển khai ERP

Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng

5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn cần triển khai ERP ngay lập tức

6 lỗi thường gặp của doanh nghiệp có thể phá hủy hoàn toàn hệ thống ERP

Báo giá phần mềm ERP, làm thế nào để không bị hớ?

Từ khóa liên quan: phần mềm ẻp, phần mêm erp, phan mem erp, phan mem erp la gi