Cách tối ưu, cắt giảm chi phí trong triển khai ERP

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP được coi là một trong những hệ thống toàn diện nhằm cải thiện quá trình quản trị kinh doanh của một doanh nghiệp. Tuy nhiên chi phí để triển khai một phần mềm ERP luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu với doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách giúp doanh nghiệp tối ưu và cắt giảm chi phí khi triển khai ERP.

I. Phương pháp tối ưu, cắt giảm chi phí trong triển khai ERP

1. Kế hoạch triển khai cụ thể chi tiết 

Kế hoạch triển khai phần mềm ERP cần được xác định rõ ràng và chi tiết. Thông thường, các doanh nghiệp khi triển khai phần mềm ERP mà không hiểu đầy đủ về những gì họ hy vọng sẽ đạt được với hệ thống. Điều này sẽ dẫn đến việc không biết bắt đầu từ đâu. Chẳng mấy chốc, thời gian bắt đầu bị ngấu nghiến và bạn buộc phải tăng ngân sách.

Có kế hoạch tốt bao gồm việc lên các bước cụ thể, lịch trình và nguồn lực cần thiết. Một kế hoạch tốt giúp đảm bảo rằng các hoạt động triển khai được thực hiện một cách hiệu quả, tránh lãng phí và đảm bảo sự tương thích giữa các giai đoạn của dự án.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng kế hoạch triển khai ERP chi tiết, khả thi

2. Xác định mục tiêu dự án rõ ràng 

Tương tự như xây dựng kế hoạch việc thiết lập mục tiêu cũng vô cùng quan trọng. Nó bao gồm việc định rõ những vấn đề và thách thức hiện tại mà phần mềm ERP phải giải quyết, cũng như những lợi ích kỳ vọng từ việc triển khai. Bằng cách có mục tiêu rõ ràng, bạn có thể tập trung vào những tính năng và chức năng quan trọng nhất, từ đó giảm thiểu những yêu cầu tính năng không cần thiết và tối ưu hóa quá trình triển khai.

3. Triển khai những tính năng cần thiết 

Phân tích các quy trình kinh doanh hiện tại và xác định những tính năng cần thiết để cải thiện hiệu suất và hiệu quả. Đồng thời, cần đánh giá tác động của việc triển khai các tính năng này đến ngân sách của doanh nghiệp. Có thể cân nhắc giới hạn hoặc tạm dừng việc triển khai những tính năng không cần thiết trong giai đoạn đầu, để giảm chi phí và tập trung vào những yêu cầu quan trọng nhất.

4. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP phù hợp với đặc thù doanh nghiệp

Việc lựa chọn đối tác cung cấp phần mềm ERP đúng là quan trọng để đảm bảo sự thành công và giảm chi phí trong quá trình triển khai. Cần nghiên cứu và so sánh các nhà cung cấp phần mềm ERP khác nhau, xem xét sự phù hợp với mô hình quản trị của doanh nghiệp và khả năng cung cấp giải pháp phù hợp. Đồng thời, cần xem xét giá trị và chi phí của họ, bao gồm cả giá cả của phần mềm, dịch vụ triển khai và hỗ trợ sau triển khai. Chọn đúng đối tác sẽ giúp đảm bảo sự tương thích, hiệu quả và tối ưu chi phí trong quá trình triển khai.

Xem thêm: Cách xếp hạng các nhà tư vấn triển khai phần mềm ERP

II. Những lầm tưởng khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP khiến doanh nghiệp cháy túi 

1. Kỳ vọng quá cao vào ERP

Hầu hết các doanh nghiệp triển khai ERP ôm khá nhiều kỳ vọng khi tiếp cận một phần mềm quản trị doanh nghiệp. Điều này có thể đem đến nhiều lợi thế ban đầu cho đơn vị cung cấp dịch vụ, đặc biệt khi doanh nghiệp không nắm chắc và hiểu biết tường tận về công nghệ. 

Tuy nhiên về lâu về dài, những kỳ vọng doanh nghiệp ôm ấp có thể giết chết dự án doanh nghiệp đang ấp ủ. Chủ doanh nghiệp cần hiểu biết đúng đắn về phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP để từ đó loại bỏ các kỳ vọng hão huyền về những gì bạn muốn ở hệ thống thay vì những gì hệ thống thực sự có thể làm được. Đừng nhầm lẫn giữa các khái niệm AI, BI và ERP. Và cũng đừng chỉ coi ERP là một phiên bản nâng cấp dành riêng cho phòng IT.

ERP là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tổ chức. Nếu không định nghĩa và triển khai đúng, ERP không những không đem lại nhiều giá trị mà còn cản trở và làm trì trệ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Vì vậy, trước khi chính thức tìm hiểu sâu hơn về giá cả, cách thức triển khai, chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý cần làm rõ và định nghĩa chính xác khái niệm ERP. Đây chính là bước đầu tiên để triển khai ERP thành công bất kỳ doanh nghiệp nào đều cần phải ghi nhớ.

2. ERP giá rẻ

Mặc dù chỉ chiếm dưới 2% tổng lợi nhuận của doanh nghiệp nhưng ERP vẫn là một trong những sự đầu tư đắt đỏ nhất tại thời điểm mới triển khai. Các doanh nghiệp nhỏ mong muốn triển khai ERP thường tìm đến các giải pháp giá rẻ, phù hợp với túi tiền hiện tại. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tìm kiếm 1 phần mềm chất lượng, bạn không thể đặt yếu tố giá cả lên đầu. Điều quan trọng nhất là phần mềm ERP có đáp ứng được tất cả các yêu cầu của doanh nghiệp hay không. Đừng vội nhìn vào giá khi đánh giá một phần mềm. 

3. ERP dễ sử dụng

Chức năng phân quyền của ERP tương đối chi tiết, nếu nhân sự sử dụng ERP chuyên biệt trong một mảng, ERP được xem là dễ sử dụng. Ví dụ, một nhân viên bán hàng trên ERP sẽ chỉ nhìn thấy các đơn hàng mình tạo mà không thể nhìn thấy các tính năng khác không trong phạm vi công việc của mình. 

Nhưng nếu bạn đảm nhiệm nhiều vị trí, ERP là một bài toán khó bạn cần giải trong ít nhất 1 tháng đầu tiên. Bởi với sự phong phú trong số lượng phân hệ và tính năng (30 phân hệ chính và 3000 phân hệ tùy chỉnh), ERP chứa đựng một lượng kiến thức khổng lồ mà không phải ai cũng có thể tiếp thu ngay được.

4. Triển khai nhiều module cùng lúc

Với sự đa dạng trong số lượng phân hệ, việc một doanh nghiệp triển khai cùng lúc tất cả các phân hệ là không khả thi, đặc biệt trong trường hợp nhân sự của doanh nghiệp phải kiêm nhiệm nhiều vị trí.

Để đảm bảo hiệu quả triển khai, các đơn vị cung ứng dịch vụ triển khai phần mềm ERP thường khuyên các doanh nghiệp nên triển khai theo từng phần để tránh bị lụt. Việc này tốt cho cả hai bên, cả phía đối tác triển khai ERP và phía doanh nghiệp đang có nhu cầu triển khai ERP.

Doanh nghiệp nên xác định cho mình những phần cần ưu tiên triển khai, thứ tự triển khai và thống nhất với bên cung cấp dịch vụ ERP về thời gian triển khai.

Với các mốc thời gian được xác định và thống nhất, phân rõ trách nhiệm của từng bên trong quá trình triển khai, chắc chắn doanh nghiệp sẽ tránh được tối đa việc chậm trễ trong quá trình triển khai ERP.

5. ERP triển khai nhanh

Ngay cả các hệ thống ERP đã hoàn thiện, để triển khai được doanh nghiệp nhất định phải trải qua các quy trình thực hiện như sau:

• Dùng thử các tính năng trên phần mềm (ít nhất 1 tuần)

• Thống nhất về phương thức hợp tác, xúc tiến hợp đồng, thanh toán (ít nhất 3 ngày)

• Khởi tạo hệ thống, điền dữ liệu theo mẫu, import dữ liệu vào hệ thống (ít nhất 3-5 ngày)

• Đào tạo sử dụng phần mềm (2 ngày)

• Chính thức Golive

Vì vậy, doanh nghiệp cần bình tĩnh thực hiện đúng tất cả các công đoạn triển khai, không nên vội vàng đốt cháy giai đoạn để thu về kết quả triển khai tốt nhất.

Doanh nghiệp nào khi triển khai phần mềm ERP cũng đều nôn nóng sốt ruột, tuy nhiên, đợi thêm 1-2 tuần nữa để thẩm định, tìm hiểu hệ thống kỹ lưỡng, chuẩn bị sẵn sàng sẽ giúp doanh nghiệp triển khai ERP thu được thành công. 

Đặc biệt khó khăn của các doanh nghiệp khi triển khai ERP không phải là cái khó về hệ thống mà là cái khó về con người. Để thay đổi thói quen của nhân sự đã quen với Excel phải tập làm quen với hệ thống ERP cần thời gian. Thêm vào đó, khi đưa ERP về doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần phải đả thông tư tưởng cho tất cả các thành viên khác, để các nhân sự trong tổ chức hiểu rằng ERP trong thời điểm hiện tại và tương lai là cần thiết đến mức độ như thế nào, ảnh hưởng như thế nào để hiệu suất công việc của từng cá nhân trong tổ chức.

Nếu doanh nghiệp tránh được tất cả các sai lầm trên, phần mềm ERP chắc chắn sẽ là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời cho doanh nghiệp, giúp giảm thiểu chi phí, gia tăng doanh số bền vững.

Với triết lý “Đồng hành cùng doanh nghiệp”, ERPViet sẽ giúp bạn nhìn nhận rõ những thuận lợi và rào cản trong quá trình triển khai để bạn cân nhắc giữa hai cán cân, nên hay không nên dùng ERP và triển khai như thế nào để thành công. Hãy trở thành người lãnh đạo thông thái khi lựa chọn đúng nền tảng ERP.

➡️ Dùng thử Cloud ERP của ERPViet với đầy đủ các tính năng ngay!

➡️ Tham khảo bảng giá ERPViet

➡️ Liên hệ hotline để nhận thông tin tư vấn từ chuyên gia: 096 4578 234

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP